「メール」というタスクをなくした理由

「メール」というタスクをなくしました。
その理由は、メールの時間を減らすためです。
メールは大事なのですが、時間をかけすぎてはいけません。

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※南紀白浜のホテルにて iPhoneX

メールしていると仕事している気になる

メールは便利です。
・合わずに用件がすむ
・電話のように「出られない」ということがない
・記録として残る
といった特徴があります。

この「記録として残る」のが嫌でメールではなく電話ですませるという考えがありますが、そんな及び腰で仕事をしたくありません。

ただ、このメールの数が多くなると、メールしているだけで1日が終わってしまいます。
「あー今日も1日終わったー」となっても、メールのやり取りだけで終わっていては、自分がやりたいことができません。
メールの処理が終わってから本来の仕事、メールがこない(少なくなる)休みの日に仕事となってしまいます。

メールも仕事ですが、仕事のすべてではありません。
このメールをする時間を減らすため、私は「メール」というタスクをなくしました。

「メール」というタスクをなくす

タスクとは、やろうと決めたこと。
今日は、日曜なのでゆるくこんな感じです。
メルマガにちょっと時間がかかりました。
その後はトライアスロンとブログ、入金管理しか入れていません。
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入金管理とは、セミナーやコンサルティングのお申し込みや入金管理で、休日は主にお申込みに対する回答になります。

セミナーは自動返信なのですが、コンサルティングは日程調整があるため、自らメールをしています。
申し込みページにあるカレンダーで日程を選んでいただき、私が確定メールを送る流れです。
これは、休日でも早く送ったほうがいいと考え、タスクにし、今日も送りました。


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以前、このタスクには、「メール返信」というタスクが30分ずつ朝と夕方に入っていたのです。
30分かかるときもありますし、それ以上のときもそれ以下のときもありました。
明確にタスク=時間をかけるものという扱いです。

ただ、前述のように、メールに時間がかかることもあり、2017年より「メール」というタスクをなくしました。
もちろん、メールを送ったり、返信したりはしていますし、セミナー後のフォローというタスクはあります。
ただ、タスクとして意識せずにすむくらいに、極小にしているのです。

「ブログ更新」というタスクの合間にメールをしていることもあれば、「資料作成」というタスクの中でメール

をしていることもあります。
意識してメールをするのではなく、何かの中ですばやくメールをする感覚です。

時間の枠をとり、「メール」の時間とすると、長くなってしまいますし、減らす意識が薄れます。
そうならないように、タスクとしてはやらないようにし、メールの時間は実際に減りました。

ただ、それなりにメールをしていますし、Facebookのメッセンジャーも使っています。
平日なら、1日だいたい5通から10通程度です。

メールが多いな、メールで仕事が終わっていると感じる方は、メールの時間を減らすことを考えてみましょう。

メールの時間を減らすには

私は次のようなことをやっています。

メールが必要な仕事の数を減らす

メールが必要な仕事を減らしています。
メールでやりとりする、受注前にメールでのやりとりが多いと、メールは減りません。

特に受注前にメールは無駄になってしまいますので、リスクが高く、受注前にやりとりしなくていいようにしています。

・会うことをメインにする
・申し込みフォームを工夫する
・データ共有(Dropbox)を使い、メールでのやり取りを減らす
といったことでメールを減らしてきました。

こちらからのメールも工夫が必要です。
何度もやりとりしなくていいように、
・ポイントを箇条書きまたは番号を付けて送る
・重要なことを目立たせる
・なにかアクションが欲しいときは明確に
といったことをやっています。

なんにせよ、メールの時間はタスク上ないわけですから、先になくしておくと嫌でも考えるものです。

仕事の件数が多いとメールも多くなります。
薄利多売になってしまうので、件数管理は絶対に必要です。
後のやり取りの時間も考えて仕事を増やしていきましょう。
(メールが通じる方と仕事をするのも大事で、重要視しています)

その一方で、メールで相談に応じるメールコンサルティンもやっています。
こちらはメールが必要な仕事をあえてメニューにしたものです。
メールコンサルティング

判断スピードを上げる

メールが来たとき、瞬時に判断するとメールの時間を減らせます。

それをトレーニングしています。

気を感じる武闘家というか、居合切りというか、気配を感じるニュータイプのように。
こういったことも、判断スピードを上げるトレーニングです。

決断力トレーニングとしてのメニュー選び | EX-IT

居合切りという意味で言うと、メールを見るタイミングはこちら手動にしています。
PCもスマホも通知をオフにし、こちらのタイミングで瞬時に見て瞬時に返します。

気の進まない仕事をしない、やめるのも、その瞬時の判断が鈍るからです。
「あ、〇〇さんか」と思うと、気が乱れます。
だからこそ仕事選びは大事なわけです。

入力スピードを上げる

メールの入力スピードももちろん大事です。

・タッチタイピングのスピードを上げる
・スニペットツール(定型文)を使う

「!o」で「おはようございます」 スニペットツール(Dash・PhraseExpress)の登録パターン | EX-IT

・ショートカットキーを使う

ということをやっています。

ただ、定型文は、同じようにならないように工夫する主義です。
「お疲れ様です」は使いませんし(職場同氏の適当な挨拶っぽいし、「疲」が嫌いなので。使うとしても「おつかれさまでした」です。)、初めての相手に「お世話になっております」は使いません。
一方で堅苦しいメールも送りません。

肩書をかちっとつけすぎるのもなぁと。

スピードが上がる、時間がかからないからこそ考えるべきこともあります。

メールにお悩みの方は参考にしていただければ。

なお、チャットの類は一切つかいません。
密なコミュニケーションは社内や上下関係で求められると思っており、余計に仕事している気になるからで、電話並みに乱されるからです。


【編集後記】
昨日の朝、和歌山県の南紀白浜へ。
南紀白浜トライアスロン&家族旅行です。
早速海鮮、ランチも海鮮。

合間にトライアスロンの受付、説明会、準備をこなしました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

南紀白浜空港
とれとれ市場
白良浜
三段壁
千畳敷

【昨日の娘日記】
きれいで白い、白良浜で遊び、みかんを食べ、ホテルそばの公園で遊び、いろいろと楽しみました。
市場でも歩き回り。


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■井ノ上陽一のプロフィール
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井ノ上陽一のVALU
■著書
【監修】十人十色の「ひとり税理士」という生き方
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