クラウドでマイナンバーを集める方法。マイナンバー管理freee・MFクラウドマイナンバーの比較。

マイナンバーを集める場合、クラウドを使うと楽です。
現状、考えられるものを比較してみました。

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マイナンバー管理freeeとMFクラウドマイナンバーの比較

マイナンバーを従業員や取引先などから集める場合、手書きで集めてしまうと、それを入力する業務が発生します。
手間だけではなく、間違えるリスクもありますし、紙の重要機密書類（マイナンバーが書かれた瞬間に重要機密書類になる）が増えてしまうことも問題です。

マイナンバーは、従業員の場合、その扶養親族も含めて集めなければいけません。
従業員数が多く、扶養親族も多いと、今回の導入後にはじめて入力する際はかなりの負担です。

クラウドを利用すれば、従業員や取引先にマイナンバーを直接入力してもらえます。
もちろんセキュリティ上、大丈夫かという問題もありますが、それぞれのシステムを比較してみました。

現状、クラウドでのマイナンバー管理システムで主なものは、マイナンバー管理freeeとMFクラウドマイナンバーがあります。
それぞれ、会計ソフト・給与ソフトのfreee、MFが運用しているもので、セキュリティ的にも安心な方です。
クラウドに保管して必要なときだけ使うようにすれば、漏洩のリスクも減ります。

現時点（2015年10月7日）で比較してみました。

・価格

freeの方が安いです。
一般価格だと、MFクラウドは従業員数によっては高くなります。

プランは、従業員10名、その他10名なので合計20名まで使え、扶養親族はそのカウントに入れません。

また、freeは会計ソフト（法人だと月1,980円）、給与ソフト（基本1,980円。4名以上は300円/人）を使っていれば、マイナンバー管理freeeを無料で使えます。
会計や給与を使っているならば、お得です。
マイナンバー管理のために、会計や給与計算を契約することも考えられます。

・CSV取込

従業員情報を手入力するのではなく、データ（Excel、CSV）を取り込めるかどうかは重要です。
freeeは現状できません。
「現状」というのは、クラウドサービスは随時アップデートされるため、今後はできるようになる可能性があるということです。
freeeは給与計算の方でも従業員データを取り込めません。
（近いうち取り込めるようになる予定ですが、マイナンバー単体では取り込めない可能性があります）

MFは現状でもCSVで取込が可能です。

後発のサービスは、CSV取込は必須にすべきでしょう。
他のソフトからの切り替えの際、すべてを入力していては大変で、とてもやってられません。
それが嫌だから、切り替えないということも多いはずですし、こういったクラウドを使う人は入力は大嫌いです。
CSV取込がないのは、大きな損失になり得ます。

MFも給与計算では、過去の給与データを取り込めません。
それまでExcelや他のソフトでやっていたデータを取り込めないと、年末調整のときに困ります。

・従業員入力

従業員それぞれに入力してもらえるというのがクラウドの魅力です。
これができずに、クラウド〜と名乗っているソフトもありますが、意味がありません。

あらかじめ従業員情報（氏名、メールアドレス等）を入力し、メールでマイナンバー入力を依頼できます。
※この「あらかじめ」のときに前述したCSV入力がないと困るのです。

受け取った側はメールのリンクをクリックし、この画面を開き、マイナンバーを入力、番号確認（通知カード）と身元確認（免許証）の画像をアップすることもできます。

会社側は、その結果を確認するだけです。
（この確認画面が一覧でできるといいのですが・・・。現状は1人ずつ開かないといけません）

・CSV切出

入力した（集めた）データをCSVデータとして切り出して、Excelや他のシステムで使えるかどうかも重要です。

どちらも現状はできません。
MFは今後対応予定で、おそらくfreeeも対応してくるでしょう。

ソフト側としては、CSV切出ができてしまうと、乗り換えられる可能性も上がるので、本当はCSV切出の機能をつけたくないはずです。
ただ、そんなことを今言っていてもしかたがなく、利便性を考えるとCSV切出は欠かせません。
小細工をして囲い込もうとしても、ユーザーは逃げていきます。

少なくとも私はこのCSV切出がないシステムは使う気がありません。
その後のデータ活用の際に困るからです。

マイナンバーを集めた後にも仕事はあります。
・税務署へ源泉徴収票を提出（一定の要件に該当する場合）
・市区町村へ給与支払報告書を提出（基本的に全員）

freeeもMFも給与計算サービスを契約していればマイナンバーサービスと連動して、これらの業務をすることは可能です。
ただし、プリントアウトして紙での提出です。
上記の業務はネットで完結できますし、これまでずっとそうやってきているならば、紙で出すのはかなりの手間になります。

現実的には、CSV切出しして、税務のシステムに取り込み、ネットで提出するようになるはずです。
その際のCSV切出ができないと困ります。

メルマガ配信システムを利用

マイナンバーを集めるのに、メルマガ配信システムを使う手もあります。
（メルマガ配信システム会社は嫌がるかもしれませんが）

メルマガ配信システムはメールアドレス流出を防ぐためにセキュリティがきちんとしているところが多いです。
こういったシステムで、フォームを作って、入力してもらえば、

データとして蓄積できます。
もちろんCSV切出も可能です。

なお、私が使っているサービスはここです。
ステップメール配信ASP「オートビズ」

【関連記事】ブログ2,972日・メルマガ1,174号続けた私が考えるブログとメルマガの違い |EX-IT
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※マイナンバー集めに使う際には、自己責任でお願いいたします。

Googleフォームを利用

freeeやMFといったマイナンバー管理システムには毎月お金がかかります。
しかも、導入したら、半永久的にかかるのです。
月980円としても、1年で11,760円かかります。

マイナンバーのために、このコストをかけるのは考えものです。
紙での管理にする方法、最初の収集だけシステムを使う方法（1ヶ月だけ契約してデータを取り出して解約。あとは会社で保管）もあります。
最初の収集だけ乗り切れば、あとは新入社員の管理をするだけです。
（多くの新入社員がいる場合は大変ですが）

クラウドのしくみを無料でやる方法もあります。
ただ、セキュリティ的には上の2つよりは不安ですので、自己責任で使っていただければ。
（私は上の2つのどちらかでやる予定です）

その方法はGoogleフォームという機能を使います。
Googleのサービスですので無料です。

Googleドライブにアクセスし、
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

その中の［Googleフォーム］を選びます。

質問のタイトルを「姓」、質問の形式を「テキスト」というように、

項目を作っていき、画面上部の［実際のフォームを表示］をクリックすれば、

このような登録フォームが表示されます。このページのリンクを従業員に送れば入力できるのです。

入力結果は、この画面の［回答を表示］をクリックすると、

リストで表示されます。

まとめ

マイナンバーを集める方法は、いろいろとありますが、今回ご紹介したfreeeやMF以上にお金をかける必要はないかと思います。
紙でやれば無料ですので、過度のお金をかけるなら、紙で手間をかけてやる選択肢もあります。

ともかく、最初に集める（既存社員から）を乗り切ればいいので、ここが踏ん張りどころです。

【関連記事】マイナンバーを集める・守る・出す。中小企業がマイナンバーで必要最低限やるべきことガイド |EX-IT
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