・Excelデータを会計ソフトにインポートするデータ形式【弥生会計の場合】

Excelデータを会計ソフトへインポートする場合には、決められた形式のデータを準備する必要があります。

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弥生会計の場合のExcelインポート形式

インポートは、どの会計ソフトでも可能です。(私が確認した限り)
事例として、シェアが最も大きい会計ソフト「弥生会計」を例に挙げました。
弥生会計のバージョンは問いません。どのバージョンでも同じ形式で、インポートできます。

赤い部分が必須項目です。ここが空欄だとエラーが出ます。
黄色い部分が必要に応じて入力する部分です。空欄でもかまいません。

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どうしても画像が小さくなってしまいますので、左右に分割して解説します。

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A コード (必須)

「2000」と入力します。仕訳データという意味です。
このほか、伝票形式で入力する場合はコードが変わります。私は必ず仕訳データで取り込みます。
後から見やすいためです。

D 日付(必須)

仕訳の日付を入力します。
「2011/6/20」、「2011/06/20」,「H23/06/20」,「H23/6/20」、「20110620」という形式で入力できます。
私は、2011/6/20の形式で入力することがほとんどです。
年を間違えるとエラーがでます(事業年度が違うため)
Excelは年を表示してない場合があるので、必ず表示して確認してください。
他のシートから貼り付けて、日付がシリアル形式(40714など)で表示されていると、エラーが出ます。
必ずセルの書式設定で、日付形式にしておきましょう。

E 借方科目(必須)

借方の科目を入力します。
弥生会計は、科目名で取り込めるので便利です。
他のソフトはコードに変換する必要があります。
この科目は会計ソフトにない科目でも大丈夫です。 インポートの際に修正、追加ができます。

F 借方補助(任意)

補助科目が必要な場合は入力します。
会計ソフト側で補助科目を設定していて、ここが空欄だと、補助科目が「指定なし」となります。

H 借方課税区分(必須)

借方科目の課税区分を入力します。
課税仕入なら「課税仕入」「課税対応仕入」と入力します。
私のバージョンでは必ずインポート時に修正しなければいけません。
インポート時に次のような画面がでますので、対応する税区分を選んでください。
以降はその組み合わせを覚えてくれますので、最初のみやれば大丈夫です。

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注意すべきなのは、必須項目であること。
消費税が免税の会社でも「対象外」と入力する必要があります。

I 借方金額(必須)

借方科目の金額を入力します。
入力しない場合は0で取り込まれます。

J 借方消費税金額(任意)

借方の消費税金額です。
課税区分が「対象外」の場合は、ここに数字が入っていても「0」で取り込まれます。注意すべきなのは、税抜処理をしていて、課税区分が「課税仕入」「課税売上」等の場合です。
ここに数字が入っていなければ、消費税が正しく計算されません。
そのため、必ず数式を入れておいた方がいいでしょう。「対象外」の場合は自動的に修正してくれます。
数式は、「=int(o1*5/105)となります。
切り捨てにしないと、エラーが出るので要注意です。

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K 貸方科目~P 貸方消費税

借方と同様です。金額は、数式(=)で参照してもいいでしょう。

Q 摘要(任意)

摘要を入力します。
半角で64文字が限界です。それを超える場合は切り捨てられます。

T 取引タイプ(必須)

仕訳データで入力するなら、「0」と入れます。空欄だとエラーになります。

Y 調整(必須)

通常は、「NO」と入力しておけば大丈夫です。空欄だとエラーになります。
この形式でデータを作り、CSV形式で保存すればインポートできます。

CSV形式での保存→インポート

Excelデータを[名前をつけて保存]でCSv形式で保存します。

その後、弥生会計側で、[ファイル]→[インポート]で取り込みましょう。
弥生会計では、テキスト形式(txt)で読みこむようになっていますが、CSV形式のほうが扱いやすいのでおすすめです。

現金出納帳、ネットバンク、経費データをインポート

上記の形式で読み込むことはできるのですが、そのまま入力するのはちょっと大変です。

Excelで入力しやすい形で入力し、それをインポート形式に並び替える(数式・関数で連動させる)ようにしましょう。
【関連記事】Excelから弥生会計へのインポートの基本・発展・マクロ
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【関連記事】会計ソフトにExcelを取り込む場合には、数式連動が楽。
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【編集後記】
昨日鎌倉へ行ってきました。
トライアスロンに備えて、海での泳ぎを練習するためです。
ウエットスーツを着て、2時間ほどレッスンを受けました。
海への恐怖感はずいぶんなくなった気がします。
来週も海で練習。再来週からレースです。
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