経費はもれなくダブりなく。会計ソフト連動・Excel取込・カード・Suicaの注意点。

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経費を記録するときには、もれがないよう、ダブりがないようにしましょう。
注意点をまとめていました。
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※自宅にて iPhone X

経費はもれもダブりもあってはいけない

経理をするうえでは、
・売上を正確に
・経費を正確に
ということが大事です。

売上ー経費=利益を正しく把握し、自分の今後に役立てることはもちろん、利益をもとに税金を計算します。
利益が正確でないと、その計算も正確にできません。

経費にもれがあると、利益が正確でなくなり、利益が出ていると勘違いしてしまい、そして、税金が増えてしまうので損してしまいます。

経費にダブりがあると、同じく利益が正確でなくなり、そして、税金が減ってしまいます。
税金が減ることはいいことなのですが、経費がダブっていて減るのは正しくありませんし、あってはいけないことです。

経費のもれもダブりも防ぎましょう。

経費もれを防ぐためのチェックポイント

経費がもれがちなケースは次のようなものがあります。

領収書・レシートがそもそもでない

冠婚葬祭の場合、領収書は出ません。
これも、「仕事に関係があるなら」きちんと入れましょう。

領収書がない=経費になる、領収書がある=経費にならないというわけではなく、内容次第です。

領収書がないものは、記録しておきましょう。

交通費も領収書が出ないものです。
きちんと記録しておきましょう。

領収書・レシートがもらえない

現金で払って領収書をもらえないケースもあります。
もらい忘れた、出なかったということもありえますので、別途記録しておきましょう。

ただし、あくまで例外です。
領収書・レシートはあるにこしたことはありません。

会食で割り勘したけど、領収書がないケース、途中で帰って領収書がないといったケースもあるはずです。

自分が立て替えて払った

自分が立て替えて、個人なら「事業主借」、法人なら「社長借入金(役員借入金)」とした場合、経費にするのがもれがちです。
クレジットカード、ICカードには気を付けましょう。

かつ継続支払の場合、ついもれてしまいますのでリストをつくってチェックするのがおすすめです。

クレジットカードで納税した場合、手数料がかかります。
立て替えた場合は、その手数料もお忘れなく。

普段使わないカード、ネットショップで買った

クレジットカードを連動させている場合、その連動しているカード以外で買ったとき、それがもれる可能性があります。
ネットショップも、いつも買っているところ以外でたまたま買うと、それがもれることも。
私の場合、普段使わないビックカメラで、普段使わないカードで買っていてもれそうになりました。

AmazonPrimeNowもカード側から記録すればもれませんが、別の方法を使っているとAmazonの注文履歴に出てこないので要注意です。

消費税を払う場合

経理を消費税込みでやっていて(ひとりだと通常こちらが多いかと)、消費税50万円を支払ったときに、

租税公課 50万円/預金 50万円

としているなら、それを前倒しで入れることはできます。

2018年6月決算なら、消費税を払うのは8月までですが、これは、あくまで2018年6月までの消費税なので、6月に、

租税公課 50万円/ 未払消費税等 50万円

と入れることができ、利益を減らし法人税を減らせるのです。

個人も同様で、12月に入れることができます。

まあ、個人は、消費税を払うようになったら法人化も考えましょう。

法人成り(法人化)すると、フリーランスは本当に得するのか | EX-IT

社会保険料の会社負担分

法人で社会保険に入ってれば、会社が半分負担します。
5万円だったら、2.5万円です。
これは、次の月に払うものですので、決算月(6月決算なら6月)には、6月分(7月に払う)を未払として入れることができます。

法定福利費 25,000 未払費用 25,000

決算月の月末が土日の場合

法人で、決算月の月末が土日の場合、翌営業日、つまり次の月のはじめに引き落とされているケースがあります。
その場合も、決算月に、その経費を入れることができるので入れておきましょう。
あくまで、「〇月分」、発生した月に入れます。

個人の場合は、12/31が決算と決まっており、次の月に引き落とされるので、もし該当するものがあればきちんと入れておきましょう。

経費ダブりを防ぐためのチェックポイント

経費がダブることが考えられるのは次のようなケースです。

クレジットカード利用票とレシート両方で入れた

クレジットカードで払うと、その利用票とレシートを両方もらうことがあります。
これをどっちも入れてしまうとダブります。

「そんなんダブるわけない!」と思われるかもしれませんが、受け取ってひとまずほうっておいて後で入力しようとするとダブるものです。
気をつけましょう。

利用票はその場で捨ててしまうのも手です。
(捨てるところがあれば)

私は、翌日に必ず経理することにしているのでそのときに捨てています。

これは、ICカード(Suica、パスモなど)も同様です。

レシートと領収書両方を入れた

レシートをもらって、領収書も頼むと、通常はレシートと交換なのですが、両方残ることもあります。
このときも注意しましょう。
確信犯的なときもありますが、データで見ればすぐわかるのでやめておきましょう。

Excelからの取り込みがダブった

Excelに入力して会計ソフトへ取り込む場合、その取込がダブる場合があります。
・月できちんと区切って取り込む

・取り込んだExcelデータは編集しない(もしもれがあったら次の月に入れる)
・念のため、最終チェックする

といったことが大事です。

連動と入力がダブった

会計ソフトでクレジットカードやネットバンクと連動していて、さらに入力もしているとダブります。
ネットバンクは残高で確認しやすいのですが、カードはダブりがわかりにくい場合もあるので(特に事業主借、役員借入金扱いの場合)、注意しましょう。

連動しはじめも注意です。

5月までは入力、6月からは連動となるとき、ダブっていないか注意しましょう。

入力がダブった

レシートをまとめて入力する場合は、どこまで入力したかわかるようにしておきましょう。
すでに入力したものをまた入力してしまうケースもあります。

ICカードのチャージと、入力がダブった

ICカードに3000円をチャージして、経費として入力、さらに、160円で電車に乗って経費とするとダブります。

また、会計ソフトに連動していて、チャージも交通費も「旅費交通費」と処理していると、ダブってしまうので注意しましょう。

チャージは、経費とせず、仮払金とするか、連動しない・入力しないのがおすすめです。

iPhone+モバイルSuicaで経理は楽になるのか?モバイルSuica経理の注意点 | EX-IT

もれそう、ダブりそうな経費は、メモしておき、マニュアルとして、経理のとき決算のときにチェックリストとしましょう。
私もそうしています。

立替(事業主借、社長借入金など)を使わず、現金出納帳や法人カード・個人事業用カードを使うと、もれやダブりは減りますが、手間やメリットを考えると、なかなか難しいこともあるので、そういうときは、もれやダブりのチェックに気を付けましょう。


【編集後記】

昨日は、しながわ水族館へ。
自宅近くからバスがあるので便利です。
本数が少なく、昨日は行きだけしか利用できませんでしたが。

小さいながらもなかなか本格的で楽しめました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

しながわ水族館
大井町 ヤマダキッズコーナー

【昨日の娘日記】
水族館では、大喜びで、走り回っていました。
カエルに似た魚を「かえるさん」、赤い魚を「にんじん」と呼んでましたが。
こないだ、ホテルのフロントの男性を「わんわん」と呼んでいたり、観察眼はするどいです。

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