MacのPDFソフト「プレビュー」活用法。無料で並べ替え・削除・結合・加工できる!

Macのメリットの1つともいえる「プレビュー」というソフト。
PDFを加工することができ、便利です。
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Macの標準ソフト「プレビュー」の6つのメリット

Macの標準ソフト(最初から入ってるソフト)のプレビュー。
無料のアクロバットリーダーのように、PDFを見ることができるだけのようですが、様々な機能があります。

これのために、Macを使っても損はないといえるくらいです。
Macに切り替えたとき、このソフトが標準で入っていることに感激しました。
PDFファイルを開くとプレビューが起動します。

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私が使っているのは次のような機能です。

1 サムネイル表示→編集

PDFを開く、
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メニューから[表示]→[サムネイル](command+option+2)で、サイドにサムネイル(縮小画像)が表示されます。
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これは単に見やすくするだけではなく、サムネイルを並べ替えると、PDFファイルのページを並べ替えることができるものです。

deleteで削除もできます。

複数のページを選択するなら、commandを押しながらクリック、又は、最初のページをクリック→先端範囲最後のページをshiftを押しながらクリックです。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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2 PDFを結合

異なるPDFファイルを結合できます。

結合したPDFを開いて、サムネイル表示にし、ドラッグするだけです。

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このように、161ページ目の後ろに、162ページとして入りました。

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2,3個のPDFならば、この方法でやった方が早いのですが、多くのPDFファイルを結合するなら、後述する方法がおすすめです。

3 線、図形、テキストをPDFに入れる

プレビューの右上にあるアイコンをクリックすると、
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ツールバーが表示され、このツールバーで、線や図形、テキストをPDFに入れることができます。
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よく使うのは次のようなものです。
図形。線や矢印もここでいれます。
クリックした後、ドラッグして、大きさを変更し、optionを押しながらドラッグで、コピーができます。
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線の太さや種類を変更、
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線の色を変更、
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塗りつぶしを変更することが可能です。
図形で四角を選び、塗りつぶしなし(左上のアイコン)にすれば、枠で囲むことができます。
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テキスト。「T」のアイコンをクリックすると、
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テキストボックスと、「テキスト」という文字が出てくるので、ここに文字を入れます。
文字の大きさ、フォント、色を変更するのは、一番右のアイコンです。
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ブログの画像は、簡単なものならプレビューで加工しています。
今日の画像もプレビューで加工しました。
より加工するときは、スクリーンショット(command+shift+control+4)でコピーし、keynoteに貼り付けて、keynote上で加工しています。

原稿のチェック、修正も、記事の執筆なら、プレビューでやります。
本の場合は、量も多いので、PDFをiPadのアプリ「UPAD」でチェックすることが多いです。
【関連記事】メイキング・オブ・『ひとり社長の経理の基本』。iPadアプリ「UPAD」の活用 | EX-IT
リンク

4 編集したファイルを元のバージョンに戻す

プレビューは、基本的に自動保存です。
ファイルを閉じると保存されますし、定期的に保存されています。
編集、加工したPDFファイルを閉じると、その編集内容(テキストや図形)は変えられません。

「しまった!」というときは、バージョンを元に戻すことができます。
(Macの機能です)

メニューの[ファイル]→[すべてのバージョンをブラウズ]で、
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これまで自動保存されたバージョンがでてくるので、復元してみましょう。
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5 PDFのサイズを減らす

PDFファイルのサイズが大きいと、メールに添付できないこともあります。
そんなときは、サイズを減らしましょう。

たとえば、このファイルだと、7.8MBあります。
スクリーンショット 2015 04 30 9 15 33ファイルを開いて、メニューから[ファイル]→[書き出す]を選び、
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ファイルの保存場所を選んで(同じ場所に上書きもできます)、[Quartzフィルタ]から、[Reduce File Size]を選ぶと、ファイルサイズを減らすことができるのです。
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結果、13.8MBに圧縮できました。
どのくらい圧縮できるかはファイルの内容、作り方にもよります。
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6 PDFを暗号化する

PDFを暗号化するには、5の手順と同じように書き出して、[暗号化]のチェックボックスをオンにし、パスワードを入れます。
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MacでPDFファイルを作る方法

MacでそもそものPDFファイルを作るのは簡単です。
各ソフトで、プリントアウト(command+P)の操作をして、その後にプリントアウトせず、左下の[PDF]からメニューを選びます。
[プレビューでPDFを開く]を選んだときは、いったん保存するようにしましょう。
[PDFで保存]なら、PDFファイルを保存できます。
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Safriはもちろん、GoogleChromeでも同様の操作が可能です。

MacでWindowsソフトを使っている場合、Excel、WordなどのOfficeソフトなら、2007以降はPDF保存機能が付いています。
名前をつけて保存(F12)で、[ファイルの種類]を[PDF](半角モードでP)にすればいいだけです。
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Office以外のソフトは、CubePDF(フリーソフト)を使ってPDFを作るか、Parallels Desktopの機能で、プリンターを[Print to PDF(Mac Desktop)]にして印刷すればデスクトップにPDFができます。

デスクトップに、ファイルを置かないようにしているので、地味にストレスです・・。
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【関連記事】かんたんに使えるようになります!MacでWindowsを使うまでの手順 | EX-IT
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【関連記事】「デスクトップにファイルを絶対置かない」理由を改めて考えてみました | EX-IT
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複数のPDFを1つにまとめて、整理整頓

複数のPDFを1つにまとめるなら、MacのAutomatorをいう機能を使うと便利です。
複数の処理をまとめて実行できるプログラムのようなものですが、一度設定しておけばずっと使えます。

設定はこちらを参考にしてください。
【関連記事】複数のPDFファイルを無料で結合する方法[Windows・Mac両対応] | EX-IT
リンク

PDFファイルを1つにまとめると、ファイル整理が格段にやりやすくなります。
整理の基本は、ファイルを極力少なくすることです。

スキャンしたPDFファイルも同様に整理できますので、ぜひ使ってみてください。





【編集後記】
昨日、ブログやHPを改善。
スマホからの見栄えを中心に。
普段、PCから見ているので、気づかないことも多く、早くやっておけばよかった・・と思うことばかりでした。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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