メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。

2022年1月より、経理のデータ保存の法律が変わります。
便利になりそうで、めんどくさくなる部分も。
フリーランス・ひとり社長に関して、この変更点について、現段階の考えをまとめてみました。

※領収メールとその管理 by Panasonic S1 70-300mmF4.5-5.6

2022年1月に経理データ保存の法律が変わる

経理の書類の保存は、原則として紙です。
現状(2021年まで)は、データで受け取ったものも、原則として紙で保存しなければいけません。

この法律が、2022年1月から変わります。
「データで受け取ったものは、データで保存しなければいけない」のです。

ここで、気をつけたいのは、
・データで受け取ったものは、データでも保存できる
ではなく、
・データで受け取ったものは、データで保存しなければいけない
ということ。

法律上、「できる」と「しなければいけない」は大きな違いです。

今回の改正により、
・「データで受け取ったものは、データで保存しなければいけない」を守らなかった場合は、青色申告を取り消す可能性もある
・もしデータを改ざんしたら、高い罰金(重加算税)がかかる
ということになっています。

まあ、改ざんはやらなきゃいいだけの話ですが、データで受け取ったものをデータで保存しないというのはできないということです。
これがいつ問題になるか。
その都度チェックというものはなく、数年(ときには十数年)に一度の税務調査のときに問題となります。

今は、紙の書類を中心にチェックしていますが、2022年以降の取引については、データで受け取っている場合、それをルールにそって保管しているかをチェックされるということです。
(実際どう運用、チェックされるかはわかりませんが)

この対象(法律では「電子取引」)と考えられるのは、次のようなものがあります。
・メールに添付されたPDF
・メール本文で受け取った請求・領収内容
・こちらからメールに添付したPDF
・こちらからWebゆうびんで送ったPDF
・こちらからメール本文で送った請求・領収内容(自動返信メール含む)
・ネットでカード決済した領収書
・スマホアプリで決済したものの履歴・領収書
・クラウドサービスで受け取った請求書・領収書等
・会員メニューで確認できる領収書等
・インターネットFAXで受け取った請求書等

こういったもので、スマホアプリで決済していても、レシートを受け取れる場合は、そのレシートをとっておけば大丈夫です。
(なお、レシートをスキャンして保存するには、それなりのルールがあります)

これらについて、まずやってはいけないことを見ていきます。

2022年1月以降 経理でやってはいけないこと

データで受け取った請求書等で、経理上やってはいけないのは、
・プリントアウトして保存
・Dropbox、Evernote、Notion、OneNote等へ、後述する検索要件を満たさず保存
・パソコンへ単に保存
といったことです。

プリントアウトして保存してはいけないということは、紙での保存が一切ダメなのかというとそうではありません。
紙で受け取れば、紙で保存してもいいのです。
(スキャンしてそれなりの要件を満たせばデータ保存可能)
データで受けとったら最後、データで保存しなければいけません。

 

後述する手間も考えると、
・紙で受け取り、紙で保存
が楽に思えます。
それはそれで、逆行するので悲しいことです。

今回の改正は、データで保存できる!という利便性を考えたものではありません。
現場を考慮していないのは、世の常です。
どちらかというと、データ保存の規制強化と見るべきでしょう。

だからといって、データ化をせず、紙で送るということをやっていても、未来は開けません。
今回のルール変更にうまく対応して、全体的な効率化を図っていきましょう。

 

ではどうやって保存すればいいか。
フリーランス・ひとり社長についてまとめてみました。

2022年1月以降 経理でやっておくべきこと

データ保存には、次のような要件があります。

1 ディスプレイで確認できる
2 改ざんができないシステムを使う、または規程をつくる
3 検索できる

 

要件1 ディスプレイで確認できる

これは問題ないでしょう。
やぶるほうが難しいです。
ただ、いざ税務調査のときは、ちゃんと見ることができるよう、協力する必要はあります。
「急ぎの仕事があるから、パソコン使っちゃダメ!」というのはナシです。

要件2 改ざんができないシステムを使う、または規程をつくる

データ保存にあたって改ざんをかなり警戒されています。
まあ、改ざんなんてしませんて……と思っても、そうではないのでしょう。
なお、PDFの改ざんは、それなりに大変です。
普通は編集できませんので。

ここでの焦点は、改ざんできるかできないか。
たとえば、クラウド会計ソフトfreeeなら請求書をWeb共有ということができます。
ただ、ずっとfreeeを使い続けるかは注意が必要です。

現状は、請求書を金額の範囲では検索できません。
今後できるようになる可能性はありますが。

 

フリーランス、ひとり社長(中小企業も含めて)は現実的には、システムを使わないということになるでしょう。
この他、先方がタイムスタンプを押している、こちらでタイムスタンプを押すということでも要件を満たすのですが、タイムスタンプは、それなりに高く、現実的ではありません。

システムもタイムスタンプもない場合でも、規程(ルール)をつくっておけば大丈夫です。
「その規程を守っている」という体裁があればいいということになります。

国税庁にはその規程のサンプルがあり、個人と法人がありますが、ひとり社長の場合は、個人に準じて考えればいいでしょう。

こんな感じです。
私がちょこっと変えたサンプルですので、適宜変えていただければ。

                                                電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第1条(目的)
この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。

第2条(電子取引の範囲)
当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
 1 メールを利用した請求書等の授受
 2 クラウドサービスを利用した請求書等の授受
 3 スマホアプリを利用した請求書等の授受
4 上記に類する一切の取引

第3条(取引データの保存)
前条に定めるデータについては、保存サーバー内に7年間保存する。

第4条(対象となるデータ)
保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
1 見積依頼、回答情報
2 確定注文情報
3 注文請け情報
4 支払情報
5  上記に類する情報

第5条(訂正削除の原則禁止)
保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

第6条(訂正削除を行う場合)
業務処理上やむを得ない理由(正当な理由がある場合に限る。)によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に所定の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存するとことをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。


(施行)
この規程は、2022年1月1日から施行する。



そして、データで受け取ったものは、
・PDFを保存
・PDFに出力して保存
・スクリーンショットで保存
といった方法で保存することになります。
保存する場所はなんでもかまいませんし、バックアップは義務付けられてませんが、「データが消えた」ということがないようにしておきましょう。
私は、Dropboxに保存します。

次の要件3と合わせて考えていきましょう。

要件3 検索できる

現実的に難しいのが、この検索です。
国税庁の資料どおりに解釈すれば、それなりの要件が求められます。

ただし、2年前(2期前)の売上が1000万円以下であれば、その年(年度)は、そのハードルをこえなくてもかまいません。
「この領収書ありますか?」といわれたときに、適宜探して見せられれば大丈夫です。

それ以外であれば、検索できる方法で保存する必要があります。
その要件は、
・日付、金額、取引先を条件に検索できるか
・日付と金額は範囲を指定して検索できるか
・日付、金額、取引先のうち2以上の項目を組み合わせて検索できるか
というもの。

これ、敷居が結構高いです。
日付や金額の範囲がなければ、Evernoteやエクスプローラー(MacだとFinder)でも検索できるのですが。

国税庁の資料には、
(1)「20220101_A社_11000」といったファイル名、またはExcel
(2)月、取引先ごとにフォルダをわける
という方法があります。
ただ、この2つが両方必要なのか、どちらかでいいのか、読み取れません。
フォルダについてはおそらく、他のファイルとわけていればいいというものと思われます。

現実的には(1)の後半にあるExcelになるでしょう。
ファイル名のほうがいいかなと一瞬思ったのですが、範囲指定の検索がネックになりました。

※税務調査のときに、すべてのデータをダウンロードできれば、範囲指定や2以上の項目での検索は不要です。ただ、このあたりが曖昧なので、Excelで準備する方向性で考えていきます。
ファイル名のほうが楽なようで、そのファイル名をデータとして活用しにくい、ファイル名に金額もいれなきゃいけないという点がネックです。
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Excelも一手間かかりますが、今考えられる効率的な方法はこれです。
国税庁のサンプルはこういうものがあります。
連番に①とあるのはExcel的にはNGです。
全部手入力になりますし。
日付がこの形式だと、範囲指定で検索できません。

私が考えるのはこんな感じです。

ファイルは、専用のフォルダに、連番で、e1、e2……とふっています。
「電子」という言葉が嫌いなので、eで。

この方法で、Excelのe1を探し出せればいいので、ファイル名はなんでもいいかと。
受け取ったファイル名に連番、スクリーンショットを撮ったら連番という流れを想定しています。
もちろん、中身がわかるようにかえてもかまいませんが。
効率化の案としては、PDFからExcel入力、Excelからファイル名入力、Excelを会計ソフト取り込み(その他との兼ね合いがやや難しい)といったことを考えてはいます。

なお、PDFでもpngでもかまいません。
パソコンの写真を撮るのはありかどうか。
まあ、ありでしょうね。
ただ、効率はよくないので、スクリーンショットを覚えましょう。

 

 

では、パターン別に見ていきます。

メールでPDFを受け取った場合

ダウンロードして、連番→Excelで、保存します。
メールのままでもいいと思うんですけど。
検索できますし。
ただ、国税庁のQ&Aには、「また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。」と書いてあります。

Gmailの検索なら十分かと。
他のメールソフトはそうでない可能性があるからこう書いてあるのでしょうが。

メールでPDFを送った場合

そのPDFを、連番→Excelで、保存します。
Webゆうびん(PDFをアップして郵送)もこの部類でしょうね。

 

メール本文で受け取った場合

メールをPDF出力か、スクリーンショット保存の上、連番→Excel。

 

メール本文で送った場合

自動返信メールを含めて、メール本文で送ることもあります。
この場合も、対象でしょうね。
連番→Excelへ。
自動返信→PDF化というプログラムをつくりたくなります。

 

サイトからダウンロードできる場合

たとえばPayPalだと、サイトから請求書をダウンロードできます。
この場合も、そのPDFに連番→Excelです。

 

スマホアプリで、レシートがない場合

スマホアプリで、レシートがあれば、紙で保存したほうが速いでしょう。
(これは、パンですけど)

交通系ICカードはまともな明細がでないので、どうしようもないでしょうね。
支払先はわかりませんし。
レシートをもらうのが安全です。

スタバのモバイルオーダーペイのように、レシートが基本的に出ないものは、スマホアプリでスクリーンショット→連番→Excelとなります。

流れがなんかよくありませんが……。

 

ネットで買い物をした場合

ネットで買い物をして、紙の領収書が届くなら、それを保存しておけば済みます(またはスキャン)。
データのみなら、PDF化またはスクリーンショットで、連番→Excelです。

スマホアプリ、ネットで買物については、「訂正削除ができないシステムなら電子取引の要件を満たす」とされているので、会計ソフトに連動していれば明細をスクリーンショットしたりPDF保存しなくていいとも考えられます。

今回の改正、実際どこまでやるか?というのが見えにくい部分もあります。

(まとも追加で国税庁から情報が出る可能性もありますし。
税務調査での対応もまちまちでしょう。

今回の記事は、現時点(2021年9月)の考えであり、国税庁の情報を元に解釈したものです。
実際にどうするかは、また違ってくる部分もあるでしょうから、この記事を随時更新していきます。

YouTubeにもアップしました。



■編集後記
昨日は、Kindle本を中心に。
夕方は個別コンサルティング(うけるほう)。

日中に、『新版 ひとり社長の経理の基本』の重版の連絡をいただきました。
お買い上げいただいた皆様、ありがとうございます。

13時に予約開始だった『RG エヴァンゲリオン』をミス。
Twitterで情報収集し、別サイトでも予約を受け付けていて、無事予約できました。
また、最近狙っていて品切れだったものも無事購入。
タイミングがよかったです。

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とある個別コンサルティング

■娘(4歳5ヶ月)日記→Kindle『娘日記』
ヨドバシカメラやビックカメラによく付き合ってもらうので(最近は少ないのですが)、テーマソングを聞くと、「え、もしかして……。」と。
やたら警戒されています。
娘はおもしろくないでしょうしね。カメラ売り場とか、パソコン売り場とか。