休み明けにメールがたまらないようにするには

休み明けにメールがたまっていると、大変ですし、憂鬱です。
そうならないようにする方法をまとめてみました。

※休み明けのメール（サンプル）　by　SIGMA fp L

休み中もメールを返す

休み明けにメールがたまらないようにする方法の1つは、休み中もメールを返すこと。
つまり休まないことで、メールをためずに返せます。
ただ、そうしてしまうと、自分がつらくなるだけ。
他の方法を考えたいものです。

休みは人により違う可能性がありますが、一般的には、土日祝が休み。
相手が休みのときにメールをするのは避けたいものです。
（なお、私は、土日にメールをいただいてもかまいません。返信はだいたい翌営業日になりますが）

一時的にやむを得ず、休みの日にメールを返して、たまっているメールを減らすというのはアリでしょう。
私は使いませんが、メールの予約（翌営業日に届くようにする）もできます。
Gmailの送信日時設定（予約）を使わない理由

ただ、あくまで一時的にです。

休み明けにメールを返す時間をつくる

もし、休み明けにメールがたまっているようなら、その休み明けの予定をあけておくという方法があります。
たとえば、月曜日や夏季休暇明け、年末年始休暇明けに、「メールを返す」時間帯をつくるのです。
そうすれば、たまったメールを休み明けに返せます。

その予定を空けられないくらいの仕事量があれば、そういったこともできませんが。
ただ、独立後、仕事量の調整も仕事のうちです。
メールを返せないくらいの仕事をかかえているのは、いいことかどうか。
他に替えがきかない仕事をしている以上、メールをすぐに返さなくても（多少待っていただいても）、依頼をいただけ、依頼が続くのかもしれませんが、それでいいのかどうかです。

実際、私が問い合わせしたり、依頼したりしたとき、返信がめちゃくちゃ遅いまたは返信がない場合もあります。
そういうところにはもう依頼しませんが。
世の中、ちゃんと返信するだけで違いがつくれるわけです。

「メールだと返信が遅くなる」と書かれているケースも。
電話だと、その場でとってしまうから対応するけど、メールはできないというかもしれませんが。
電話も延々待たされる、つながらないということもあります。
「メールを返さない」よりも「電話がつながらない」のほうが、しかたないと思ってもらえるという考えがあるのでしょうか……。

なんにせよ、メールは返しておいたほうがいいかなぁと思います。
返信に時間がかかるなら、ひとまず返しておいて、「改めて連絡する」でいいでしょう。
まったく反応がないというのはよくないかと。
（だからこそ、メールより電話の方が多いのかもしれません。電話だと強制的に反応を求めることができるので。まあ、居留守もできますけど）

このときに「今忙しいから」とか「休み明けだから」とか、本音の言い訳はいりません。
「夜にメールをいただいたので」「土日だったので」「休暇をとっていました」、「返信が遅れて申し訳ありません。」も必要なく、自分のルールでさらりと返しましょう。
もちろん、メールを返さない、時間がかかるのはしかたないというルールもアリです。

あとは、お客様に判断していただくことですから。
それくらいの覚悟をもって自分のメール返信ルールを決めたいものです。

私は、
・休み中もメール
・休み明けにメールを返す時間をつくる
ということもやっていません。

あくまで自然にメールを返せるくらいの仕事量にしています。

 

メールの量を減らす

メールの量を減らせば、「休み明けにメールがたまる」ことがなくなります。
メールを効率よく返すなんてことは限界がありますので、その量を減らすしかありません。

独立当初はメールが多かったのですが、減らすようにしていきました。
8月1日からのメールを集計してみました。
仕事関係のFacebook メッセンジャー、チャットワークなどを含み、返信の必要がないセミナーお申込み通知メールや発送メール、メルマガ等を除いたものです。

少な！と思われるかもしれませんが、一応これでも食べてはいけています。
メールのやりとりがない仕事もありますし、依頼はともかく問い合わせメールだけ増えてもしかたないですし。

感覚的には、1日に3件メールをいただくと、「今日は多いな」と感じます。
（メールをくださる方はお気兼ねなく。もうちょっと余力はありますので）

受信トレイには、
・要返信メールしか置かない（アーカイブしている）
・要返信メールしか届かない（フィルタ、別Gmailアドレス）
ようにしており、ほぼ常にこういった状態です。

 

メールの量を減らす工夫もしていきましょう。
・仕事の案件が多すぎる→結果的にメールを返す時間、余裕がなくなっている
そして
・気軽に問い合わせを受けすぎている
・メールが多すぎる方と仕事をしている
・メールを返信する気がなくなる仕事をしている
ということもありえます。

休み明けならぬ、
・夜が明けたらメールがたまっている
・ランチが終わったらメールがたまっている
・他の仕事が終わったらメールがたまっている
ということにもなりかねません。

メールを返すだけで1日が終わるなんてことも。

安心して休めない、安心して他の仕事ができないなんてことは絶対にさけましょう。

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■編集後記
昨日は、午後に個別コンサルティング、夜は、オンラインサロンでのメンバーの方のセミナー、
その他YouTubeの収録・配信。

3月に注文したエヴァンゲリオン新2号機αが届きました。
完成済みのものです。
いいできでした。

 

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■1日1新→Kindle『1日1新』 ・Instagram『1日1新』
ROBOT魂エヴァンゲリオン新2号機α
とある方のセミナー参加
パウ・パトロール ザ・ムービー

■娘(4歳4ヶ月）日記→Kindle『娘日記』
『ゲド戦記』は怖かったようで、今度は「鬼太郎』を観たいと。
鬼太郎も、だいぶ怖いとは思うのですが、平気だそうです。
日本の妖怪は大丈夫ということかもしれません。