レシート・領収書の整理に13ポケットファイルフォルダ

経理上レシートや領収書はとっておかなければいけません。
そのストレスを減らすために私は13個のポケットがあるフォルダを使っています。

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レシート・領収書をどうやってとっておくか

独立後は、経理もやらなければいけません。
(丸投げする方法もありますがおすすめしていません)
売上や経費にするものは、その証拠をとっておく必要があります。
証拠がないと、それがどういったもので仕事に本当に必要だったかどうかがわからないからです。
その証拠の1つとして、レシートや領収書があります。

通常は、経理をした結果それを集計した決算書を税務署や他の役所などに提出し、レシート・領収書は提出せず、見せもせずに自分でとっておかなければいけません。
もし税務署が「ちょっと見せてくれないか」といって実際に見に来たときにはそれを見せる必要があるのです。
(これを税務調査といい、数年に1回入る可能性があります。入らない可能性も)

法律上のルールでは、レシート・領収書をとっておかなければいけません。
税務調査で見るのは、通常過去3年ですが、ルール上は、細かくいえばいろいろあるのですが、ひとまず7年とっておけば十分です。
7年でも大変ですが。

私自身このレシート・領収書をもちろんとってはいます。
紙でわずらわしくバラバラになるのが嫌で、いろいろと方法を試してきました。
袋や封筒にそのまま入れておくとかさばりますし、あまり好きではありません。
そこで、長らく紙に重ねて貼るという方法をやってきました。

レシートの整理は、すぐに・ペタッと・重ねて | EX-IT

今は、13個のポケットがあるフォルダーに放り投げています。
かさばりませんし、整理もできるのでオススメです。

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なお、レシート・領収書をスキャンしてデータで保存するという方法も法律上はありますが、コストがかかりますしスキャンする手間が面倒くさく、なおかつ手続きも運用もめんどくさいので、デジタル好きな私も、データ保存せずに、紙で泣く泣くとっています。
税理士等の第三者が必要というところで、私は不可能という理由もありますが。
(私は税理士顧問に頼むということはないので)。

レシート・領収書をスマホで撮って捨てるための要件 | EX-IT
レシートのスキャナ保存をやらない理由。執筆『経理ウーマン 証票書類のスキャナ保存Q&A』 | EX-IT

レシート領収書は13個のポケットに放り込んでおく

 

13個のポケットは、Amazon で「フォルダ 13」と探せば、見つかります。

こういった文房具は同じものでずっとそろえるというのはなかなか難しいものですが、むしろ毎年同じものではなくてもいいと考えて、そのときにあるものを適当に買うようにしました。
うちの会社の場合、7月から6月という区切りですので、2019年7月から2020年6月まではこのフォルダにしました。

その前はこれです。

13個に区分けされていますので12ヶ月+1を使えるわけです。

+1には、1年を通じて共通するものを入れることができ、私の場合は個人の医療費の領収書をここに入れています。

フォルダのどこを何に使っているのかが通常ではわかりませんので、別途こういったシールを買いました。

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後はそこに放り投げていくだけです。

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いざ税務署に求められたときも、月別にはなっているのでひとまずは探せます。

 

ポケットに放り込んでおく前提はこまめな経理

このポケットに放り込んでいく前提はこまめな経理です。
私の経理の流れとしては次のようにしています。

1 財布からレシート・領収書を取り出す
2 そのレシート・領収書を入力する(今声で入力しています)。
3 そのレシート・領収書を保管する

音声認識経理で売上・経費の重みをより感じる方法。Googleアシスタント&GoogleAppsScript & Googleスプレッドシート | EX-IT

レシート・領収書を入力しないで保管しようとすると、後でまた取り出さなければいけません。
そうなるとポケットに放り込んでおくと不都合でしょう。
(そのまま丸投げするなら別ですが。うちは受けませんが)

だからこそ入力して二度と見なくてすむようにしてから放り投げています。
次に使うのは税務署が取り出すときですので、それで十分です。

自分でもし見なきゃいけないのであれば、月別になっていたとしても探すのが面倒くさくはなります。
つまりは、レシートや領収書を後で見返さなくてもいい程度に入力・記録をしなければいけないということです。

月に1回だけ経理をする場合も、フォルダからレシート・領収書を取り出すのはめんどくさいでしょう。
今回の記事で「めんどくさい」を何度も使っているとおり、私は余計にめんどくさくなることを防ぐために、一見めんどくさいことをコツコツやる主義です。

経理も、その考え方でやっています。

経費を使ってから時間が経つと、「これ何だったっけ?」と記憶も薄れてきますので、余計にめんどくさくなるのです 。
それが経費だったかどうか自体も曖昧になってしまうでしょう。
まとめて入力するのもめんどくさいです。

なお、記録するのは経費にするものだけではなく、生活費いわゆる家計簿もおすすめします。
自分の財布も仕事の財布も結局は1つですので、どちらも見ておかないと本当の意味でお金の記録をすることができず、お金の使い方は上手くなりませんし、数字のことがわかるようになりません。

経理の流れを整えつつ、13ポケットフォルダ、使ってみていただければ。

 



■編集後記

昨日は、スクリーンX(270度のスクリーン)で映画鑑賞。
スクリーンX、いまいちかなぁと。
常に270度というわけではなく、特定のシーンのみ(全体の1/8くらい)が270度で、その他は普通でした。
+700円は高いかもです。
作品自体は楽しめました。

 

「1日1新」

スクリーンX
スパイダーマン ファーフロムホーム

 

■娘(2歳)日記

アンパンマンのアイスクリーム屋が届きました。

アンパンマンやバイキンマンなどのアイスをつくって、カップやコーンに入れて、配っています。
雑誌『めばえ』の付録にもあったのですが、やはりちゃんとした製品版のほうがしっかりしていました。

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