仕事量を減らさないと効率化・タスク管理はできない。仕事量を減らす3つのステップ

仕事量が多すぎると、効率化は不可能です。
ただ、その仕事量が多いかどうかの判断をするのは非常に難しいもので、私もいろいろと考えています&考えてきました。
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仕事量と効率化の関係

・効率化したい
・残業をなくしたい
・早く帰りたい
・仕事を片付けてさらに質を高めたい
・こなすだけではなく、もっと深い仕事がやりたい
・予定どおり仕事を終わらせたい
など、仕事を効率化したいと思っている方は多いはずです。

セミナーやコンサルでうかがう話を聞くと、効率化の大きな障害になっているものがよく出てきます。

それは、仕事量です。

「仕事量、多すぎないですか???」とびっくりすることが多く、まずはそこをなんとかしなければいけません。

その仕事量、多すぎないですか?

・どんなにスピードを上げても、
・どんなに段取りよくしても、
・どんなにタスク管理しても、
仕事量が多ければ、効率化は無理です。
どんな小手先のテクニック、ハックも通用しないでしょう。

この物理的な限界というものを常日頃考えています。

たとえば、待ち合わせ場所へ急いで向かっているとき、いくら急いでも電車の所要時間を縮めることはできません。
15分かかるなら15分なのです。
(多少縮まる可能性はありますが)

準備を効率やって、駅前のルートを最短距離にして走って、改札もスムーズに抜けて・・・と考えていても、待ち合わせ時間の10分前に出発したら絶対に間に合いません。

電車の時間は15分だからです。

10分しかないところに15分の物理的な壁がある・・これは仕事でもありえるのではないでしょうか?

8時間しか仕事しないところに、10時間分の仕事量がきたら、対処しようがありません。
17時間分の仕事量、20時間分の仕事量が来ることもあります。

常に物理的な「量」が適正かどうかを把握しておかなければいけないのです。

仕事量を減らす3つのステップ

しかし、そうはいっても、その「量」の把握は難しいでしょう。
仕事が終わらないと、
・自分のスピードが足りないのではないか
・段取りが悪かったのではないか
・がんばりが足りなかったのではないか
と思うのが普通です。

私も昔はそう思っていましたが、そう思っていてはいつまでたっても効率化は図れません。
物理的な「量」がネックになるからです。

仕事量が適正かどうかに関わらず、仕事量を減らす努力は必須なものでしょう。
無理に把握しようとせず減らす努力をし続けているという考え方です。

次のようなステップでやります。

1 時間を記録し、仕事を洗い出す

・仕事の時間を記録する(何にどれくらいかかっているか)
・かかえている仕事・やりたい仕事をすべて(ほとんど)書き出す

この結果、どのくらいの時間にどのくらいのことができているかがわかります。

2 いったん仕事を減らす

洗い出した仕事を見て、無駄なものをやめることを考えます。
イレギュラーな処理を減らすことも大事です。
規則正しく仕事をする、ルールを作ることで減る仕事はたくさんあります。

会社員の方の場合は、上司に相談(ときには直訴)すべきでしょう。
1週間くらいの記録と今後の記録を見せて、到底終わらないことを知ってもらうのです。
上司にみせることで、「これはやらなくていいよ」「これは他の人に頼もう」という道が開ける可能性もあります。
自分の仕事量、つらさを上司がすべて把握していると思ってはいけません。

無駄だと思うこと、何に対しても貢献していないことは、こっそりやめてみるのも1つの手です。
現場ではないと、何が無駄かはわかりません。
ときはこっそり減らすことも大事です。
(私は会社員時代、こっそり減らしてました。ばれたことはないです・・たぶん)

経営者、フリーランスの方は、売上との関係も見ることができますし、バランスをとりながら減らすことを考えられるはずです。

3 仕事の入り口で判断する

1と2をやっていると、時間に空きができます。
この空きに、どんな仕事を入れるかが重要です。

ここで仕事量を無駄に増やしては意味がありません。

会社員時代は、新しい仕事をある程度ブロックせざるを得ないときもありました。
そのかわりきちんと仕事をこなし、量のコントロールはしてきたつもりです。
雇う側としては、定額(給料)で、多くの量をこなしてくれた方がうれしいのでしょうが、その量が適正かはこちら側にしかわかりません。
いい顔して安く大変な仕事をとってくるのは本当に迷惑です(汗)1の記録で毅然として立ち向かいましょう。

独立してからは、ここが最重要です。
(未だに判断ミスもありますが・・・)
売上を増やすことを考えて、仕事をついつい増やしがちですが、それをやってしまうと効率化からまた遠のきます。

1の記録・洗い出しをやっておくと、新しい仕事の量を推定できます。
たとえ、その仕事量が見積もりよりも多かったとしても、2の仕事を減らすをやっておけば、こなす時間はあるはずです。

まとめ

私は今も、1の記録・洗い出し、2の減らす、3の入り口での判断を日々やっています。
特に2の減らすは重要です。
100を40にする効率化よりも、100を0にする減らすの方が強力なのはいうまでもありません。
まずは減らすこと、そのための記録・洗い出しをやってみましょう。

一朝一夕にはいかず、数ヶ月かかることもありますので、根気強くやりましょう。
(私も2010年頃最初にやったときは、3ヶ月ほどかかりました)

もちろん、効率化の知識・スキルも大事なのですが、それを身につける時間・余裕、そして活かす時間・余裕の方がもっと大事です。





【編集後記】

レース1週間前につき、カフェインを断つようにしているのですが、カフェイン断ちをしはじめるとやけに眠いです。
日頃、カフェイン取り過ぎなのでは・・・?と思ったりします。
(カフェイン断ちするのは、レース中のカフェインの効きをよくするため&願掛けです)

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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