・スキャナーは本当に必要か?

デスク上におけるスキャナー、Scansnap。
スキャナは便利ですし、今や欠かせないものとなっています。
しかし、その使い方には注意が必要です。
EX-IT
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【今日のテーマ】
・スキャナーは本当に必要か?

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スキャンしたものを、あとで見るか?
紙をスキャンすれば、データとして保存できます。
紙の書類の他、雑誌や新聞の切り抜き、名刺などもスキャンすることが可能です。
スキャンした後のデータをどのくらい見ているでしょうか?
実は、スキャンしても、その後は全く見ないということが多いかもしれません。
「データ量はたいしたことがないので別にかまわないでは?」
という意見もあると思います。
たしかにスキャンしたデータはそんなに大きくなく、保存していても問題ありません。
しかし、その資料をスキャンする時間はかかっています。
スタッフにスキャンしてもらうという方法もあるでしょうが、同様に時間を消費しています。
私は最近、スキャンするまえに吟味するようにしています。
なんとなくスキャンすることを防ぐためです。
うまく言えませんが、こういった日々の判断は必要な気がします。
「神は細部に宿る」というように「なんとなく~する」ということは極力避けています。
最近スキャンしたもの
最近スキャンしたものを改めて考えてみました。
・裁断した書籍
・トライアスロンの資料(紙で郵送されてきた)
・クライアントからいただいた資料(紙でいただいた)
・名刺
・簿記関係の紙の資料
・クライアントの通帳コピー
・テニススクールの日程表
・雑誌の切り抜き(税務弘報「法人税チェックリスト」)
・とあるサービスの解約手続きに関する書類
データのうち、PDFファイルを見ると、こんな感じでした。
意外と頻度は少ないものです。
Webで明細が見れるものやメールで来るものはそのまま保存できます。
クライアントの申告書・決算書は、PC上で直接PDFに変換しています。
簡単なものならiPhoneのカメラを利用していることも使用頻度が減った理由です。
スキャナーは必要か?
モノの重要性は、必ずしもその使用頻度によらないと思います。
必要なときに使えるかどうか?という観点で考えると、やはりスキャナーは必要です。
私のオフィスでは紙の資料は皆無に近く、来た方に驚かれます。
これを実現するにはスキャナーが必要なのです。
ペーパーレス化は、なんでもかんでもスキャンすることよりも、紙の書類の扱いが肝だと思っています。
・プリントアウトしない工夫
・紙の書類をもらわないしくみ
・紙の書類を捨てる判断力
が必要です。
スキャンすることは目的ではないと思っています。
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【編集後記】
2ヶ月ぶりぐらいに本の整理。
読み終わった本だけではなく、読んでいない本もまとめて整理しました。
読んでいない本でも今後読まないであろう本、ずっと読まないでいる本は処分することにしています。
今回は、自宅1箱、オフィス1箱でした。
いつものブックオフに回収に来てもらいます。