確定申告、年末調整の資料はスキャンして使って、ほったらかし保管

2020年10月12日

税金×IT

捨てられない資料は、スキャンするようにしています。
疑似的に捨てられるからです。

※生命保険の資料　by　Panasonic G100

1 税金の資料は、紙が基本
2 確定申告、年末調整の資料はスキャンして使う

税金の資料は、紙が基本

税金関係の資料は、多少なりともルールが変わってきてはいますが、紙が基本です。
原則として紙で保管しておかなければいけません。
捨てることができないのです。

ペーパーレスをしようとしても、それらの紙はペーパーレスにすることができません。
これは、いたしかたないことです。

そして、税務署から見せてほしいといわれたら、その紙を見せる必要があります。
その機会は多いというわけではありませんが、そのときに見せることができなければ、税金を追加で罰金とともに払わなければいけないこともあるのです。

逆にいえば、そのときにさっと見せられればいいということ。
捨てなければいいだけです。

私はすぐスキャンして、疑似的に捨てています。

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確定申告、年末調整の資料はスキャンして使う

生命保険や住宅ローンの資料などといった確定申告や年末調整の資料も捨てられない書類です。
データ連動もできますが、それなりの手間もあります。

無料の国税庁年末調整ソフトの現実的な使い方（2020年・令和2年年末調整電子化）

対応していない保険会社があるのもネックです。
ネタのためでもあり、できるものは連動しますけど。

五月雨式に届き、確定申告の場合だと、10月ごろに届いて、年明けに処理しなければいけません。
その間が落ち着かないのです。
自社で年末調整をする場合も、10月ごろ届いて12月となるでしょう。

私の場合は、確定申告をしているので、年明けに使います。

届いたら、余計な紙をまず捨てて、

無駄な部分（はがきや書類のいらない部分）を切って捨て、

スキャンしています。

余計な紙の見極めが難しいところですが、「控除証明書」という部分だけが必要で、あとのお知らせ系はまったく不要です。

スキャンは、スマホでやり、iPhoneならScannable（Evernote連動）、AndroidならEvernoteアプリで、やっています。
確定申告のときに、そこを見ればわかるわけです。
紙はもう二度と見ません。
捨てたも同然です。

※会社員の方は、勤め先に紙で提出することになりますので、スキャンは必要ないでしょうね。

捨てちゃいけないけど、ほったらかしでいい

捨てちゃいけない書類は、何も目立つところに置いておく必要はありません。
私は、レシートを入れているフォルダにがさっといれて、ほったらかしです。

13個のフォルダがあるので、月ごとに12、もう1つをこういった書類を入れる場所にしています。

レシート・領収書の整理に13ポケットファイルフォルダ

レシートをらくらく整理　13ポケットフォルダ – YouTube

それでも言われれば、すぐ出せます。
（まあ、許容範囲の「すぐ」ですが）

使ってから保管
ではなく、
保管してからデータで使う
ということです。

使うときまで「紙」というルールではありません。

これは、レシートや請求書にも言えることで、原則として紙で保管する必要があります。
ただ、レシートや請求書は、入力してから保管するようにしています。
（請求書はそのときに払ってしまうことも）
・データとして使う
・スキャンしてもデータを確実には読み取れない、スキャンするなら入力したほうが速い
・すぐ処理してもいい
ものだからです。

確定申告や年末調整の生命保険料の書類はすぐに処理できないので、スキャンしているに過ぎません。
ふるさと納税も同様です。
医療費は、経理の一部としてその都度（翌朝）に入力して、レシートは、ほったらかし保管しています。

手元の紙をどうやって目の前からなくせるかを考えていきましょう。