消費税8%時代のExcel交通費精算ーサンプルつきー

消費税8%になって、電車代も変わりました。
交通費の精算は、変わらずExcelでやっています。
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消費税8%時代の交通費

4/1から消費税が8%になり、交通費も変わっています。
Suica、PASMOなどのICカードで支払った場合と、切符を買った場合とで金額が異なるようになりました。

たとえば、これまで160円だったところは、ICカードだと165円、切符だと170円です。
切符は160円、Suicaは154円!4/1からの交通費精算 | EX-IT

Suica等の経理

経理上、ICカード、切符のどちらで処理するかは、実際にどちらで払ったかによります。
私の場合は100%、ICカードで払いますので、翌日にExcelで処理しています。

ICカードへのチャージで経費にするのはおすすめしません。
たとえば、5,000円チャージしても、それを何に使ったかわからないからです。
プライベートのモノや飲食にも使えてしまいます。
証拠能力は低いといわざるをえないでしょう。
(100%仕事の交通費にしか使わないというのなら別ですが)

その都度経理するのは非常にめんどくさいのですが、月に一度精算しようとすると記憶を呼び起こすのが余計に大変です。
会社員時代、私はそれに苦しみましたので、今のような形で記録するようにしました。

Excelで交通費精算

今は、翌朝に必ず記録します。
前日のことならまだまだ覚えているからです。

といっても、毎回交通費の金額を調べていると大変ですので、一度乗った区間は、再度調べなくていいようにしています。

Excel交通費精算のしくみ

こんなしくみです。
①日付、行き先、片道かどうかを入力
②オレンジ枠のデータベース(これまでの乗ったことがある区間)から金額が連動される
③右のエリアではピボットテーブルで集計(右クリック→[集計]又はピボットテーブルを選択してAlt+F5による更新が必要)
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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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[区分]には、プライベートのものに「1」と入れています。これは経費に入れません。
4/5の新宿はトライアスロンに向かうためのものなので、経費ではないからです。

私の場合、自宅を起点にすることが多いので、行き先に「新宿」と入力したときは、自宅→新宿という意味で使っています。
事務所から行くときは、「神保町→○○」「水道橋→○○」です。
定期を買っているときは定期の区間は含ません。
(今は定期を使っていませんが)

なお、このデータは月や年でファイルやシートを変えずに、1枚のシートに記録していきます。集計結果だけ会計ソフトに入れておけば十分です。
(会社により業務内容、詳しい経路を入れなければいけないケースもあります)

消費税8%になってやり直し・・・

これまでずっとデータベースをためていましたが、消費税が8%になることで、ゼロからやり直しでした・・・。
計算式でやろうとしても差異が出てしまうので、泣く泣く入力しています。
ただ、交通費(行き先)は、ある程度決まっていますし、ある程度データベースが蓄積されれば、楽に入力できるでしょう。
再度10%になるとやり直しですけどね・・・。

データベースにない場合

たとえば、「水道橋→千駄ヶ谷」に乗ったときには、まだデータベースにありませんので、入力しても、エラー(#N/A)となります。
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この場合は、「水道橋→千駄ヶ谷」を検索して入力します。
今までは、「水道橋から千駄ヶ谷」とGoogle検索にいれればよかったのですが、現在は、切符購入の金額しかでてきません。
ちょっと不便です。
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しかたなく別のサービスを使っています。
Yahoo!路線情報だと、[IC優先]という設定にすれば、ICカードの金額「154円」が出てきます。
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この結果をデータベースへ反映させましょう。
「水道橋→千駄ヶ谷」をコピーして貼り付け、154と入力すると、308と往復の金額が表示されます。
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片道の場合は、「片道」と入力すれば、154と片道の料金になります。
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あとはピボットテーブルを右クリックして[更新]すれば集計も可能です。
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まとめ

スマホアプリにも交通費精算できるものがありますが、電車に乗るとき、降りたときなどに入力しようとしてもついつい忘れてしまいます。
(私はダメでした)
イレギュラーがないことが習慣化の秘訣です。
翌朝なら必ず時間をつくれ、経費精算できますので、私は翌朝にExcelでやる方法にしています。
(早起きする必要はありますけどね)

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サンプルを置いておきますので、よかったら使ってみてください。
テーブル、VLOOKUP関数、ピボットテーブルといったテクニックを使っていますので、その意味でも参考になるかと思います。

EX-ITサンプル 交通費精算





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引き続きやってみようかと思っています。

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