「メール」というタスクをなくしました。
その理由は、メールの時間を減らすためです。
メールは大事なのですが、時間をかけすぎてはいけません。
※南紀白浜のホテルにて iPhoneX
メールしていると仕事している気になる
メールは便利です。
・合わずに用件がすむ
・電話のように「出られない」ということがない
・記録として残る
といった特徴があります。
この「記録として残る」のが嫌でメールではなく電話ですませるという考えがありますが、そんな及び腰で仕事をしたくありません。
ただ、このメールの数が多くなると、メールしているだけで1日が終わってしまいます。
「あー今日も1日終わったー」となっても、メールのやり取りだけで終わっていては、自分がやりたいことができません。
メールの処理が終わってから本来の仕事、メールがこない(少なくなる)休みの日に仕事となってしまいます。
メールも仕事ですが、仕事のすべてではありません。
このメールをする時間を減らすため、私は「メール」というタスクをなくしました。
「メール」というタスクをなくす
タスクとは、やろうと決めたこと。
今日は、日曜なのでゆるくこんな感じです。
メルマガにちょっと時間がかかりました。
その後はトライアスロンとブログ、入金管理しか入れていません。
入金管理とは、セミナーやコンサルティングのお申し込みや入金管理で、休日は主にお申込みに対する回答になります。
セミナーは自動返信なのですが、コンサルティングは日程調整があるため、自らメールをしています。
申し込みページにあるカレンダーで日程を選んでいただき、私が確定メールを送る流れです。
これは、休日でも早く送ったほうがいいと考え、タスクにし、今日も送りました。
以前、このタスクには、「メール返信」というタスクが30分ずつ朝と夕方に入っていたのです。
30分かかるときもありますし、それ以上のときもそれ以下のときもありました。
明確にタスク=時間をかけるものという扱いです。
ただ、前述のように、メールに時間がかかることもあり、2017年より「メール」というタスクをなくしました。
もちろん、メールを送ったり、返信したりはしていますし、セミナー後のフォローというタスクはあります。
ただ、タスクとして意識せずにすむくらいに、極小にしているのです。
「ブログ更新」というタスクの合間にメールをしていることもあれば、「資料作成」というタスクの中でメール
をしていることもあります。
意識してメールをするのではなく、何かの中ですばやくメールをする感覚です。
時間の枠をとり、「メール」の時間とすると、長くなってしまいますし、減らす意識が薄れます。
そうならないように、タスクとしてはやらないようにし、メールの時間は実際に減りました。
ただ、それなりにメールをしていますし、Facebookのメッセンジャーも使っています。
平日なら、1日だいたい5通から10通程度です。
メールが多いな、メールで仕事が終わっていると感じる方は、メールの時間を減らすことを考えてみましょう。
メールの時間を減らすには
私は次のようなことをやっています。
メールが必要な仕事の数を減らす
メールが必要な仕事を減らしています。
メールでやりとりする、受注前にメールでのやりとりが多いと、メールは減りません。
特に受注前にメールは無駄になってしまいますので、リスクが高く、受注前にやりとりしなくていいようにしています。
・会うことをメインにする
・申し込みフォームを工夫する
・データ共有(Dropbox)を使い、メールでのやり取りを減らす
といったことでメールを減らしてきました。
こちらからのメールも工夫が必要です。
何度もやりとりしなくていいように、
・ポイントを箇条書きまたは番号を付けて送る
・重要なことを目立たせる
・なにかアクションが欲しいときは明確に
といったことをやっています。
なんにせよ、メールの時間はタスク上ないわけですから、先になくしておくと嫌でも考えるものです。
仕事の件数が多いとメールも多くなります。
薄利多売になってしまうので、件数管理は絶対に必要です。
後のやり取りの時間も考えて仕事を増やしていきましょう。
(メールが通じる方と仕事をするのも大事で、重要視しています)
その一方で、メールで相談に応じるメールコンサルティンもやっています。
こちらはメールが必要な仕事をあえてメニューにしたものです。
メールコンサルティング
判断スピードを上げる
メールが来たとき、瞬時に判断するとメールの時間を減らせます。
それをトレーニングしています。
気を感じる武闘家というか、居合切りというか、気配を感じるニュータイプのように。
こういったことも、判断スピードを上げるトレーニングです。
居合切りという意味で言うと、メールを見るタイミングはこちら手動にしています。
PCもスマホも通知をオフにし、こちらのタイミングで瞬時に見て瞬時に返します。
気の進まない仕事をしない、やめるのも、その瞬時の判断が鈍るからです。
「あ、〇〇さんか」と思うと、気が乱れます。
だからこそ仕事選びは大事なわけです。
入力スピードを上げる
メールの入力スピードももちろん大事です。
・タッチタイピングのスピードを上げる
・スニペットツール(定型文)を使う
「!o」で「おはようございます」 スニペットツール(Dash・PhraseExpress)の登録パターン | EX-IT
・ショートカットキーを使う
ということをやっています。
ただ、定型文は、同じようにならないように工夫する主義です。
「お疲れ様です」は使いませんし(職場同氏の適当な挨拶っぽいし、「疲」が嫌いなので。使うとしても「おつかれさまでした」です。)、初めての相手に「お世話になっております」は使いません。
一方で堅苦しいメールも送りません。
肩書をかちっとつけすぎるのもなぁと。
スピードが上がる、時間がかからないからこそ考えるべきこともあります。
メールにお悩みの方は参考にしていただければ。
なお、チャットの類は一切つかいません。
密なコミュニケーションは社内や上下関係で求められると思っており、余計に仕事している気になるからで、電話並みに乱されるからです。
昨日の朝、和歌山県の南紀白浜へ。
南紀白浜トライアスロン&家族旅行です。
早速海鮮、ランチも海鮮。
合間にトライアスロンの受付、説明会、準備をこなしました。
【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」
南紀白浜空港
とれとれ市場
白良浜
三段壁
千畳敷
【昨日の娘日記】
きれいで白い、白良浜で遊び、みかんを食べ、ホテルそばの公園で遊び、いろいろと楽しみました。
市場でも歩き回り。
■著書
『税理士のためのプログラミング -ChatGPTで知識ゼロから始める本-』
『すべてをがんばりすぎなくてもいい!顧問先の満足度を高める税理士業務の見極め方』
ひとり税理士のギモンに答える128問128答
【インボイス対応版】ひとり社長の経理の基本
「繁忙期」でもやりたいことを諦めない! 税理士のための業務効率化マニュアル
ひとり税理士の自宅仕事術
リモート経理完全マニュアル――小さな会社にお金を残す87のノウハウ
ひとり税理士のセーフティネットとリスクマネジメント
税理士のためのRPA入門~一歩踏み出せば変えられる!業務効率化の方法~
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