「事務所（オフィス）が手狭」とならないように気をつけていること

2016年2月22日

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フリーで仕事をしていると、「事務所が手狭」「オフィスが手狭」ということになりがちです。手狭にならないよう私がやっていることをまとめてみました。

※レンタルオフィスのブース　Sony α7

1 家賃、人件費という固定費の落とし穴
2 拡大するか、拡大しないか？
3 「手狭」を防ぐためにやっていること

家賃、人件費という固定費の落とし穴

ビジネスでもプライベートでも「固定費」には、十分注意しなければいけません。
固定費は、固定費を呼び、負の連鎖をうむからです。

人を雇う
↓
固定費増加
↓
手狭になり、より広いオフィスを借りる
↓
固定費増加
↓
人を雇う
↓
固定費増加
↓
手狭になり、より広いオフィスを借りる

人を雇うだけではなく、
・資料が多くなる
・モノが増える
・在庫が増える
といった理由でも、手狭になります。

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拡大するか、拡大しないか？

「拡大する」を明確に決めていれば、手狭もしかたありません。
成長に合わせて、オフィスを変えていけばいいだけです。

そうではなく、なんとなく拡大しているのであれば、固定費にはより注意が必要となります。

なんとなくの拡大でも通用した時代もありましたが、今はそうではありません。
拡大するか、しないかを明確に決めておかないと、拡大というよりも「膨張」になってしまいます。
膨張した先にあるのは、パン！いう破裂です。

ITにより、オフィスがなくても（狭くても）、人を雇わなくても仕事ができる環境が整ってきました。

私の場合、独立後8年で、4回オフィスを変えています。
居住用マンション→自宅→事業用オフィス→自宅→レンタルオフィスです。
いずれも「手狭」になったからではなく、そのときの働き方（と気分）によって変えました。

今借りているレンタルオフィスのブース。
ここにはほどんと行きません。
自宅や外で仕事をすることが多く、レンタルオフィスのコワーキングスペース（フリースペース）も使うからです。
このときは撮影用に行きました。
電話は置いてありますが、もちろん使いませんし、キャビネットもからっぽです。

「手狭」を防ぐためにやっていること

手狭を防ぐためには次のようなことをやってみましょう。

・人を増やさない

人が増えると、場所が必要です。
拡大するなら別ですがそうでないなら、人を増やさないで済む方法を考えましょう。
・外注する
・ITで効率化して解決する
・人がいらない仕事を受ける
・自分しかできない仕事を選ぶ

人がいないと働き方を変えるのも楽です。

・モノ、紙を置かない

モノを置かないようにしましょう。
電話、プリンター（複合機）も場所を取ります。
もちろん仕事で必須ならしかたありませんが、「必要」と思っていてもなくても大丈夫なケースも多いです。

文房具やファイルも、必要な以上に持っている可能性が高いので、一度チェックしてみましょう。
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場所を取る最たるものとして、紙があります。
・書類
・本
・資料
などがあると手狭になります。

私の場合、紙の本はありますが、書類はほぼありません。
・自分の領収書、レシート類（保管しておかなければいけないので）
・契約書（こちらが主のもの）
くらいです。

紙の書類で必要なものは、スキャンして捨て、データはデータの状態で保管しています。
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スキャンはiPhoneでパシャッととって終わりです。
一応、スキャンスナップも持っていますが、ほとんど使いません。
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ペーパーレスは慣れと意識（わりきり）の問題もありますが、こういったデュアルディスプレイも必須です。
画面が大きいと、プリントアウトしなくてもすむようになります。
画面が小さくて見にくいからプリントアウトせざるを得ないのです。
（「紙でチェックしないと間違える」というのも思い込みだと思っています）
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紙の本はありますが、本棚に入らない以上は買わないようにして、読んだ本はほとんど売っています。

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・仕事を選ぶ

手狭にならないような仕事を選ぶのも大事です。
手狭になる＝固定費がかかる仕事ともいえます。
人を雇う必要、モノが必要、広い作業スペースが必要という仕事ももちろんありますが、その仕事をやりたいか、やる必要があるかを今一度考えてみるべきです。
（もちろん、在庫が必要な仕事もありますので一概にはいえませんが）

手狭にならないメリットは、コスト。そして自由度です。
「拡大しない」と決めたなら、徹底してコストと自由度を追及しましょう。