毎月めんどくさい給与の仕訳。Excelの給与データを会計ソフト(弥生)に取り込む方法

給与計算のデータを会計ソフトに毎月入力するのはめんどくさいです。
(少なくとも私は)
Excelの給与計算データがあるなら、Excelに取り込むしくみを作ってみましょう。
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給料データの入力

給料の仕訳は次のように入力します。
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伝票形式で、
役員報酬 / 未払費用
給料手当   法定福利費(OR預り金)
旅費交通費(通勤手当) 法定福利費(OR立替金)
預り金

と入力することもあるでしょう。

毎月この仕訳を入れるのはめんどうです。
(伝票をコピーする、仕訳のパターンを登録するということもできますが、会計ソフトをさわるのが私は嫌いです。。)

会計ソフト取り込み用データの作成

もし、Excelで給与計算をしているなら、ちょっと工夫をすれば、楽に、会計ソフトへ取り込めます。

弥生会計だと、次のようなパターンでExcelデータを作る必要があります。
ヘルプの[データのやりとり]→[テキスト読み込み(インポート)]→[インポートデータの項目一覧]→[仕訳データの綱目と記述形式]をみてみてください。
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Excelでこういったデータを作ればいいのです。
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ただ、この形式では入力するのは大変です。
そこで、仕訳形式で入力したものを数式で連動させます。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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赤字が仕訳、青字が、取り込み用データです。
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給料のデータはほぼ形式が決まっていますので、数式連動するのは、金額くらいです。
1行目だと、B1+D1と入れます。
これは、仕訳の借方又は貸方のどちらかに金額が入るためです。

仕訳は複合仕訳ではなく、1行で完結させた方が取り込み処理がやりやすいので、
役員報酬   / 諸口
給料手当   / 諸口
旅費交通費 / 諸口
諸口 / 未払費用
諸口 / 法定福利費(OR立替金)
諸口 / 法定福利費(OR預り金)
諸口 / 預り金
という仕訳を作ります。

実際は給与計算の表から、仕訳をつくるようなしくみです。
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給与計算がおわると、自動的に仕訳ができるように、数式を入れておきます。
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取り込みの流れ

取り込みは次のような流れです。
(私はマクロを使って、①から⑦までを自動化しています)

①仕訳データをコピー
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②新しいシートを作る(Ctrl+N)
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③Ctrl+Vで貼り付け
数式の部分でエラーが出ます。
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④Ctrl、V(Ctrlだけを押し、次のVを押す)で、形式のみ貼り付けに変更
(最初から値のみ貼り付けをしてもかまいません)
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⑤日付の部分が数値になっているので、選択して、
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Ctrl+Shift+3で日付形式に変更。
(このままだとエラーがでます)
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⑥Ctrl+Wで新しいブックを閉じます。
ここで、警告がでるので、そのままEnterを押してください。
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⑦名前をつけるボックスが出るので、Tabキーを押して、[ファイルの種類]にカーソルを動かし、半角モードで「c」を押すと、「csvファイル」で保存できます。
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※テキストデータで保存する方法もあり、そちらの方がメインですが、データの修正や確認には、Excelですぐ開けるCSVファイルが便利です。
CSVファイルでも弥生会計には取り込めます。

この警告はEnterキーを押せば大丈夫です。
流れるように、Ctrl+W→Tab→c→Enter→Enterで保存できます。
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今回は「book9.csv」という名前で保存しました。
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⑧弥生会計で仕訳日記帳を開き、
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Alt→F→Iを押し、ファイルを指定し、Enterを押せば
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取り込み完了です。
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※Alt→F→Iというのは、[ファイル]→[インポート]という操作をキーボードで行うものです。
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まとめ

Excelから会計ソフトへの取り込みは、非常に強力です。
強力すぎて暇になります(笑)
その暇になった分は別の仕事ができるのでおすすめです。

来週のセミナーでも取り上げて、実践していただきます。

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