・スケジュールとタスクは同じ時間軸で管理する

以前、「ストレスフリーな時間を作るためのPC活用術」で、こんな質問がありました。
”スケジュール管理とタスク管理がごちゃごちゃになるんですけど、どうやって管理しているのですか?”
その場でもちろん回答したわけですが、改めてスケジュールとタスクについて考えてみました。
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【今日のテーマ】

・スケジュールとタスクは同じ時間軸で管理する
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スケジュールとタスクの定義

スケジュールとタスクは、次のように定義されると思います。
・スケジュールとは、他人が絡む予定で開始時間(ときには終了時間)が確定しているもの
・タスクとは自分がやるべきこと、やると決めたことで、いつやるかは自分で決めるもの
他人が絡む以上、原則として、スケジュールの方がタスクに優先するわけです。
(タスクの優先度とスケジュールの関係については別記事で取り上げます)
これらを別々に管理しつつ、統合しています。

スケジュールの管理

MacのiCalというソフトで管理しています。
Googleカレンダーと同期していますので、iPhoneでも同様のものを編集、閲覧可能です。
iPhoneでは、Refillsというアプリを使っています。
紙のスケジュール帳は使っていません。
日時が決まった時点で、PC又はiPhoneで入力しています。
EX-IT
タスクの管理
Excelで自作したタスク管理ツールを使っています。
やるべきことと見積時間を自分で決めた日時に入れています。

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私はこのタスク一覧に、スケジュールも組み込んでいます。
週に1回、日曜日に、カレンダーを見ながらスケジュールを入力していきます。
例えば、今日のタスクを一部示すとこんな感じです。(かっこ内は見積時間)
5:30 朝のタスク(18) 読書(30)
6:00 メルマガ(13) ブログ(37)
7:00 セミナーのKeynote作成(58)



8:00 外出準備開始(24)
8:30 外出(30)



11:30 新宿
このうち、11:30の待ち合わせ以降がスケジュールとなっています。
それまでは自分が決めたタスクをこなしていきます。
スケジュールとタスクは一括で管理した方が、把握しやすい気がします。
私はタスクにスケジュールを入力していきますが、逆にスケジュールにタスクを入力してもいいでしょう。
Googleカレンダーにタスクを入力することもできますし、タスクを予定としてカレンダーに入れることもできます。
ポイントは、タスクに時間の概念を入れることです。
所要時間の見積もりは敷居が高いかもしれませんのが、少なくとも、いつ(日時)やるかは明確にした方が管理しやすい気がします。ごちゃごちゃになることはありません。
そうしなければ、強制力があるスケジュールに追われて、タスクがなかなか終わらないという状態になってしまうでしょう。
強制力はないが、自分が将来にむけてやりたいタスクに着手できるか?は常に意識しておきたいものです。
【関連記事】
・タスク管理の本質
・タスク管理~やるべきことを交通整理する
・時間を加味したタスク管理
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【編集後記】
昨日は、トライアスロンのバイクに乗って、河川敷を南下。
ディズニーランドを経由して44kmという距離でした。
フルマラソンはこの距離を走ると思うとぞっとします(^_^;)

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