オンライン打ち合わせを減らせば、仕事は進む

2020年4月26日

自宅仕事

オンラインで打ち合わせ（会議、ミーティング）をするのは便利であり、それができるツールもあります。
しかしながらオンライン打ち合わせが多すぎると仕事が進みません。
注意しましょう。

※オンライン打ち合わせツールTeams　by　Leica M10

1 オンライン打ち合わせは便利
2 オンライン打ち合わせが多いと仕事は進まない
3 「メールでいい」→「メールがいい」

オンライン打ち合わせは便利

自宅にいながらオンラインで打ち合わせはできるのは便利です。
ノートパソコンがあれば、そのビデオやマイクを使ってかんたんに打ち合わせができます。
リンクをクリックするだけで使える無料オンライン打ち合わせツール | EX-IT

ネットで打ち合わせするならZoom | EX-IT

もちろん気をつけなければいけないことはありますが、移動せずに気軽に打ち合わせができるのはありがたいことです。
しかしながらオンライン打ち合わせばかりやっていると仕事は進みません。

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オンライン打ち合わせが多いと仕事は進まない

打ち合わせは時間を使うものです。
打ち合わせ自体の時間ももちろん、カメラで顔を映し出すとなると
・服装をどうするか
・整える（化粧、髪、ひげなど）
・背景をどうするか
・周りの音（家庭音、家族など）に気をつける
など気を使うため時間を使います。
（ビデオオフにするという選択肢はありますが）

1日に5件の打ち合わせが入っていれば、1つのひとつの打ち合わせが30分だとしても150分も使います。
オンラインだと移動しなくていいので、打ち合わせの数を増やすことができる、というよりもできてしまうのです。
これまで以上に気をつけなければいけません。

私は、もともと打ち合わせの数を増やさないようにしています。
お互いのためでもあるからです。
こちらから打ち合わせをお願いするとしても、オンライン打ち合わせである明確な理由がある場合に限ってやっています。
・画面共有で、資料を見て話したほうがよい場合
・お客様のパソコンをリモート操作する場合
・顔を見て話したほうがよい場合、話したい場合
であればオンラインでの打ち合わせをしますが、そうでない場合はメールです。

「メールでいい」→「メールがいい」

「メールでいい」というより「メールがいい」という場合もあります。
メールだと
・同時に時間を使わなくてもいい、読む・返信するタイミングはお互い選べる
・オンライン打ち合わせよりも費やす時間が少ない（少なくできる）
・準備が必要ない
という特徴があるからです。

その代わりメールで的確に伝えるというスキルが必要となります。
メールも頻繁にやり取り（ラリー）が続くのであれば、時間を使いますので。

・用件を明確にする
・依頼事項は目立たせる
・それでいてやわらかくする
ということは欠かせません。
メールに時間をかけたくないからといって簡潔に書いてしまうと、硬い文章になったり、強すぎる文章になったりするからです。

私はこういったスニペットツールを使いつつ、できる限りやわらかく表現するようにはしています。
「!o」で「おはようございます」　スニペットツール（Dash・PhraseExpress）の登録パターン | EX-IT

テキストコミュニケーションスキルは今後も欠かせないものです。
（その練習として毎日書く習慣はおすすめではあります）。

「オンライン打ち合わせするほうが丁寧」ということは決してありません。
時間をいただく以上、安易にオンライン打ち合わせすべきではないのです。
これは電話にもいえますけど。
「メールで失礼します」「メールですいません」とか必要ありませんし。

メールをうまく使ってオンライン打ち合わせを減らしていきましょう。
その機会を減らすだけではなく時間も短く区切りたいところです。

打ち合わせだけではなく、チャットも同様に時間を使いがちです。
同じ会社内であれば、密なコミュニケーション（という名の監視）が必要かもしれませんが、社外であればそれは必要ないでしょう。
成果で判断できるからです。
（社内でも密なコミュニケーションとか朝礼とか定例ミーティングとかいらんがなと思いますが。テレワークの敵は上司や慣習です）

オンライン打ち合わせだけではなく、オンライン商談・オンライン無料相談、オンラインセミナー受講、オンライン飲み会なども増やし過ぎには注意しましょう。
予定が多すぎると仕事が進まないのは当然です。

カレンダーが空白だと不安かもしれませんが、カレンダーを埋めることと成果は別物と考えましょう。

日中は、たくさんの予定があって、土日や夜仕事を進めなきゃいけないということになると、仕事をする時間はどうしても長くなってしまいます。
オンラインだと、土日も夜も関係なく予定を入れてしまいがちなので、なおさら注意が必要です。

便利なものにはトゲがありますので気をつけましょう。