メールのスピードを上げるための3つのポイント

メールのスピード感は、いまや仕事には欠かせません。
私も3つのポイントを大事にしています。
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電話が早い?メールが速い?

「電話した方が早い」
「メールの方が便利」
など、様々な意見があります。

私は次の理由からメール派です。
・相手の邪魔をしない(電話だと邪魔してしまう可能性があります)
・相手に直接届く(電話だと取り次ぎや留守電の可能性があります)
・記録として残る

もちろん電話で話すこともありますし、必要に応じて使い分けていますが、メールの方が圧倒的に比率が高いです。
電話Onlyの方とは、次第に疎遠になっています(^_^;)

メールもタスク

メールを書くのは簡単ではありません。
かなりの時間がかかる案件もありますし、軽々しく返すべきでないものもあるでしょう。

メールも「仕事」として、「タスク」(やるべき仕事)としてとらえて、自分の時間に組み込んでいくべきです。
「片手間にメールを返そう」「スキマ時間にメールを書こう」と思わずに、仕事の中でこなすようにしています。

メールのスピードを上げるためにやっている3つのこと

その上でメールのスピードを上げるため、次のことをやっています。

1 メールと情報を分ける

私が使っているGmailの機能で、メールと情報を明確に分けます。
情報&重要性の低いメールは受信トレイに入ってこないようにしています。
返信しなければいけないメールを明確に意識するためです。

この設定はその都度、細かく、かつズバッとやっています。
迷惑メールももってのほかですが、許可していないメール、名刺交換しただけで送ってくるメルマガなども処理の対象です(^_^;)
重要なメールが紛れないようには、心を鬼にします(笑)

設定は次のような記事を参考にしてください。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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広告も当然カットします。
気になる広告をGmailに表示させない Chrome+Ad Remover and Better UI for Gmail | EX-IT

・Gmailでメールを自動的に振り分ける方法 | EX-IT

≪迷惑メール≫をGmailのゴミ箱へ直行させる方法 | EX-IT

2 徹底したえこひいき

メールと情報にわけた後、メールも強弱を付けています。
最優先は、顧問契約のお客様です。
顧問契約のお客様のメールだけが通知されるように設定しています。

メールの通知がなくても1時間又は30分に1回はメールチェックしていますので、それほどスピードは落ちません。
逆説的ですが、通知をOFFにしてからの方がメールへの反応がよくなりました。

メールの通知があるとき=メールを返信できるときではありません。
メールを見に行くとき=メールを返信できるときなのです。

3 スキマ時間を使わない

前述したように、スキマ時間(電車での移動、エレベーター)でメールを返信することは少ないです。
スキマ時間は本を読むと決めています。

なぜなら、PCで打った方が速いからです。
トータルで考えるとメールのスピードは上がります。
重要度により切り替えていますし、長く外出しているとき(PCを使っていないとき)はチェックするようにしているなど、柔軟性は持たせています。

職業柄、出先で急いで返信しても、中途半端になることも多いです。
もちろん、「はい」「いいえ」「了解」程度のメールはすぐ返してもいいものですけどね。

ーーーまとめーーー
メールをどう活用するか、どう処理するかは仕事全体の効率につながります。
メール通知を切ってみる、情報とメールを分けるのは特におすすめです。





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