税理士の繁忙期「確定申告期」に備えて工夫した8つのこと 2012バージョン

ちょっと早いのですが、税理士の繁忙期といわれる確定申告期を振り返ってみました。
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なぜ繁忙期になるのか?

当事務所のお客様は、ほとんどが法人です。
法人は決算月を自由に決めることができます。

それに対して、個人の決算月は12月と定められており、1〜12月という区切りで税金を計算します。

税理士事務所の業務量が増えるのは、やはり決算から申告時期です。
法人のお客様の決算月はそれぞれ異なり、分散されますが、個人のお客様の決算月はすべて同じ12月となります。
だからこそ、業務が集中して繁忙期となるのです。
さらに12月には年末調整、1月には法定調書、住民税の申告、償却資産申告書といった業務があります。

これらの業務を通常の業務に加えてこなすのが12月〜3月の税理士事務所なのです。

うすいコーヒーを出したくない

この繁忙期は、税理士である以上、避けられないことです。

仕事に追われると個人のお客様だけではなく、顧問契約をしていただいている法人のお客様にもご迷惑をかけてしまいます。
税理士事務所の特性である繁忙期だからといって、質を落とすわけにもいきません。

忙しいからといって、カフェで、うすいコーヒーが出てきたら嫌ですからね(^_^;)

何よりも、作業の部分を一生懸命時間をかけてやっても、お客様には喜んでもらえません。

それよりも作業の後にある業務、考える業務やご提案する業務、打ち合わせに時間をかけた方がいいと思うのです。

だからこそ「打倒、繁忙期!」を旗印に、毎年工夫をしています。

今回の振り返り

今回の確定申告時期は、こんなことに気をつけました。

1 12月の年末調整

年末調整といっても「年末」以前にできることはあります。
給料のデータをExcelで毎月整理し、すぐに税金の計算ができるようにしていました。
その過程でできたのが、Excelで作った給与計算システムです。
夏頃完成し、導入できたおかげで、いいスタートダッシュができました。

2 請求書マクロ

請求書をExcelマクロで作る方法は以前からやっていましたが、昨年の2月〜5月頃までかけて大幅にバージョンアップさせました。
確定申告時期は、請求業務も多くなります。
さくっと請求書を作ることができれば、その分だけ楽になるのです。

3 データ整理

上記2に関連してお客様のデータを整理し、使いやすくしました。
このデータを送付状や宛名、請求書のファイルに連携して使っています。

4 チェックリスト

チェックリストも元々作っていましたが、去年の夏頃に考え方、作り方を一新しました。
まだまだ完成形とはいえませんが、チェックのスピード、精度を上げることができています。

5 ファイリングの流れ

確定申告が完了した後、その控をお客様に送付します。
これまでは、この流れがいまいちスムーズでなかったのです。
PC関係の効率化をいくらすすめていても、ここでとまどっていては意味がありません。
そこで、プリントアウト、ファイリング、郵送の流れを徹底的に見直しました。

6 データのバックアップ体制

昨年は、2月の始めにデータが消えるというトラブルがありました。
トラブルとはいえ、私の管理の甘さがでた結果です・・・・・・。
今年はバックアップ体制を見直し、このようなトラブルに備えました。

7 時間を作る?

去年は確定申告時期に、セミナーを4回開催していました。
時間を捻出するためにセミナーの回数を減らそうと思っていましたが、結局3回やっていました(^_^;)
まあ、こういうのは我慢しない方がいいのでしょうね。

8 タスク管理の精度を高める

タスク管理で時間の見積もりの精度を高めることを意識していました。
業務全般にやっていることです。
毎年やっていると、つい見積もりが甘くなります。
タスクを細分化して書き出し、それについて1つずつ検証していました。
この成果も結構あった気がします。

前回はテニススクールや話し方教室(12〜2月の期間限定)がありましたが、今回この2つはありませんでした。(テニススクールは12月でやめました)
その代わり、執筆のご依頼をいただくことや東京マラソンがあったので、そんなに時間に余裕があった気はしません。

時間を作ろうと思ってもなかなかうまくいかないものです(^_^;)
やはり決められた時間でどれだけの成果を出せるかに注力した方がいいということでしょう。

今回は今回で反省点はありますが、そこそこスムーズにいきました。

といっても私だけの力ではなく、資料を早めに送っていただいたり、すばやくメールに返信していただいたりするお客様のおかげです(^_^)

次回に向けて、また改善していきます。
多少余力もあるので、もうちょっと件数を増やさないとなぁと思っています(^_^)





【編集後記】
昨日からお客様の社員旅行に参加させていただいています。
普段できない話もでき、はじめて訪れる場所も多く、楽しいです(^_^)


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