タスク管理の第一歩「気になることを100%収集する」

私が今やっているタスク管理・時間管理は、この本から始まりました。
今はタスク管理については、本当にストレスフリーな状態です。
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タスク管理の第一歩ー収集ー

『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』は、GTDというタスク管理に関する本です。
GTDとは、[Getting Things Dones]の頭文字をとったもので,

『人生におけるすべての気になることを完全に把握し,目の前の作業に集中する手法』

を意味します。

その第一歩として、「収集」というステップがあります。
これが、一番重要かつ大変です。

収集について、本書では、

「気になること」を100%収集する

と解説しています。

今、気になっていること、やらなければいけないこと、やろうと思っていることをもれなく1つのリストにするのです。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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そのリストは、紙でもPCでもかまいません。
私は、この「収集」を2009年1月28日に5時間ほどかけてやりました。
Excelにひたすら入力していったのです。

このときに100%とはいかなくても98%程度まで収集できた気がします。
今は100%、Excelにタスク管理システムに入力しています。
(私のタスク管理は、シゴタノ!の大橋さん作成のTaskchuteを自分なりにアレンジしたものです)
タスク管理ツール・TaskChute2 (C)

なぜ最初に「収集」すべきなのか

この「収集」が甘いと、次のようなことが起こりがちです。

・「あ、あれをやってなかった」
・「こっちを先にやらなきゃいけなかった・・・・・・」
・仕事の催促がくる
・気が散る
・いつまでたっても仕事が終わらない
・次から次にやるべきことがでてくる

やるべきことを把握しておかないと、優先順位を決めることができませんし、割り込みも増えます。
この【割り込み】は、他人からではなく自分からの【割り込み】です。

プラス「厳格なルール」

この「収集」は常にやっていかなければいけません。
やるべきこと・気になることは常に増えていくからです。

そのため次のようなルールを作っています。

1 「収集」のシステムを作る

やるべきことを思いついたら、それを「収集」できるシステム、流れが必要となります。
私の場合、iPhoneのFasteverに必ず入力しています。
Fasteverは、PCのEvertnoteと同期していますので、翌朝に必ずそれを整理します。

最初の「収集」に日々の「収集」をちょっとずつ付け加えていく感じです。

日々の「収集」を繰り返すことで、毎朝、仕事をスタートする時点では「気になること」を100%収集した状態にします。
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2 今日思いついたことは今日やらない

タスク管理の精度が高まったのは、このルールのおかげです。
朝、今日やるタスクを書き出したら(Excelに入力したら)、それ以外のタスクをやってはいけないことにしています。
そうしないと、いつまでたっても、思いつきで仕事をしてしまうのです。
今日思いついたことは、iPhone又はPCでメモして、明日の朝、タスクリストに追加します。
あくまで今日思いついたことを「収集」するのみです。

最初はつらいですけど、慣れると楽になります(^_^)

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【編集後記】
昨日もプールでトレーニング。
まっすぐ伸びる、浮く、手の動きを意識するなど、基礎的な練習を繰り返しました。
直前の時期ほど基礎を見直すのは鉄則だと思っています(^_^;)




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