キャッシュレスでもペーパーレスではない。レシートをどう持ち帰るか。

キャッシュレスだと効率化できますが、キャッシュレスだからと知ってペーパーレスにできるわけではありません。
現状は難しいです。

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※スーパーにて by Leica Q

キャッシュレスの経理

キャッシュレス=現金を使わないと、
・現金を準備しなくてもすむ
・支払いがスムーズ
・経理で現金を管理しなくていい
などといったメリットがあります。

さらには、キャッシュレスで経理が効率化する可能性があるわけです。
キャッシュレスは、あくまで「可能性がある」というだけで、逆に経理が複雑化する場合もあります。

キャッシュレスで、クレジットカード、交通系 IC カード (Suica)、PayPay、LINE Pay などいろんなものを使っていると複雑化してしまうでしょう。
理想は、事業用のクレジットカード、 IC カードなどをつくって、経費とするときは、それらを使うことですが、プライベートでもキャッシュレスにするとなると、使い分けするのはかえって非効率になります。
クレジットカードをならまだやりやすいでしょうが、スマホを使う交通系IC カードや PayPayなどを使い分けるのは難しいものです。

いっそ、自分がすべて立て替えたということにして、個人事業主(フリーランス)は「事業主借」、会社なら「社長借入金」で処理する方法もあります。

たとえば、クレジットカードで打ち合わせ代を払ったとすると
会議費/事業主借(社長借入金) 1,100円
とするのです。

PayPayの場合、PayPay残高から払おうと、PayPayに連動しているカードで払おうと同じ処理になります。
「自分が立て替えた」ということは変わりませんので、どういった支払い手段で立て替えたかどうかは、経理には関係ありません。
これはキャッシュレスではなく現金で立て替えた場合も同様です。

銀行からチャージする場合は、事業用の銀行からチャージしてしまうと経理として記録を残さなければいけません。
個人の銀行口座から PayPay、LINE Pay にチャージするようにすれば、経理には関係なくなります。

ただし、この方法には大きなデメリットがあるのです。
カード、Suica、PayPayなどでそれぞれ管理しておけば、そのときどきのカードの支払い額や PayPay残高などと確認することができます。
事業主借や社長借入金でやってしまうと、それができなくなるのです。
入力もれやダブり(二重入力)に気をつけるようにしましょう。

 

キャッシュレスでもペーパーレス=レシートなしにはできない

「キャッシュレス=現金を使わない」と同様に、「ペーパーレス=紙を使わない」もできるんじゃないかと思われるかもしれません。
しかしながら現状は、法律上キャッシュレスで払ってもレシートを取っておく必要があります 。

一応スキャンして保存できるというようなルールはあるのですが現実的にはできません。
レシートのスキャナ保存をやらない理由。執筆『経理ウーマン 証票書類のスキャナ保存Q&A』 | EX-IT

(第三者や税理士がチェックしなければいけませんし、スキャンの要件もあります)

スキャンして保存できるとしても、レシートはもらっておかなければいけないのです。

レシートがなくデータ上の記録も、教科書通り行けば、プリントアウトして保存しておく、少なくともデータを取っておいていつでもプリントアウトできるようにしておかなければいけません。

キャッシュレスだからペーパーレスというわけではないのです。
そもそもキャッシュレスとペーパーレスは別の話ではあるのですが、キャッシュレスで効率化していると、紙もなくせるんじゃないかと思ってしまいがちなので、気をつけましょう。

 

キャッシュレスでもレシートで経理する理由

私はキャッシュレスで払った場合も、レシートを必ずもらい、毎日の習慣として、次の日の朝に経理として入力して、コインは2枚(200円)だけ入れ、現金を使ったら200円になるように、自宅の現金と調整しています。
(ある程度貯まったらATMへ。PayPayの普及のおかげでキャッシュレス店が増え、しばらく行かなくて済んでいます)
めんどくさいじゃないかと思われるかもしれませんが、ためてやるほうが私はめんどくさいので毎日やる主義で、おすすめしているのです。
自分がやっていないことをおすすめすることはできませんので。

また、カード明細を待っていたら、何にどう使ったかというのを忘れる可能性があります。
カード利用明細にはどこで使ったかは出ても何に使ったかは出てきませんし、明細もわかりせんので。
また法律上もカード利用明細は、厳密には証拠能力は薄いです。
カード利用明細はカード会社が出すものであり、レシートは利用した店が出すもので明細も細かく、証拠能力は高くなります。
レシートだと何を買ったかときには何人で行ったかなども書いていますので。

領収書だと金額と「お品代として」などしか載りませんし、偽造の可能性もあります。
明細が載らないのをいいことに、領収書をわざわざもらうなんてことはやめましょう。

キャッシュレスで払った場合、その明細をもらえない場合もありますが、そのときはその場でスマホにメモするようにしています。
これは、現金を使って領収書が出ない場合も同様です。

交通系 IC カードはクラウド会計で連動することもできますが、その場合モノを買った場合、「物販」としか表示されません。
これだと後で見ても、何をどこで買ったのかというのがわからないのです。
法律うんぬんよりも税務署がどうこうよりも、自分が困ります。
(むしろ困るように過去のデータを活用するようにしたいものです)

データ連動できるものは連動

交通費、電車であれば経路が出ますので、月に1回明細を連動させるということでも問題ありません。
私はモノやサービスで払った場合は、レシートで翌朝に入力するようにして、月に1回データから「物販」のみを削除して、それ以外のものを経理するようにしています。

ネットで買った場合、Amazon で買ったものは履歴をマネーフォワード家計簿(無料版)で連動することができますので、それをExcelに落として加工しています。
CSV ダウンロードは有料版しかできませんので、ブラウザ上で選択してコピーしてExcelに貼り付ければ、データとして使えます。
クラウド会計ソフトよりも家計簿版のほうがきれいにデータとして取れるので私はこちらが好きです。
何を買ったかというのも個別にわかりますので。
クラウド会計ソフトだと複数のものを買ったときに、合計されてしまうので、記録としては使い勝手は悪いです。
プライベートと事業用仕事用のものが混ざったりもしますし。
(それが好ましいという考え方はやめましょう)。
かといって発注を分けるのも非効率です。

私はこういったことを経理と家計簿両方ともやっています。
経費にするからレシートをもらうというわけではなく、記録のために、お金を管理し自分の身を守るためにレシートをもらっているわけです。
独立後は経理と家計簿両方をおすすめしています。
仕事とプライベートのお金は、特にひとりでやっていれば表裏一体、同じ財布ですので、どちらも記録して管理しておかなければ、本当の意味でお金を管理することにならないからです 。

お金を管理しないと、時間、値付け、仕事量、投資などあらゆるところに支障が出ます。
お金に向き合わないと漠然とした不安を抱え、長く安く多く働きがちです。

 

 

キャッシュレスのレシート管理

キャッシュレスでもレシートをもらうとしても、問題なのは美しくないことをです。

レジでスマホをかざして決済してレシートをもらったとしても、レシートをしまうため結局は財布を出さなければいけないことになります。

AppleWatchを使ってスイカや ID で払ったとしても、財布を出さなければいけないというのはナンセンスです。

私は娘を抱っこしながらレジで払ったり改札を通ったりしますので、片手でさっと決済できるキャッシュレスはありがたいのですですが、レシートの受け取りは美しくありません。

家計簿のほうはレシートが必須というわけではないので、その場でメモするという手もありますが、効率化を考えると 条件によって処理を分けるというのはできるだけ避けたいのです。
経理であればレシートをもらう・家計簿であればレシートをもらわないという処理ではなく、いつももらうといったほうがシンプルに処理できます。

レシートをもらったときに、Suicaやカードの利用明細も一緒にもらうことがあり、利用明細のほうはいらないのですが、それを捨てるとか別の場所に入れるというのは、条件によって処理を分けることになるので、私は両方とも受け取るようにしています。

レシートをどう持ち帰るか

財布を出すのがめんどくさいので、財布が入っている右後ろポケットにレシートをガザっと入れるのもやっていました。
ポケットに分散して、右前はiPhone、左前はウォークマン・イヤホン、右後は財布、左後は鍵のうち、どこかに入れようかと。
別に、多少くちゃくちゃになったとしても、会社の怖い経理担当者に出すわけでないので問題ありません。
(自分が経理担当者ですし)
ただ、そのレシートを入れた後に、人前で財布を出さなければいけないときには、そのがさっと入れたレシートがポロポロっと出てきて、余計に美しくありません。

鍵と一緒に入れていると、マンションの入り口でセンサーにかざそうとするときレシートがぼろぼろ出てきます。
ウォークマンやスマホと鍵を一緒に入れたくはなく……。
キーケースもあるでしょうが。
キーケースにレシートを入れるのも考えましたが、鍵は玄関に、財布は、自分の書斎(リビング)に置くというのが定着しているので、避けました。

キャッシュレスでも財布にレシートを入れるのが最も理想的ではあるので、じゃあどっちみち財布を出すカードをメインに払えばいいということも試してみましたが 、AppleWatchのSuicaやIDが便利な場合も多いですし、PayPayのほうが楽な場合も多いです。
(PayPayは、スキャンして金額を入力するパターンと店側でスキャンしてもらうパターンがあるので、条件に寄って処理が増えますが)

カードは暗証番号を入れたり、ときにはサインしたりという手間もあったり、お店側の処理もかかる場合があります。
ポイントを考えるとマイルが貯まるカード、PayPay、Suicaの順ですので、利便性との兼ね合いが難しいところです。

別のケースを持ち歩いてそこにレシートを入れるというのも、一時期試してみましたが、レシートの保存のために持ち物を1つ増やすというのは美しくありません。
結果としてこれもやめました。

マネークリップも考えましたが、コイン(硬貨)の入れどころがなく……。
現金払いのみのところに余計腹が立ってしまいます。

ポケット付き名刺入れを財布に

「レシートは財布にしまう、キャッシュレス決済でも財布を出してしまう」というところに戻ってきそうでした。
カード・現金時は財布、そうでないときは財布以外と、レシートを入れる場所が分散するのも好ましくないからです。
ただ、ふと思いついてやりだしたのが、名刺入れを使うこと。
名刺をやめたので名刺入れは不要になっていましたが、お気に入りのマザーハウスの名刺入れです。
ヨゾラ カードケース | マザーハウス / e. オンラインストア| 株式会社マザーハウス
これだと、外側にポケットがあるので、さっとレシートを入れられなくもありません。
惜しむらくは、横にポケットに入れないと、ポケットに入れたままレシートを入れらないこと。
横でも入るので、横にしています。

財布としても、もちろん使えますし、コイン2枚(100円×2枚)はこれまでどおり持つことができ、外のポケットに入れています。

なお、名刺もマフラーもマザーハウスです。
(バッグも以前使っていました)
著書を読み感銘を受けセミナーを聞きに行ったり、商品を買ったりしています。

キャッシュレスでもペーパーレスにできない以上、レシートの受け取り、そして無事に持ち帰ることは欠かせません。
一応キャッシュレスならペーパーレスになる動きというのはありますが、それなりの制限はつくでしょうし、コストがかかるかもしれませんので、過度の期待はしないほうがいいでしょう。
今は、何かしら工夫をしてみていただければ。
外側にポケットあるタイプの財布を使う、別の入れ物を使うという手もあるかと思います。
もちろん、財布に逐一しまうのがベターでしょうが。

 



■編集後記

昨日は、午後に打ち合わせ、その後会食でした。
いつもの違う時間にバス(首都高を通る)に乗って向かうとそれなりの渋滞。
時間はかかるわ、ちょっと酔うわで、大変でした。
早めに出てたのでよかったのですが。

 

 

「1日1新」

第一ホテル両国 宴会場
ロコンド

 

■娘(2歳)日記

最近の口癖は、「なんで〇〇なんだーい?」「なんで〇〇するんだーい?」です。
どこで覚えたのかわかりませんが。
昨日は、22時前に帰宅し、まだ起きていてちょっと話せました。