独立後に時間を吸い取られる事務とその対処方法

2001

独立すると意外と時間が取られるのが事務です。
どんなものがあるのかをまとめてみました。

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※iPadPro12.9インチ Pixel 3

仕事がないのに時間がない

独立当初、私に仕事はありませんでした。
ブログという仕事はありましたが、売上にすぐつながるものでもありません。

仕事がないから暇だと思いきや、それなりにやることはあります。
売上がないのに時間がなく、焦りを感じたものです。
その仕事をとるための営業に関する事務もあれば、純然たる事務もあります。

独立前であれば誰かがやってくれていたもの、もともとあったものです。
独立後は、それがすべて自分に降りかかります。

もちろん人を雇って事務を任せることもできますし、外注することもできますが、そのぶんお金はかかりますし、ときにはストレスもあるでしょう。

ここではひとりでその事務を何とかするという観点で考えます。

独立後に ありうる事務

独立後に ありうる事務には、次のようなものがあります

電話・メール・問い合わせ

電話・メール・フォームからの問い合わせなどに、すべて自分が対応しなければいけません。
電話は迷惑営業電話もありえます。
迷惑営業メールだとみるだけでいいのですが(それでもストレスは感じます)、電話だと確実に時間は吸い取られるものです。

発注

文房具が足りない、コードが足りない、ペンが欲しいなどといったときに自分で発注しなければいけません。
パソコン関係も同様です。
それらを選ぶ時間もかかりますが、発注しないと何もかわりません。

郵送物宅急便の発送・受取

郵送物、宅急便などを発送するときも自分でやらなければいけませんし、受け取りも自分です。

トラブル対応

お客様関係のトラブルもあれば、 パソコン関係のトラブルもあり、すべて自分が対処しなければいけません。

営業ツール・ホームページ・資料作成

営業ツール、パンフレットやプレゼン資料をつくったり、ホームページ・ブログを改善したり、その他資料をつくったりするのも自分です。

請求・入金確認

売上の請求から入金確認まで、すべて自分がやらなければいけません。

支払

サービスを申し込んだり、請求書が届いたりしたら、その支払いをしなければいけません。

経費精算

自分が使った経費は記録して、レシートを保管しなければいけません。

税務申告

税金の申告を必ず年に1回はしなければいけません。

各種契約、手続

何か契約したり手続きをしたりするのも自分です。
役所関係のめんどくさい手続きもあります。

スケジュール・タスク管理

自分のスケジュールを管理し、やるべきこと=タスクを管理するのも自分です。
何をやるのも自由なのですが、その自由には代償があります。

イベント管理

自分でイベントをやる場合、すべて自分でやらなければいけません。
セミナーやセミナーの懇親会、その他イベントすべてです。
場所の手配から支払い、当日の運営まで、それなりの量はあります

来客対応

もし誰か来ていただいた場合にはその対応が必要です。
お茶を出すのも自分です。

掃除・ごみ捨て

身の回りの掃除やゴミ箱のゴミを捨てるというのも自分です。
オフィスを借りていると事業用のゴミの取り扱いをしなければいけない場合もあり、それなりの手間です。

 

事務をなくす工夫

以上のような事務をなくすためにどういった工夫ができるか、今私がどうしているかについて、まとめてみました。

電話・メール・問い合わせ

今は、電話問い合わせを受けていません。

電話番号も明かしていないので、迷惑電話もかかってこないので快適です。
もちろん電話というルートは絶たれてしまうのですが、常に電話に出ることができるわけでもありませんし、かけ直しても先方の都合が悪い場合もあり、迷惑をかけてしまいます。
電話を使うメリットより電話を使わないメリットのほうが大きいと考えているわけです。

その代わりフォームは完備しています。
一応、迷惑営業や意図しない依頼をいただかないようにバリアを張っているつもりです。

WordPress問い合わせフォームの最適解Contact Form 7のカスタマイズ。日付選択・ラジオボタン・必須ラベル・入力例・送信ボタン・データベース・メッセージ・自動返信メール。 | EX-IT

メールの件数もそれほど多くありませんので、対応できています。
メールの件数は仕事の件数に応じて増えていくものと考えていますので、仕事の件数を増やさないことも大事です。

メール魔、電話魔と距離を置くのも大事でしょうね。
電話魔との戦い方。電話に命を削られないように。 | EX-IT

発注

何かモノを買うなら Amazon かヨドバシドットコムです。
昔はアスクルを使っていましたが、発注方法がめんどくさいですし、今はアスクルが劇的に安いわけでもありません。

Amazon やヨドバシドットコムだと、当日か翌日に届くので便利ですし、この2つを使っておけば問題ないでしょう。

また、使うものを減らすと発注を減らすことができます。
たとえばプリンターを使っていないので、インクや紙を発注する必要がありません。
プリンタトラブルもありません。
私は、ボールペンやメモも使わずiPadで やっていますので、ボールペンのインクが切れたとかメモ用紙がないっていうこともありません。
封筒も使っていませんので発注する必要はないのです。
名刺も使ってないので発注しません。

モノを減らせば発注自体も減りますので、ぜひ減らしてみましょう。

郵送物宅急便の発送・受取

郵送物、宅急便の発送は、めんどくさいものです。
取りに来ていただくにも、対応しなければいけません。
データでやりとりすることで、物質のやり取りを極力減らしつつ、どうしてものときは、郵便ならWeb ゆうびんやレターパックを使っています。

古きに対応(対抗)するIT。PDF入力・署名・Webゆうびん | EX-IT

Excelでレターパックの宛名ラベルを楽につくる方法。VLOOKUP関数・マクロ。 | EX-IT

宅急便の伝票を書くのがめんどくさかったり、持っていくのが面倒くさかったりはするのですが、最近はこういったプリンターを使っているので楽になりました。
それでも宅急便郵送するとなると Amazon 返品ぐらいですが。

RICOH Handy Printer。プリンター嫌いが買った、手書きを減らせるプリンター | EX-IT

受け取りは今自宅兼オフィスなので宅配ボックスがあります。
受け取る必要がありません。
最近は、あまりにも受け取らないので、ピンポンしないで宅配ボックスに直送されることが多いです。
急ぐもの(おもちゃ)のときは困るのですが。
宅配ボックスがないところには、住まないと決めています。

トラブル対応

トラブルは予期せぬものでありますので、減らすにも限界があります。
できることは、トラブルがあったとしても対処できるような時間管理です。
トラブルが起きたときに、「起こったことはしかたない」と割り切って、「じゃあどうするか」と考え行動するトレーニングも欠かせません。

営業ツール・HP・資料作成

営業ツール、HP、ブログ、資料といったものをつくるのは、どうしても時間がかかるものです。
守りとしての事務というよりも、攻めとしての営業ともいえるでしょう。
むしろ人に頼めるものではなく、自分でやるべき事務として考えています 。

それでも効率化は必要ですが。
資料にかける時間が価値ではありませんので。

請求・入金確認

仕事をするだけではなく、請求して入金を確認しするまでしないと意味がありません。
請求は、仕事の事前に前受ですることを基本とし、カード決済や振込をリアルタイムに確認できるようにしています。
振込も、ネットバンクなら、どこでもいつでも確認できるわけです。

請求書を出す場合は、Excelでつくり、メールや Web 郵便で送っています。

Excelマクロで請求書作成→PDF保存。複数データ対応完全版。 | EX-IT

請求→入金確認という事務を減らすということも考えましょう。
売上を減らすという意味ではありません。
仕事の件数を減らすということです。

単価が低く、仕事の件数が多くなると、請求→入金確認の事務も多くなってしまいます。

支払

支払いはカード決済か振込みでやり、振込の場合はネットバンクでささっとやっています。
今は RPA でやっているので、余計に楽です。

また、請求→入金確認事務と同様に支払事務を減らすことも考えましょう。
あちこちに外注していると、支払先も増えてしまいます。
自分で、できることが増えれば、支払先の数も減りますし金額も減るのです。

経費精算

自分の経費はレシートを受け取り、翌朝にそのレシートを財布から取り出しずつ記録しています。
スキャンするといっても100%できるわけではありませんし、スキャンの手間もあるので、私は声で経理するやり方に落ち着きました。
音声認識経理で売上・経費の重みをより感じる方法。Googleアシスタント&GoogleAppsScript & Googleスプレッドシート | EX-IT

貯めてまとめてやったほうが早いという考え方もあるかもしれませんが、私は毎日やるほうが楽なので、毎日経理しています。

税務申告

税理士なので、もちろん自分でやっています。
個人なら国税庁の確定申告書作成コーナー、法人なら全力法人税というソフトを使えば自分でできないこともありません。
確かに負担の大きい事務ではあるのですが、自分でやることによって、自分の税金のしくみやお金の流れを知ることができるというメリットがあります。
(コストも削減できますし)
私は、ひとりで仕事をしている方であれば、ご自身でやることをおすすめしていますし、そのサポートをする仕事しかしていません。
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各種契約、手続

契約書に署名して押印するとか、手続きは、めんどくさいものです。
極力ネット上でできるようなもので手続きするようにし、めんどくさい手続きのものはそれだけで選ばないこともあります。

何かを契約するときに、説明にわざわざ来ていただき、1時間や2時間費やさなければ、契約できないものは選びません。
ネット上で申し込めないもの、資料請求しないといけないものも、事務を減らすために検討外です。
そういった視点で事務を減らすとことも考えましょう。

スケジュール・タスク管理

スケジュールは、GoogleカレンダーかつExcelでタスクとともに管理しています。
この事務を怠るとすべての時間管理は崩壊してしまいますので、ここは時間をかけるべきです。

時間をかけるといっても、
・思いついたことは必ずメモするしくみ(今は声でメモ)
・時間を見積もり、時間の使い方を記録する
・スケジュール、タスクをむやみに増やさない
ということだけをやっています。

スマホメモの理由・声でメモする方法・メモしているもの。2019年1月バージョン。 | EX-IT

Evernote→Excelの2Daysタスク管理の流れ。タスク管理は2日でやる。 | EX-IT

イベント管理

セミナーの会場はスペイシーというサイトをメインに探しています。
ネットで空き状況を確認でき、すぐ予約できるからです。
電話で問い合わせなきゃいけないようなところは、最初から検討しません。
そういうところに限って、請求書が紙で送られてきて振り込まなきゃいけないとこが多いですし。
スペイシーはカード決済できるので楽です。

東京・名古屋・大阪でセミナー開場を探せるサイト。インスタベース・スペイシー・スペースマーケット | EX-IT

メルマガ配信、セミナー運営に便利! Webサービス「オートビズ」 | EX-IT

告知から入金確認、復習まで。自主開催セミナーの流れ | EX-IT

懇親会もネットで予約できる店しか選びません。
また、セミナーは自分ひとりで運営できるような人数でしかやらないようにしています。
手伝いを頼まなくてもいいような人数にしておいたほうが、気兼ねもありません。

 

来客対応

オフィスを借りていた時期は、お茶をどう準備するかというのは結構難しい問題でした。
事前に発注しておかなきゃいけませんし、コーヒーだと入れる手間もあります。
今は、コワーキングスペースかカフェで打ち合わせをするのでその問題はなくなりました。

掃除・ごみ捨て

掃除も事務と考えれば、欠かさずにやらなければいけないことです。
苦手なので完璧ではありませんが、一応朝に掃除の時間をタスクに組み込んでやるようにしています。
ゴミは自宅兼オフィスなので、捨てるのに問題ありません。
いつでも捨てることができるゴミ捨て場があるところしか私は選びませんので。

機密書類に関して、以前は文章処理システムを頼んでいましたが、今はプリントアウト自体しませんので、発生しないようになりました。

本は、すべてKindleにしたいところですが、紙だけの本も多いので、読んだら売る流れをつくっています。

読書スピード・リターンを上げるため、原則は「読んだら売る」 | EX-IT

掃除、ごみ捨ては、パソコンでも大事です。
毎朝、データ、メモ(Evernote)を整理しています。

3箱整理術 |紙・アイデア・メモ・ファイル・メールをDropbox・Evernote・Gmailの3つの箱で整理 | EX-IT

 

何もしないと事務というものはどんどん増えるものです。
多くの場合、それに合わせて人を増やしたり、場所を広くしたりするわけですが、ひとりの場合はむしろそれができないので、事務を減らすという工夫は大事です。
少なくとも、売上が増えるにしたがって事務が増える=手間が増えるというのは防がなければいけません。

「これって減らしても大丈夫かな」「やめて大丈夫かな」と思うものも試しに減らしてみましょう。
減らせる事務を減らしつつ、自分で絶対やらなきゃいけない事務を守るというのも大事です。

どうでもいい雑務を減らし、営業、経理、時間管理は自分でやっていきましょう。



■編集後記

中学3年生の甥っ子に、私が「Androidを使ってる」というと、喜んでいました。
友達はiPhoneが多く、肩身の狭い思いをしていたとか。
まあ、iPhoneのほうが人気ですからね。

 

「1日1新」

EVA EXTRA

 

■娘(2歳)日記

妹や甥っ子をだいぶ認識してきて、おにいちゃん(甥っ子たち)、おねえちゃん(妹たち)と遊ぶようになりました。
お互いうれしそうです。

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