Excelでの効率化の第一歩は、「この作業を1万回繰り返すか」と自問自答すること

Excelの効率化では、「この作業を1万回繰り返すか」を考えてみましょう。
力技でできないほどの量をなんとかできるのがExcelです。
IMG 3671
※自宅にて iPhone 7 Plusで撮影

Excelでは、力技である程度できてしまう

Excelは便利でシンプルに使えるものです。
コピーして貼り付ける
という基本の操作は誰にでも使いやすく、親しまれています。

多少のデータ量があっても、コピーして貼り付けるを繰り返せば、できてしまうものです。
時間はかかっても。

・データを1つずつ目で見て修正する
・データに目で見て色を付けていく
・電卓で集計してExcelに入力していく
・請求書を1つ1つ作っていく
・紙を見ながらExcelに入力する
・通帳を見ながらExcelに入力する
・毎日繰り返す、毎月繰り返す、毎年繰り返す
など、力技でもなんとかなります。

通常の仕事に出てくる量は、力技でなんとかなる場合が多いからです。

1万回繰り返すか?を考える

力技では、効率化はできませんし、仕事量が増えるにつれ、データ量が増えるにつれ、時間はかかり、疲れ果てます。
ミスの可能性もでてくるでしょう。

力技で通用しなくなってからは、なかなか効率化に目が向きません。
目の前のデータが少ないうちから効率化を考えましょう。

そのときにおすすめしているのが、「1万回繰り返すか」を考えることです。

10回ならもちろん、100回、1000回でも繰り返してしまいがちですので、1万回と考えましょう。

・コピペを1万回繰り返すか
・データ修正を1万回繰り返すか
・入力を1万回(1万行)繰り返すか
などと考えると、「やってられない、なんか考えよう」となるはずです。


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そうしないと力技でなんとなくこなして、なんとなく時間は過ぎ去ってしまいます。

Excelで人が繰り返さないための工夫

Excelの魅力の1つは、繰り返しの処理に強いことです。
ただ、「人」が繰り返してはいけません。

人が繰り返さないために次のような工夫ができます。

データを加工する

紙から入力するとどうしても繰り返しになってしまいます。
データで受け取る、データで加工する、データで入力してもらうという工夫をすれば、繰り返し入力しなくてすむのです。

関数を使う

たとえば、全角を半角に修正するなら、ASCという関数があります。
条件によって処理をするならIF、データを連動させるならVLOOKUP関数を使えば、自動的に処理してくれ、繰り返さなくてすみます。

置換を使う

データに入っている余計なスペースを取り除きたい、データの一部を消したいというときは、置換も便利です。
該当のデータを選択してCtrl+Hで置換ボックスを開きます。
[検索する文字列]に半角スペースを入れ、[置換後の文字列]には何も入れず、[すべて置換]を選べば、スペースを取り除けるのです。
EX IT

「(」以降を消したいときは、リボンの[データ]→[区切り位置]で、
EX IT 4

EX IT 2

[区切り文字]で、[その他]に[(]を入れて、
EX IT 1

区切られた部分を[削除する]にすれば、「(」以降を削除できます。
EX IT 3

マクロを使う

たとえば、12枚のシートから、1つのシートにデータを集めるなら、1つずつコピーをする方法もありますが、マクロを使うと一瞬です。

これだとシートの1枚目から12枚目からセルA1のデータを集めます。

 Sub shukei()

    Dim n
    n = 1
    
    Dim i
    
'■1から12まで繰り返す
    For i = 1 To 12
    
        Range("a" & n).Value = Worksheets(i).Range("a1").Value  'セルA1の値を入れる
        n = n + 1
    
    Next

End Sub   

1万回だったらこう変えればいいですし、

 Sub shukei()

    Dim n
    n = 1
    
    Dim i
    
'■1から10000まで繰り返す
    For i = 1 To 10,000
    
        Range("a" & n).Value = Worksheets(i).Range("a1").Value  'セルA1の値を入れる
        n = n + 1
    
    Next

End Sub   

シートの枚数を数えて判断してもらうこともできます。

 Sub shukei()

    Dim n
    n = 1
    
    Dim i
    
'■ワークシートの数だけ繰り返す
    For i = 1 To Worksheets.count
    
        Range("a" & n).Value = Worksheets(i).Range("a1").Value  'セルA1の値を入れる
        n = n + 1
    
    Next

End Sub   

システムを入れる

Excelでの作業をどうしても繰り返すならシステム、ソフトを入れるのも手です。
請求書作成ソフト、販売管理ソフト、会計ソフト、タブレットレジなどを使えばデータ処理を任せられます。
(慎重に選ばなければいけませんが)

行動を変える

Excelでのデータ入力をなくしたいなら、
・振込にしてもらう、振り込む
・クレジットカード決済にする(データがとれるもの)
などといった工夫をして、データを加工や連動できないか考えてみましょう。

手作業は繰り返さざるを得ません。


【編集後記】
ビットコインの値動きが激しいです。
ある日は33万円オーバー、あるときは22万円、今は26万円くらい。
今月はじめには「2倍に!」って記事を書いていたんですけどね。

10万円くらいの頃に買っていますが(少しだけ)、売らずに様子を見ています。

イーサリアムのほうはさらに上がっていたので売りました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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【昨日の娘日記】
昨日は親子3人でとあるイベントへ。
今後のプランのためです。
講演中は会場の後ろで娘をだっこしていました。
無事寝てくれてよかったです。