東京・名古屋・大阪でセミナー開場を探せるサイト。インスタベース・スペイシー・スペースマーケット

セミナー自主開催には、会場探しという仕事があります。
私が利用しているサイトについてまとめてみました。
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※名古屋でのセミナー 

東京、名古屋、大阪でのセミナー会場探し

8月下旬から9月上旬まで、セミナー開催が重なりました。

8/25(金)東京 『ひとり税理士のIT仕事術』出版記念セミナー(メルマガ限定)
8/29(月)東京 ひとりしごとマーケティングセミナー
8/31(木)東京 WordPressブログ入門セミナー
9/1 (金)名古屋 『ひとり税理士のIT仕事術』出版記念セミナー(メルマガ限定)
9/2 (土)大阪 ひとりしごとマーケティングセミナー
9/2 (土)大阪 『ひとり税理士のIT仕事術』出版記念セミナー(メルマガ限定)
9/3 (日)大阪 WordPressブログ入門セミナー

もともと、8/29、8/31のみの予定だったのですが、ありがたいリクエストをいただき、9/3に大阪でのセミナーが決まり、本の発売が決まってから出版記念セミナーを企画し、さらにありがたいリクエストをいただき、9/2のセミナーが決まったという流れです。

東京の日中のセミナーは、いつも使っている会議室が使えます。
東京夜、名古屋、大阪は探さなければいけません。

「会場探し、よろしく!」というわけにもいかないので、自分で探せる手段が必要です。
私は、やはりネットを使っています。

セミナー会場探しの注意点

セミナー会場業界は伝統的な(古い)ところも多く、ネット申込に対応していないところも多いです。
電話は使わないのでネットで探せるところ限定となってしまいます。
どうしても見つからないときは、電話するでしょうが。。。
そのネットでのセミナー会場探しでは次のような点に注意しましょう。

空き状況がわかるか

ネット申し込み対応でも、空き状態がわからないところもあります。
そうなると、申し込み→メール(ときには電話)→空いてませんとなります。

いつまでにキャンセルすればいいか

会場を先に申し込んでからセミナー告知する場合はとくに、いつまでにキャンセルすればいいかを確認しておきましょう。
「7日前までにキャンセルすれば手数料はかからない」の場合、そのときに申込者ゼロであれば、取りやめればいいということになります。

今回借りたところは、この辺が複雑で、もう借りないかなというところもありました。
ネットからフォームで申し込むと仮登録。
その後連絡が来ません。
問い合わせても2日間連絡なしで、「連絡がないのでキャンセル」と連絡し、別のところを予約しました。
ところが、本登録の連絡が。
「もう遅いぜ!」とキャンセルしようとすると、
・キャンセルは電話して、その後FAXをしなさい
・仮登録しているので50%のキャンセル料を払いなさい
と・・・。
そのシステムに納得がいかず、問い合わせの返信もないのでしたが、キャンセルの手間とキャンセル料もあったので、別のところをキャンセル(こちらはすんなり可)してそこを申し込みました。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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仮登録でもキャンセルとなるということを確認しておくべきということでしょうね。
仮登録しても借りられるかどうかわからず、本登録になったらキャンセルできないというのも・・・。

値段

もちろん、値段も大事です。
会議室だけではなく、備品(プロジェクター、スクリーン等)も確認しましょう。
備品が高いのであれば、プロジェクターは買ってしまうのも手です。
私は2013年に7万円ほどでプロジェクターを買い、それから100回以上セミナーをやっているので、十分元はとれました。

使っているのはこれです。
ポイントは、3000ルーメン(明るさ)、短焦点(スクリーン近くでも投影できる)。
軽くて小さいプロジェクターは、明るさが足りなく、部屋を暗くする必要があります。
ある程度の明るさを確保し、値段もおさえるなら、大きさや重さは諦めるしかありません。

使っているのはこれです。

今回も、東京、名古屋、大阪はプロジェクターを持っていきました。

これは100ルーメンなので、セミナーで使うのは残念ながら厳しいです。。。

備品

備品を借りる場合、その備品の性能も確認しておきましょう。
プロジェクターは、型番を聞いておくとネットで調べられます。

以前、借りようとしたところは、2012年モデルで解像度も低く、HDMIケーブルでつなぐこともできませんでした。

無線LANを使うときは、無線LANの確認も必要です。

定員

定員情報は注意しなければいけません。
10名とあっても、実質は8名しか座れないということもあります。
現地確認するのが理想ですが、そうでない場合は、問い合わせましょう。

プロジェクターを置き、自分のPCを置くとなると、その分席は減ります。
また、3人がけか、2人がけかでも定員は大きく変わるものです。
(多くの場合、3人がけかつ、プロジェクターや講師のPCは考慮されていません)

今回、「30名入れます」とあったところを予約したのですが、会場写真には一部しか写ってなかったため問い合わせると、テーブルは6人座れるだけであとは椅子のみというところがありました。
椅子のみでやることもできますが、こういうところも要確認です。
間取り図を取り寄せてもいいでしょう。

このとき気をつけたいのが、標準設定の配置。
今回東京で借りたところは、その配置が、横並びでした。
サイトの写真は縦並びでしたが、会場についてびっくり。
当然、配置変更の時間や手間がかかります。
まれなケースではあるのでしょうが、標準配置は確認しておきましょう。

場所

会場の場所も確認しておきましょう。
わかりやすいところがいいのですが、そうでもないところが多いです。
案内を細かくする、Googleマップのリンクを付けるなどの工夫はすべきでしょう。
公式サイトの地図だと、変におしゃれで見づらい地図もあります。

懇親会をやる場合は、懇親会の場所も含めて考えなければいけません。

入退出時間

入退出の時間は原則として予約した時間です。

ただ、「何分前から入れるか」は確認しておきましょう。
19時に予約していて、その時間にしか開かないとなると、19時からセミナーを開始することは不可能です。
以前借りたところは、オートロックでスマホで操作するとその時間に開くしくみでした。
「早めに着いちゃいました〜(てへ)」ということも許されません。

開始可能時間を考慮して、セミナーの開始時刻は、19:10〜や19:30〜、19:40〜としています。
・モニターに繋げばいい場合
・プロジェクターを設置する場合
・動画撮影をする場合
など、ケースによって必要時間は変わるはずです。

なお、開場時間は明記しておくべきです。
もし早めに来てしまった方は、準備がある旨を伝えて、受付は開場時間からやるようにしましょう。

退出時間も要確認です。
きっちり撤収すべきではあるのですが、以前借りたところは、「退出時刻に完全撤収でお願いします」と。
そうなると実質5分前には終わらなければいけません。
それも踏まえて、セミナーの終了時刻を19:30や19:50にしておくのもおすすめです。

以前借りたところで、5分前に電話がかかってくるところがあって、嫌でした。
セミナーも中断してしまいますし。

今回借りたところは、「退出時にフリーダイヤルで電話するように」と。
事前には聞いてなかったので、電話嫌いな私は困りましたが。
セミナー終了後懇親会へ向かう時間で電話するのも手間です。
しかも、格安SIMはフリーダイヤルできず。。
結局、参加者の方の電話を借りて連絡しました。
まあ、ここは前述した仮登録キャンセル料のところなんですけどね。。

支払い方法

カードでさくっと払えるか、振込ですませられるところが理想です。
請求書が郵送されてきて、届いてから振り込むとなると時間もかかります。

セミナー会場探しに便利なサイト

東京、名古屋、大阪でのセミナー会場探しの活用したサイトは次の3つです。
複数に掲載しているセミナー会場もあります。
レンタルスペース・貸し会議室を格安に予約 | インスタベース
EX IT

貸会議室・レンタルスペースを格安で簡単予約【スペイシー】1時間500円〜
EX IT 2

スペースマーケット | 貸し会議室から球場までレンタルスペース簡単予約 
EX IT 1

インスタベースが最もおすすめで、私の利用率も高いです。

名古屋で借りたのはここ。
使いやすく、スクリーンは無料で、駅から近め、懇親会の場所も豊富です。
(冒頭の写真)
ただ、レビューにもあるとおり、1回の駐車場の出入りの音(アラーム)がうるさく感じます。
【名鉄名古屋駅5分】24時間365日利用可能!小スペースから100人会議室!Wi-Fi・エアコン無料! [インスタベース]

大阪で借りたのはここ。
モニター、Wi-Fiがあるのがうれしいです。
ちょっとわかりにくく、初日にいったときは、梅田から地下にいったり歩道橋にいったりさまよいました。。。
【東梅田】完全個室!単独Wi-Fiの利用が可能な貸し会議室 [インスタベース]

申し込むと即決のところもあれば、そうでないところあり。
予約リクエストで返信が来て確定というところがほとんどです。

ごくまれに、返信がこないところや、他で掲載していて決まってしまったということもあります。

ただ、どのサイトもきっちりルールがされているので、
・決済も楽
・連絡も早い
・探しやすい
です。

地図で探せるのも、大阪・名古屋だと非常にありがたく感じます。
EX IT 5

スペイシーは、小さめのところ、マンションの1室利用といったところが多いイメージです。
以前は、個別コンサルティングで利用したこともあります。

スペースマーケットは、初回利用3,000円オフクーポンがあるのがうれしいです。
(まだ使えてませんが)

なお、このサイトもポータルサイトで初回50%OFFもあります。
ただ、前述したとおり、使い勝手があまりよくないので、もう使わないかな〜という感じです。
(部屋自体はまずまずだったのですが)
https://www.nipponkaigishitsu.com/

名古屋、大阪で利用した会場は、リピートしようとも思っています。
セミナー自主開催の壁の1つ、セミナー会場は、使いやすい会場を見つけることが大事です。
そのためには借りてみないとわからないことも多く。。
30分や1時間だけお試しで借りてみるのも手でしょうね。

セミナー会場探しの今回の記事、3つのサイトを利用してみていただければ。


【編集後記】

昨日は、大阪にてWordPress入門セミナーを開催。
それぞれ違う職業の方に集まっていただけました。
大阪でも開催できたことが光栄です。

更新を楽しみにしています。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

大阪 沖縄居酒屋ゴーヤ
ハーゲンダッツ ソルティバタービスケット
ホテルから大阪ブログセミナー会場までタクシー
大阪 リーガロイヤルホテル 朝食

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【昨日の娘日記】
3人で宿泊先のホテルの朝食ビッフェへ。
妻と交代でだっこしながら楽しみました。
食べているものに、だんだん手をのばすようになってきました。
ビュッフェ、「大阪NO.1」とうたわれていましたが(トリップアドバイザー)、「普通においしいかな」という印象です。

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