「経理を効率化する」と「法律を守る」の両立。電子帳簿保存法(電子取引)改正後の結論。

経理効率化を考えるときに「法律を守る」という視点は大事です。
その法律改正のドタバタにかかわらず、結局何をすればいいかをまとめました。

※メールで受け取った請求書PDF by Leica M10+28mmF2.8

2022年1月以降の法律改正は延期

2022年1月以降、経理に関する法律(電子帳簿保存法)が変わる予定でした。
データで受け取った経理の証拠(領収書、請求書等)が、
・紙で保存

・紙で保存してはいけない。データで検索できるように保存
となる予定だったのです。

「でした」というとおり、土壇場の2021年12月に延期となりました。
このあたりの記事で書いています。

メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。

2022年1月電子帳簿保存法改正。やってはいけないこと・すぐやるべきこと・税務調査までにやるべきこと

ただし、
・やむを得ない事情がある
・税務調査のときに、プリントアウトして見せる(「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたもの に限る」と書かれています)
という要件付きです。

やむを得ない事情がなければ、予定通り2022年1月から法律を守らなければいけません。
実質的には延期です。

結局、経理では何をすればいいか。
法律を守りつつ、効率化したいものです。
まずは、法律を守るという点からみていきます。

 

法律を守るためにやっておきたいこと

経理効率化で考えたい法律には、ざっくり書くとこういうものがあります。
・取引を記録
・その記録の証拠を保存

記録していないのもルール違反ですし、その証拠がないのもルール違反。
両方が必要なのです。
これらのものをその都度税務署に出すわけではなく、税務調査のときに、その記録(総勘定元帳)と証拠(領収書、レシート、請求書、契約書等)を見せれば、法律上OKということになります。

記録について、会計ソフトを使うことは法律で決められていません。
別に使わなくていいのです。

その記録の証拠の保存は、原則として紙。
「紙でもらわなければいけない」
「紙でもらってはいけない」
という法律はありませんが、
「紙でもらったものは紙で保存。データにするなら、一定の条件が必要」
「データでもらったものはデータで検索できる形で保存。紙はダメ」
という法律はあります。

このうち実質延期になったのは、
「データでもらったものはデータで検索できる形で保存。紙はダメ」
です。
じゃあ、これ以前はどうだったかというと、
「データでもらったものは紙で保存」
でした。

まとめると、
・取引を記録
・その記録の証拠を保存
→紙でもらったものは、紙で保存
→やむを得ない事情で、データでもらったものは、紙で保存。データで保存したものは、税務調査時にプリントアウト。
というのが法律を守ることになります。
もちろん、売上を漏らさず入れ、適正な経費を入れつつ。

なお、証拠としてクレジットカードの利用明細は適していません。
カード会社は、支払った先ではないからです。

これらの法律を守りつつ、経理を効率化するにはどうするか、まとめてみました。

経理を効率化するためにやっておきたいこと

 

取引の記録

法律上の取引の記録は、会計ソフトを使うのが効率的です。
ネットバンク、カード等会計ソフトで連動できるものは、連動しておきましょう。

ただ、会計ソフトだけでは効率化はできないので、Excel(ときにはプログラミング)を併用します。
Excelに入力して取り込んだほうが数倍速いです。
freeeに入力するよりExcelに入力。Excel→freeeインポートマクロ&RPA(UiPath)

 

 

 

その取引の記録を「税務調査時」に見せるなら、会計ソフトから総勘定元帳をプリントアウトすればすみます。
これをデータで保存できる法律もありますが、紙でもいいので。
(その他の理由もありますが、省略します)

紙の証拠の保存

法律上の証拠の保存で、紙で受け取ったものは、紙のまま保存しましょう。
ちゃちゃっと入力してフォルダへいれます。
レシート・領収書の整理に13ポケットファイルフォルダ
スキャンのできますが、スキャンのほうが手間だからです。
レシートをためていればスキャンのほうがいい場合もありますが、そもそもレシートをためるのが非効率。
記憶を薄れますし、たまったレシートをみて憂鬱になるのも無駄です。
スキャン読み取り後のチェックも必要ですし。

データの証拠の保存

まとめると、法律はこう改正されました。
検索の要件もあります。
ただ、この2023年12月31日までは、こうしなくてもかまいません。
(やむを得ない事情があり、税務調査のときに、プリントアウトすれば)

実質は、このようにGmailも使ったほうが効率的です。

そして、従来どおりデータを紙で保存することもできます。
(やむを得ない事情があれば)

 

プリントアウトしたほうがやりやすいという場合以外は、データで受け取ったもの、メールやブラウザ、アプリなどの証拠は、データのまま保存しておきましょう。
データであるものはデータで保存して、少なくとも検索してみつかるようにしておけば十分です。

データ保存先は、
・Gmail
・Dropbox
それぞれ同じようなものであれば、それでもかまいません。

クラウド(バックアップできる)かつ検索しやすいので、Gmailを選びます。
Gmailに保存するのは、
・メールで受け取る購入明細
・メールに添付されるPDF

メールで来るものは、この方法でいけます。
・スタバ モバイルオーダー&ペイ
・メルカリ
・Google
・Microsoft
・Zoom
・Amazon
・楽天
・ヨドバシカメラ
・ビックカメラ
・マップカメラ
など。

カメラのマップカメラはレシートが必ず入っています。

Amazonはクリックしないと、明細を見ることができませんが、そのクリック先のサイトに明細があるので問題ありません。
購入明細一覧をつくる方法も記事にしました。
Amazonの購入履歴をGmailから集めるGAS。2022年1月からの電子帳簿保存法改正対応。

Gmailにラベルという機能があるので、「経理」とでもつけて、わかるようにしておきます。
検索できますが、よりわかりやすくするために。

ラベルを付ける習慣を身につけつつ、パターン化できるならGmailのフィルタを使いましょう。
こういったルールをつくれば、そのメールが来たら自動的にフィルタをつけることができるのです。

ラベルがついたものを一括してPDFにすることもできます。
Gmail→PDFを自動化するGAS。2022年電子保存法改正対応。

メール添付のPDFは、ダウンロードしてもいいですし、そのまま残しておいてもいいかと。
必要なら、プリントアウトできますので。

Dropboxに保存するものは、メールで明細が来ないもの、そしてこちらがデータで発行したものがあります。
たとえば、スマホアプリでその利用履歴のメールがこないものでは、レンタル電動キックボードのLuup(電動キックボード)。
アプリの画面をスクリーンショットで撮って、スマホのDropboxに保存→パソコンで整理という流れ、習慣を身につけましょう。

こちらから出す請求書、領収書の控もデータでDropboxに入れておきましょう。
メールで送っているならGmailにラベルをつけてもいいのですが、送り先によって郵送、Webゆうびん、メール、アプリなどと変わるなら、「請求書=Dropbox」と統一したほうが効率的です。

 

ルールを守り、その中で徹底して効率化していきましょう。
(なお、外注する、丸投げするという選択肢は、考えていませんし、おすすめもしていませんし、私は受けていません)



■編集後記
昨日は、近くのスーパーに行っただけでした。
娘の買い物につきあって。
夜は、ブログ習慣化プロジェクトのセミナーを開催しました。

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ブログ習慣化プロジェクトのセミナー
マイスターズドリーム

■娘(4歳9ヶ月)日記→Kindle『娘日記』
マイメロちゃんのクッキーセットで、クッキーをつくりました。
型をとって、しろい部分をつくって、チョコペンで顔を書き。
次は、シナモンをつくりたいそうで。