売上をデータで集める理由とポイント。Excel・Misoca・Airレジ。

「売上を分析する」といっても、手書きでは大変です。
売上をデータで記録することを考えなければいけません。
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※自宅にて DSC-RX100M3

売上データ記録のポイント

売上分析の第一歩は、売上データを作ることです。
手書きではそれ以上の加工、分析はできません。
何らかの形でデータにする必要があります。

その際のポイントは、次の3つです。

1 発生=確定した時点で記録する

売上は、発生した時点で記録するのが理想的です。
たとえば、5月にした仕事で、6月に入金がある場合は、6月。
6月にやった仕事で、5月に前もって入金があった場合は、6月。

もちろん「理想」ですので、そうもいかない場合もあるかもしれませんが、売上をいつ把握するかをまず考えましょう。
入金されたタイミング(振込、カード決済)では、売上の時期がずれてしまいます。
「何月分の売上」にこだわりましょう。

商品を売った日、サービスを提供した日などが考えられます。
飲食店やエステ、治療院といったサービス以外なら、「日」はそれほど気にしなくてもかまいません。
「月」で把握しましょう。

2 その都度記録すること

決算の時期にまとめて売上を記録しても、売上データを作っても意味がありません。
もう過去のことだからです。
数字は、できるだけ速く見ることが大事であり、そのためには、その都度記録しなければいけません。

3 入力は1回にすること

データづくりに時間や手間をかけてはいけません。
入力するのは1回だけにしましょう。

・Excelに入力して、会計ソフトにも入力。
・手で書いて、Excelに入力。
・レジで打って、さらにExcelへ入力。
・レジでも会計ソフトでも入力。
・自分で入力しているのに、税理士側でも入力。
と、同じ売上を、2回以上入力すると手間です。

データにすれば、それを使えます。
2回入力する必要はないのです。

Excelで売上を記録する

Excelで売上データを記録するなら、こういった例が考えられます。
データを記録することが目的ですので、表の形で入力してはいけません。
表だと、その後に加工できないのです。

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データ形式なら、
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集計も、加工も楽にできます。
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売上が発生したときにExcelに記録し、集計していけば楽しみもうまれるはずです。
むしろ楽しくなるように、売上を上げていきましょう。

サンプル
EX-ITサンプル 売上データ記録.xlsx

請求書をExcelで作るなら、データ形式から請求書を作りたいものです。
ただ、スムーズに作るならマクロが必要となります。
請求書のフォーマットから、売上データを作る場合も、スムーズに作るならマクロが必要です。
(INDIRECT関数でできなくもないのですが)

【関連記事】【INDIRECT関数・マクロ】それぞれのシートにある月々のデータをExcelで集計する方法 | EX-IT
リンク

現実的には、請求書発行システムを使う方法があります。

Misoca、AIRレジで記録する

請求書発行時点に記録するMisoca

ネットで請求書を作り、郵送もできるMisoca(みそか)

私も使っています。
Misocaで請求書を作れば、データになるのです。
データをダウンロードして、Excelで加工することも、会計ソフトに連動させることもできます。
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Excelデータを取り込むこともでき、私がやっているのはこの方法です。
(実際にはマクロを使っています)
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【関連記事】クラウド請求書サービスを比較!Excel(CSV)一括取込、郵送するならMisoca | EX-IT
リンク

以前書いた記事です。
現在は、基本料無料、1通180円で送ることができます。
【関連記事】ネットで請求書を作成・郵送できるmisoca。8つのいい点・8つの気になる点 | EX-IT
リンク

iPadがレジになるAirレジ

請求書を発行しないビジネス、お店では、レジに売ったものがデータになると便利です。

レジシステムはそれなりに高く、データにできるものはそれほどありません。
古いレジは捨てて、iPad(タブレット)で使えるレジを使ってみましょう。

iPadレジは、格好がいい、レジ業務の効率化だけではなく、売上データを記録できることが最大の利点です。
各社ありますが、顧客管理もできるようになったAirレジをおすすめします。
利用料は無料、レジシートやキャッシュドロワーは有料です。
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もちろん、データとして活用できますし、一部の会計ソフトとの連携もできます。
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売上をどうやってデータで集めるかを考えましょう。

私の場合は、すべての売上を1枚のExcelシートに記録しています。
【関連記事】独立後9年弱の会計データをすべて1枚のExcelシートに入れている理由。管理しやすさ・使いやすさ・宝の山。 | EX-IT
リンク

・税務顧問→Excelに入力し、Misocaに取り込み、請求書発行
・コンサルティング→実施する日付でExcelに入力
・セミナー→開催する日付でExcelに入力
・執筆→その記事掲載日または掲載号発売日の月でExcelに入力
・出版→本の発売日、重版分の配本日でExcelに入力
・ブログ→収入の発生月でExcelに入力

Misoca、Airレジ、会計ソフト(free、MF、弥生会計)等の導入支援(導入する側、導入支援する側双方)もコンサルティングで承っています。
個別コンサルティング





【編集後記】

会社の第9期が昨日6/30で終了。
売上下がりましたが、業績はまずまずです。
今回の決算・申告でもいろいろと実験しようと思っています。自分の会社で。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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