タスクはぎっしり スケジュールはゆったり

昨日、タスク管理塾を開催しました。
タスク管理をスムーズにするには、タスクとスケジュールの定義が重要です。
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タスク管理とスケジュール管理

現状、タスクとスケジュールは次のように管理しています。

・タスク

Excelで自作したもの(シゴタノ!大橋さんのTaskChuteをヒントに)

・スケジュール

Googleカレンダー
MacではiCal、iPhoneではRefiilsを使用

タスク管理には時間の見積・記録も入れているため、スケジュールも組み込んでいます。

今日の夕方付近のタスクです。今日はスケジュールが2件。
「隆雄」というのは上京してきている中学時代からの友人です。
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タスクはコントロール可 スケジュールはコントロール不可

タスク管理にはスケジュールも組み込んでいますが、タスクとスケジュールは別物と考えています。

タスク→自分だけがやること、コントロールが可能
スケジュール→他人もからむこと、コントロールが不可能なことが多い

スケジュールはある程度、日時を調整できますが、基本的に相手があること(アポ、イベント等)なので、好きに変更ができないものと考えています。

タスクはぎっしり スケジュールはゆったり

タスクをこなすには時間が必要です。
タスクには2種類あります。
1 やらなければいけない目の前のタスク。受動的なもの。


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2 必ずしも必要でないけどやりたいタスク。能動的なもの。
1はもちろんのこと、2は特に時間が必要となります。
時間がなければ、2に手をつけることなどできません。

タスクにも時間と場所が固定されるものがありますが、スケジュールに比べると自由度が高いものでしょう。
むしろ時間と場所にしばられない仕事、タスクを選ぶようにしています。

時間と場所が固定されるスケジュールが増えてくると、タスクをこなす時間がなくなります。
スケジュールがぎっしり詰まっている方が落ち着くことが多いのですが、本当にやるべきこと、やりたいことができないのです。

たとえば、会議というスケジュールが多すぎると、タスクをこなせなくなります。

タスクをぎっしり、スケジュールはゆったりのバランスを保つようにしています。
とはいえ、スケジュールがあってこそのタスクも多いので難しいものです(^^)

昨日のタスク管理塾を終え、改めて考えたことでした。

こういう話や具体的なタスク管理の方法をお伝えするセミナーです。

昨日の参加者の方に早速ブログ記事にしていただけました。
ありがとうございます!
タスク管理塾|【一日不読、一日不喰】

#160 営業の習慣|【せたがやパパの会】代表の個人的なブログ





【編集後記】

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昨日、原稿の依頼をいただきました。
ITによる時間短縮というテーマで全5回の連載です。
スケジュールがタイトなので、さっそく今日からとりかかります!

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