RPAでもルールが大事。「メール受信→添付ファイルをフォルダに保存」ロボット。

ITにしろ、RPAにしろ、業務効率化では、人間がルールをつくり、ルールを守ることが大事であり、意外と難しいものです。

EX-IT_No-00

ロボットで効率化!メールが来たら添付ファイルを保存

先日、10人の方から写真を集めるというタスクがありました。

Dropboxを共有して、そこに入れていただくという方法もありましたが、ロボット(RPA)を使ってみようと。
(無理を言って申し訳ないです)

使ったロボットは、WinAutomationです。

そこで、10人の方にお願いしたのは、

・写真を1枚添付

・メールで送る

・件名は、【〇〇〇写真添付】

(〇〇〇はプロジェクト名なので秘密です、まだ)

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・送り先は、私の会社のほうのアドレス

というものでした。

これには、理由があります。

ロボットを使う上で、メール、しかも特定のメールアドレスに送っていただく必要があり、件名でそれを判定したかったのです。

WinAutomationでは、[Retrieve Emails]というアクションで、

・受信トレイに

・未読のメールで

・件名が「〇〇〇写真添付」

がある場合に、その添付ファイルを「写真」というフォルダへ保存(Save attachments)するという設定にしました。

retrieve

さらには、Triggers(トリガー)を設定します。

トリガーとは、何かが起こったときに、上記のアクションを実行するというものです。

「〇〇〇写真添付」という件名のファイルを受信

という条件にしました。

triggers

結果的に、10枚の写真が集まったわけです。

このロボットがあれば、10枚といわず、100枚、1000枚、10000枚でも集めることができます。

これがロボットの魅力です。
(ご協力ありがとうございました。)

EX-IT_No-01

ロボットでも効率化できないこともある

しかし、すんなりといったわけではありません。

こんなことがありました。

件名違い(微妙に)

当初は件名として、【〇〇〇写真添付】と伝え、ロボットにそう設定したのですが、〇〇〇写真添付という件名がありました。

こうなるとロボットは反応しません。

ロボットの設定を変更して動くようにしました。

件名違い

件名が違い、別の件名がありました。
同じくロボットは反応しません。

Zipファイル

Jpegファイルではなく、Zipファイル(複数のファイルを圧縮)で送っていただきたケースがありました。

添付ファイルを保存するように設定していたので、Zipファイルでも保存するのですが、別途解凍しなければいけません。

複数添付

1枚の写真ではなく複数枚送っていただいたケースがありました。

これだとロボットはすべて保存してしまいます。

メールアドレス違い

送っていただいたメールアドレスが違っていました。
私は複数のメールアドレスを使っており、Gmailでどのアドレスでも受信はできるのですが、ロボットは動きません。

ロボットでも、いやロボットだからこそ効率化できない、対応できないこともあるわけです。

ルールが先かRPAが先か

今回の件、10人でもこれくらいのエラーがあり、結果的に正しく保存できたのは、4/10。

これはロボットを使ったからであり、普通にやっていれば問題が起きませんでした。

・件名が多少違っても人間は判断できます。【がないくらいどうってことはありません。

・ZIPファイルでも解凍すれば問題ありません。

・複数添付していても、どれを使いますか?と聞くか、こちらで選べばいい話です。

・メールアドレスが違っても受信できていれば全く問題ありません。今回はメールでしたがFacebookでもチャットワークでもLINEでも何で送ってもらっても問題ありません。

効率化するということはルールをつくるということで、それなりに難易度は高いものだと思っています。

RPAを導入するとなっても、現状のITで効率化するとしても、ルールは大事です。

どういったルールをつくるか、そしてそのルールが適切か堅苦しくないかのバランスは人間がとらなければいけません。

今回でいえば、

・ファイル名に氏名を入れてもらえばよかった
・ファイルの形式を指定しなければいけなかった
・「1枚」を強調すべきだった
・件名に【】をつけずにもっとシンプルにすべきだった
(強調と思われる可能性もあり)

という私の反省点もありました。
ルールは指定する側にも問題があります。
受ける側だけが問題視されるのもおかしな話です。
上司が悪い、社長が悪い、プロのほうが悪い、依頼側が悪いということもあります。

そのルールを先にがっちりつくる方法もあるのでしょうが、運用してみて改善していく方法もあり、そのほうが現実的です。

その意味で、ITやRPAをまず入れてみるという手もあるでしょう。

これは会計ソフトやExcelも同じです。

先に導入すれば、人間側がどう対応すればいいかがわかります。

ロボット、IT、ExcelそしてAI。

人間が合わせることによって、効率化が実現します。
その合わせることやバランスをとることができるのが、人間にしかできないことでもあるわけです。
(人間が合わせても効率化できないソフトもありますが)


【編集後記】

昨日は予定がなかったので、粛々といろんなことを。
ネットショップもつくり中です。
今日明日オープンできれば。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

WordPressテーマ Fujiyama
ウェストポーチ抱っこひもで保育園へ

【昨日の娘日記】

昨日は、ウェストポーチだっこひも(かたいウェストポーチに乗せる。普通のだっこひもよりつけ外しがない分楽)で保育園へ。
いつもは、保育園に着いてからもだっこしないとだめで、先生にだっこで渡していましたが、昨日は自分で歩いて部屋に入っていきました。
はじめてのことです。
これまでは保育園に行くまでベビーカーだったからなのかどうかわかりませんが。

使っているのはこれです。

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