ペーパーレスの真意は「データ活用」

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ペーパーレス、紙をなくすことは、それほど重要ではありません。
データを活用することが重要なのです。

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※セントレジス大阪にて iPhone XS

紙をなくすペーパーレス

ペーパーレスとは、そのままの意味をとれば、ペーパー(紙)・レス(なくす・減らす)なので、紙をなくすことです。
私も当初それだけを考えていました。

・紙をスキャンしてデータ化

というのがメインだったのです。

たしかに紙は減りますが、スキャンする手間、紙をスキャンするまでの保管の手間、そして、スキャンしたはいいけど見当たらない、使えないということもありました。

紙をスキャンすれば、その紙に書いてあることをデータとして読み取ることもできますが、完全ではありません。
結局は紙をスキャンしただけに終わってしまうことも多いものです。

(紙をデータ化する技術、OCRも日々進化していますが)

紙に

・すぐ見れる
・一覧できる
・メモしやすい
といったメリットがあり、そのメリットをこえるものがなければ、ペーパーレスはすすまないでしょう。

私は、紙のメリットを超えるペーパーレスのメリットがあるため、ペーパーレスを選んでいます。

ペーパーレスの真意

ペーパーレスの真意、本当の意味とは、データとして活用できることです。

データなら次のようなメリットがあります。

・1か所に集められる(PCやスマホ)
・どこでも見ることができる
・どの端末からでも見ることができる
・保管場所がいらない
・複製、バックアップもできる(複製しても場所がいらない)
・なくならない(ある程度の工夫は必要)
・探せる(検索できる)
・破れない、濡れない、しょうゆで汚れない

デメリットとして、流出してしまうのでは?という考えもありますが、PC・スマホ、クラウドのセキュリティを考えておけば、紙の流出度合いよりも安全です。
セキュリティを心配して高額な料金を払うかどうかはその人次第。
【国産】だから安心ということはありません。

紙のメリットはデータのデメリットでもあります。

・すぐ見れる→すぐ見れない
そもそもすぐ見る必要性があるのかどうか。紙が見当たらない、なくすことを考えるとデータのほうが早いという考えもあります。

・一覧できる→一覧できない
そもそも一覧する必要があるのかどうか。大き目のノートPCか、ディスプレイ、タブレットがあればそれほど困りません。
今は、ディスプレイの解像度が上がっているので、細かい字も読めます。
(老眼になったらその時考えますわ)

・メモしやすい→メモしにくい
PDFに手書きすることもできますし、タブレット(iPadPro)なら手書きとそん色ない書き味です。
音声認識入力は、手書きよりも楽で、データ化もできます。

また、紙が好きか、データが好きかという違いもあるでしょう。
私は紙が嫌いというか苦手です。
なくすことが多いし、探すことが多いし、くちゃくちゃになることが多いし、汚すことが多いし。
だからデータを使っているということもありますが、データの利点、ペーパーレスの真意も試してみましょう。
一応、私は手書き、紙も散々試しています。

判断するのは両方試してみてからでも遅くありません。

 

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データ活用しているもの

データ活用をペーパレスの真意と考えていますので、紙をスキャンしてデータ化というのはほとんどやっていません。
そもそも紙で受け取ることをしないですし、そういった案件自体受けないようにしています。
法律上紙で受け取らなければいけないレシートはいたしかたないものです。

データ活用としては、次のようなことをやっています。

・PCファイル

PDF、Excel、パワポなど、資料はすべてデータです。
検索してすぐ探すこともできますし、それを使って集計したり、他の仕事に使ったりもできます。
書類棚はありません。

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・メモ

メモは、すべてEvernoteに集約しています。
考えたこと、打ち合わせのメモ、やるべきこと、守るべきこと、記録などあらゆる情報が入っていて、検索できるわけです。

Evernoteを使いこなしているかのチェックポイント。一元化・整理・アウトプット | EX-IT

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・タスク管理、カレンダー

 

タスク(やったこと)や予定のデータです。
ExcelやGoogleカレンダーに記録してあります。

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この1年、ブログを書くのにかかった時間や、特定のお客様の仕事にかかった時間は、瞬時に出るわけです。
カレンダーだと、5年前の今日何をしていたかがわかります。

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・経理

プライベートも仕事も、すべてのお金の使い道、売上を記録しています。
独立してから11年のデータを1枚のExcelシートに入れていますので、いつでも集計でき活用できるのです。
先日も、独立2年目の売上データをささっと集計してメルマガのネタに使いました。

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・写真

写真もデータです。
娘、家族の写真はもちろん、先日は、とある友人の顔を検索して、写真を見てみました。
ずっと太ってたと思っていたけど、やせてたときもあるんだなとかわかります。
(今回は別の用途で写真が必要だったので役に立ちました)

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・ブログ

 

自分の思考や行動のデータとしては、ブログがあります。
1年前、3年前、5年前、独立当初と見返し、反省し次に進むためのヒントにしていることも多いです。
毎日書く意味は、ここにもあります。

自分の知識のデータでもあるので、「そういえば前にまとめておいたな」と検索して参考にすることも多いです。
頭の中に置いているだけだと、そんなことはできませんし、消えてしまいます。

紙に書いて記録していると、世に発信できませんし、なくなる可能性もありますし、保管場所にも困るでしょう。

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私はデータに偏りすぎていますが、データのよさも体験してみましょう。
ペーパーレスの真意は、紙のデータ化ではなく、データ活用です。


■編集後記
昨日は、お客様と月1回の打ち合わせ。
資金調達の相談、年末調整の仕事も。

夕方には、Excel本の最終原稿も届きました。
これで最後のチェックです。

■昨日の1日1新
※詳細は→「1日1新」

ビックカメラで酒購入→その日に届けてもらう
XboxOneX ブラックフライデーセール

■昨日の娘日記
昨日、保育園帰りにベビざらすで妻と待ち合わせ。
ただ、娘は遊びたくてなかなか進めず……。
光っている階段が気に入って2往復したり、逆方向に進んだり。
だっこすると嫌がるし。
だっこして走ると喜ぶので、最後はそれで一気に進みました。

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