「どう効率化するか」より「何を効率化するか」

効率化するときに、どう効率化するかも大事ですが、何を効率化するかが大事です。

※効率化できない電話 by Leica M10+90mmF2

電話を効率化

電話を効率化するシステムがあります。
・電話を自動でかけることができる
・繰り返し営業電話をかけることができる
・通話を録音し、テキスト化できる
と。

電話をかけるのは手間ですし、相手が必ず出てくれるとも限りません。
録音しても、そのデータを活用するのも難しいものです。
何よりも人手がかかります。

今のIT、AIといったテクノロジーなら、こういった効率化もできるでしょう。
ただ、電話は効率化するかどうか、効率化したいかどうかです。

何を効率化するか

電話は手間がかかる→効率化する
と考えるかどうか。

電話は手間がかかる→メールにする、営業の方法を変える
という選択肢もあります。

何を効率化するかを選べないと、効率化もすすみませんし、効率化できたとしてもうれしくないでしょう。
独立後は、「何を効率化するか」を選べます。
本来は。

・会議の議事録を録音し、自動でテキスト化→会議が必要かどうか、議事録が必要かどうか
・紙の請求書をスキャンしてデータを読みとる→紙である必要があるかどうか
・書類のファイリングを効率化、すぐ見つけられるように→紙のまま保管する意味があるかどうか
・チェックリストをつくってチェックを効率化→そこをチェックする必要があるか
・方向が同じお客様のオフィスを、同じ日に訪問して効率化→訪問する必要があるか、訪問先が多すぎないか
・ランチのついでに銀行へ行き、ATMを記帳して効率化→通帳は必要か
・窓あき封筒で効率化→郵送が必要かどうか
・よく使うからはんこをつくって効率化→手書き、紙である必要があるかどうか
・メールを打つより電話のほうが早いから電話→ほんとうにそうか。メールを打つのが遅いことは問題ではないか
・1分間に◯枚プリントできるプリンターを導入して効率化→プリントアウトする必要があるかどうか
・複合機ですばやくコピー→コピーをとる必要があるか
などなど、効率化の方向性は大事です。

何を効率化するかをまず考えましょう。
もし、必要ないことであれば、やめることができます。

「それ、やめたらいいがな」

仕事の相談を受けたときに、
「それ、やめられませんか?」
「必須ですか?」
「いらないと思うんですけど」
とお伝えすることがあります。

平たく言うと「やめたらいいがな」と。

効率化して10を6にする意味があるかどうかです。
もし0にしてもいいなら、そのほうがいいでしょう。

もちろん0にするのはかんたんではありませんが、意味がないことを続ける大損失を考えると、決断したいものです。
その代わりの方法があれば0にしやすくなります。

・従来の方法はそのままに効率化する
・新しい方法に変えて効率化する
という選択肢があり、多くの場合、前者の「従来の方法」を選びがちです。

紙、電話、手書きという従来の方法を。
ITはそれ以降も進化してきていますが、人の進化は止まっているともいえます。

何を効率化するか。
視野を広げてみましょう。
今やいろんな方法があります。



■編集後記
昨日は、午前中に個別コンサルティングでブログやメール設定など。
午後は、『ひとり税理士の時間術』というセミナーを開催しました。

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『ひとり税理士の時間術』開催
PS5 ジョジョ

■娘(5歳)日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
昨日はダンス教室の日。
また次の発表会に向けて練習がはじまり、新ダンスも。
衣装も楽しみにしています。

効率化

Posted by 税理士 井ノ上 陽一