A4用紙1枚にまとめる効果。パワポ・Excel・Word・マインドマップXMind

IT、ネットにより、1枚、2枚という概念が薄れている今でも、1枚にまとめる効果はあります。

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※広島にて Pixel 3

 

「枚」という概念が薄れている現代でも

 

PCの画面で見ることが増え、ペーパーレス=紙を使わないことも増えてきている今、紙を数える「枚」という概念は薄れつつあります。

私の場合は、ほぼペーパーレスです。

(レシートはしかたなく……)

そんな中でも、「枚」にこだわっている部分があります。
それは、「1枚にまとめる」ということです。

 

 

 

パワポ・Excel・Word・マインドマップで1枚にまとめる

 

1枚でまとめるには、PCの様々なソフトでできます。

 

パワポ(PowerPoint)で1枚

図形やテキストボックス(文字を入れる図形)を自由に配置できるパワポ。
1枚にまとめるのもやりやすいです。

お客様への解説・説明資料、セミナーでの配布資料にも使っています。

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プライベートでも、旅のしおりに使っており、先日の広島旅行でも使いました。
(プライベートなので画像はあちこちからとってきてますが)

情報共有だけではなく、楽しめるようにつくってみました。
おかげで、娘も喜んでくれています。

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こういったときは次のようなことに気を付けています。

仕事上も同じです。

・図形の矢印やテキストボックスを組み合わせてつくる。その際、どれが上に来るかの配置も調整

・日程ごと(2/9、2/10、2/11)に色を分ける
・色は同系統にする

・フォントの大きさは、同じ意味合いならそろえる
といったことです。

画像は、パワポ(バージョンによりできない場合もあります)で、画像を選択して、[図ツール]の[書式]→[背景の削除]で、このように背景を認識してくれます。
多少の誤認識のところは、微調整すると、

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こう切り抜けます。
AdobeのPhotoshopほどではありませんが、認識精度はなかなかのもの。

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こうやってプライベートでやったことが仕事に活かせるということが多いので、パワポを遊びで使ってみるのもおすすめです。パワポに限らず。

なお、パワポで1枚につめこむのは、プリントアウトするときのみにしています。
セミナーのスライドで使う場合には、文字が小さいとみづらいですし、情報がつめこまれすぎているとどこに注目すればいいかわからなくなるからです。
(アニメーションで徐々に表示するという方法もありますが)

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Excelで1枚

Excelでつくってパワポで1枚資料にすることもありますが、このように配置してExcelで1枚にもできます。

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元データは、別のシートに置いておき、グラフをつくって、それを資料のシートへ移動したり、VLOOKUP関数で概要を連動させたりします。

 

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Wordで1枚

Wordでも1枚資料をつくれます。
Wordの場合は、2ページを1枚にプリントアウト(またはPDF化)することが多いです。

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このように情報をまとめられます。

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マインドマップで1枚

もともとマインドマップを好んでいるのは、1枚にまとめられるからでもあります。
今愛用しているのは、WindowsでもMacでもiPhoneでもAndroidでも使えるXMindです。

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資料に使うほか、セミナーで話す内容の整理、本の目次構成案の下ごしらえに使うこともあります。

 

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1枚にまとめる効果

1枚にまとめると次のような効果があります。

かさばらない

プリントアウトするにしても、枚数が多いとかさばりますし、情報がちらばります。
同じような情報だと、1つにしておいたほうが楽です。

一覧できる

1まとまりの情報を一覧できるのはメリットです。
あっちこっちにいかなくてすむので、集中もできます。

 

スキルを磨ける

1枚にまとめるのは、スキルも必要です。
余分なことを省き、必要なことをいれ、なおかつ伝わるようにするには、工夫しなければいけません。
図、写真、グラフを使ういいトレーニングにもなります。
10枚の資料をつくるよりも1枚の資料をつくるほうが、はるかに難しいものです。

「資料は多ければ多いほうがいい」という概念を手放すことも、IT、AIの時代、必要となります。

1枚資料、つくってみていただければ。

 

 

 




■編集後記

昨日はお客様のご自宅へ。
2008年からのお付き合いです。
確定申告の個別コンサルティングでした。

 

■昨日の「1日1新」

お客様の自宅

 

■昨日の娘日記

最近は、おまわりさんブーム。
お風呂に「ワンワンのおまわりさん描いて」「ねこのおまわりさん描いて」「きりんさんのおまわりさん描いて」「ぞうさんのおまわりさん描いて」とエンドレスです。
昨日は、トトロのおまわりさんも。
帽子を載せているだけなんですけど。