別人格で自分の「受付」をしよう

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独立すると自分で自分の受付をしなければいけません。
その注意点をまとめてみました。

IMG_0226※受付してくれている娘 Pixel 3

直接アプローチされるメリットデメリット

独立してひとりでやっていると、直接アプローチしていただけます。
あいだに誰もいませんし、受付もういません。
電話番号があれば直通電話ですし、メールも自分のメールアドレスです。
これは、すばやく的確に対応できるという、ある意味いいことでもあるのですが、そうでないこともあります。

なんでもかんでも直接アプローチされてしまうと困りますし、時間がいくらあっても足りません。
ある程度のバリアは必須です。

自分が受付として、直接アプローチを判断するということもしていかなければいけません

 

自分が受付として確認すべきもの

自分が自分の受付として確認すべきものとしては次のようなものがあるでしょう。

アポを取っているか

規模が大きい組織になると、社長に直接アプローチなどできません。
受付で「会いたいんですけど」といった場合も、アポを取っているかどうかは聞かれるでしょう。
ちゃんとアポを取ってから来てくれと。

これは自分の受付をする場合も同様で、いきなり来てしまう、アポなしで訪問されるというのは、受付としては、きちんと断りましょう。
自分がいいならいいのですが、アポなしは困るなぁと思う場合は断るべきです。

私もオフィスを持っていたとき、アポなし訪問というのは断っていました。
「近くまで来たので」とか「ご挨拶に」とか、まあ知らんがなという感じです。
ただ、これは面識のない方や、こちらが望まない方に限る話で、友人や信頼できる間柄であれば、「今日空いてますか」みたいな感じで来ていただく分には全然問題ありません。
アポというのは翌日、翌々日や1週間後など、ちょっと先の日付でやるイメージがありますが、別に明日でも今日でも空いてればいいかと思います。
いきなりかつ望まないというのが問題なわけで。

その辺のさじ加減も自分が受付として判断しましょう。

なお、仕事の依頼フォームは、いきなり直接アプローチするものですが、それはそれで問題ありません。
「突然のご連絡申し訳ありません」と書いていただける方もときどきいらっしゃいますが、突然、直接アプローチするために設けているものですので。

 

誰にでも声をかけていないか

アプローチがあったときに、「誰にでも声をかけていないか」というのはチェックしたほうがいいでしょう。

電話、メール、問い合わせフォームで連絡があったときに、その判断はつきます。
(私は電話連絡を受け付けていませんが)
ここで気をつけなきゃいけないのは「名前」が言っている・書いているからといって、自分の特有だと思わないことです。
「井ノ上さんにぜひお願いしたい」とか「井ノ上さんのブログを拝見して」などと言われたり書かれたりしたとしても、それを「山田さん」「田中さん」「鈴木さん」に変えても通用するのであれば、誰にでもいってるのと同じです。
メールや問い合わせフォームに自分の名前があったとしても心を許してはいけません。
名前をそれぞれ個別に入れることができるシステムはありますし、プログラムをちょっと組めばかんたんにできます。

自分の受付として、変な案件を自分に取り次がないよう、厳しい目を磨きましょう。

 

会う必要があるか

「ご提案したい」
「ぜひお伺いしたい」
「お時間はありますか」など会いたいという要望もあるはずです。
これも受付としては吟味しましょう。

「勝手に OKするな!」と自分という社長に怒られるという認識ぐらいがちょうどいいです。
その提案がメールだと駄目なのか、ひとまずは詳細をメールで送ってほしいといえば、それですむ場合もあります。

むしろ、先方としては、「会って話さないと失礼」「メールでお金の話をするなんて」などと思っていただいている場合もありますので、こちらから、「いえいえ、そんなことないです。むしろ逆です」というスタンスは見せましょう。

もちろん自分が会って話を聞きたい、会って話をしたいという人だったら別ですが、そうではないなら無理に会う時間をつくる必要はありません。
こちらに来てもらうとしても、前後の調整を含めて時間を使います。
限られた時間を。
時間がない、効率化したいというなら、この辺の判断は必須です。

時間をどう使うかを決めるのは自分であり、その前段階のバリアとして受付があります。
日程をいくらあげられたとしても、会うべきでないなら会うべきではありませんし、こちらの時間があるから会うというわけではありません。

「時間があるときに」とかといわれるのが私は好きではなく、「時間をある。ただ使うかどうかはまた別」です。

私にとっては電話をかけるというのも抵抗があるので(必ず出ていただけるわけではありませんし、自分が電話できない状況のときも多いものです)、「時間があるときにお電話ください」とか「電話で30分話したい」「電話で60分説明したい」というアプローチも、受付には、断っていただいております。
移動する時間がないだけでその時間を使うというのは同じですから。

また会うとしてもなんとなく1時間取ってしまうのは、受付としてやめましょう。
別に15分でも27分でも38分でも、お互いの用件が終われば切り上げてもいいわけです。
打ち合わせの時間の長さがその価値ではありません。

 

受付という別人格

自分が自分の受付としてバリアをはったり、やり取りをしたりするときには、ある程度の罪悪感もあるかもしれません。
私はあります。
正確にいうとありました。

・せっかく声をかけていただいたのに
・会いたいといってるのに
・おいしい話かも
・なんか断ると申し訳ないから
・ぶっちゃけ金額次第だけど、金額を聞くとなんかお金だけで決めるみたい思われるかな
・断るとなんか偉そうに思われるかな
という不安はありえるでしょう。

だから受付として、別人格を持っています。
これはこれ、それはそれです。
通常なら、別人格として人を雇って自分のバリアになってもらうこともできます
ひとりだとそれができないので、自分が別人格になるしかありません。

受付、秘書、マネージャー、代理人、執事、バトラー などイメージは何でもかまいません。
私はイメージとしては AI の秘書のようなものを考えており、名前はPepperです。
(Pepper君ではなく、アイアンマンの)

・興味ないから断っといて
・詳しい状況、聞いてみて。
・今後いらないといっておいて
ときには、
・ほっといて、見なかったふりをして
と。

時間がない、忙しいからという理由では断ってもらっていません。

そうすると、日程やタイミングだけが問題ということになりますので、またアプローチがありえます。
もしその案件や内容が合わないなら、可能な限り明らかにしてもらいましょう。

こういったことをやっておかないと、直接アプローチされるデメリットを減らし、直接アプローチしていただけるメリットを得ることはできません。

そして、それ以前に、お互いにとって無益なアプローチを防ぐための工夫も必要です。
・問い合わせフォームに注意事項を書いておく、絶対やらないことは書いておく。
・みだりに連絡先(メール、携帯電話番号)をばらまかない、公開しない
・メニュー(値段、内容)は明らかにしておく。
ということはやっておきましょう。

 



■編集後記

父にタブレット+SIMを貸してみました。
LINEもできるように。
興味を持ってもらえれば。
母は、だいぶ前からスマホ(iPhone)です。

 

 

「1日1新」

Switch R-TYPE

■娘(2歳)日記

アンパンマンのアイスクリームセット用に、アイス屋っぽいの衣装を探しましたが、意外と見当たらず。
サンバイザーとエプロンを買い、エプロンは届き、気に入って1日つけていました。

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