単純作業で役に立つExcelテクニック10

データを入力するという単純作業でも、Excelは役に立ちます。

ちょっとしたテクニックを知っていれば、かなり単純作業が楽になるのです。
今回は、単純作業に役立つExcelテクニックをご紹介します。
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1 Ctrl+D

下方向にコピーするショートカットキーです。
例えば次のようなデータで、「売上」をセルA6まで入れたいときに
スクリーンショット 2012 03 09 8 15 47
Ctrl+Dを押すと、一気にコピーできます。
スクリーンショット 2012 03 09 8 17 03

Ctrl+Rだと右方向にコピーできます。

2 Shift+方向キーで選択

キーボードのみで範囲を指定できる操作です。
マウスに手を動かさなくていいので、時間を短縮できます。

3 入力規則

日本語(全角)で入力するか、数値、アルファベット(半角)で入力するかをあらかじめ設定できます。
切り替えをする必要がありませんし、エラーも防ぐことができます。

例えば、次のようなデータで、数値で入力する列を選択(Ctrlを押しながら列をクリック)し、[データ]→[データの入力規則]をクリックします。
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次のようなボックスが表示されますので、[日本語入力]タブで[日本語入力]を[オフ(英語モード)]にします。
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同様に、日本語を入力する列を選択して、[日本語入力]を[オン]します。
これで、入力しやすくなります。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

4 書式設定のショートカットキー

書式を変えるショートカットキーです。
すばやく変更できるので重宝しています。
Ctrl+1 →セルの書式設定ダイヤログボックスを開く
Ctrl+Shift+1 →桁区切り(カンマ区切り)
Ctrl+Shift+3 →日付形式
Ctrl+Shift+5 →%形式
Ctrl+B     →太字

5 F2

セルを編集できます。
マウスでダブルクリックしなくても済むので便利です。

6 F10

日本語入力モードで、半角英数字に変換できます。
私はアルファベットは半角で入れる主義ですので、よく使います。

モードを切り替えなくてもいいので便利です。

「Excel」と入力する場合も、日本語入力モードのままで「E、X、C、E、L」のキーを押します。
「えxせl」と画面上は表示されるので、F10を押せば、「excel」→「EXCEL」→「Excel」の順に切り替わります。

7 Tab

通常、入力した後にEnterを押します。
Enterを押すと下のセルにカーソルが移動しますが、このときにTabを押すと右のセルにカーソルが移動します。
慣れないと使いにくいのですが、慣れておくと便利です。
横へ入力するフォームのときに役に立ちます。
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8 行タイトルの固定

行を下にスクロールさせていくと、行のタイトルが見えなくなってしまいます。
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こんなときに[表示]→[ウィンドウ枠の固定]→[先頭行の固定]をクリックすれば、
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行のタイトルが固定され、下にスクロールしても表示されます。
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9 上のセルと同じものを入力

同じものを入力するときに、「1 Ctrl+D」を使ってもいいのですが、あえて空欄にしておいて、後から入力する方法もあります。

次のようなデータで
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範囲を選択して、Ctrl+Gを押し、[セル選択]をクリックしてください。
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次の画面で[空白セル]をクリックして、[OK]をクリックします。
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次のように空白セルを選択した状態になりますので、「=」「↑」を押します。上のセルを指定する数式が入ります。
Enterはまだ押さないでください。
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この状態で、Ctrl+Enterを押すと、指定した空白セルすべてに数式が入り、次のように表示されます。
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数式なので、全体をコピーして値のみを貼り付けておくと安心です。

10 Ctrl+[+](Shift+;)、Ctrl+[-]

セルや行を挿入、削除するショートカットキーです。
マウスを使わずに挿入削除ができます。
特に削除はよく使います。
行を選択するならShift+Space、列を選択するCtrl+Spaceと組み合わせると更に便利です。
(日本語入力のソフトによっては他の操作が割り振られているためできない場合もあります)

私が使っているテクニックのうち、10個を選んでみました。
キーボードで入力するときは、マウスを使わずにキーボード上で操作を完了させるのがスピードアップの秘訣です。





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【編集後記】
昨日は、トレイルランニングのシューズを買いに行きました。
4/1にはじめて走るトレイルラン(青梅の山を30km)のためです。
今月中に下見を含めて、2回ほど練習に行きます。
はじめての体験ですし、楽しみです(^_^)

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井ノ上陽一のVALU
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