タスク管理でツール以前に大事な8つのこと

昨日、お客様にタスク管理についてお話しする機会がありました。
タスク管理は、どのツールを使うかということ以前に大事なことがあります。
スクリーンショット 2012 06 12 6 50 19

今使っているツール

今使っているツールは、シゴタノ!の大橋悦夫さん作成のTaskchuteをまねて、自分なりにアレンジしたものです。
タスク管理ツール・TaskChute2 (C)

Excelで動きます(マクロ使用)。
最近、Mac版のExcelに切り替えました。

Mac版Excelは、マクロのスピードがやや遅いんです。
そのため、Mac版は使わず、MacでWindowsのExcelを起動させてタスク管理ソフトを使っていました。

今回、お客様からの要望に、「Macで使いたいです」というものがありましたので、再度マクロを作り直したのです。
効率よく動くようにプログラミングすると、なんとか使えるレベルになり、私もおとといからMac版を使うようにしました。

お客様のためだといろいろ工夫するものですね(^_^)

・途中で帰りたくなったセミナー ーExcelによるタスク管理ー » EX-IT | EX-IT

タスク管理でツール以前に大事なこと

タスク管理にはいろんなツールがあります。
どのツールを使うか以前に大事なことが8つあります。

1 なかなかうまくいかないが、くじけない

タスク管理はなかなかうまくいきません。
毎日、タスク管理の鍛錬をしていると思って、くじけないようにしましょう。
徐々にうまくいけばそれでかまいません。
・自分に対するルールはトレーニングになる » EX-IT | EX-IT

2 適当でもいいので時間を見積もる

おおまかでも適当でもいいので、
「このタスクには○分かける」
と見積もるべきです。
この時間の見積もりがなければ、タスク管理の意義は半減します。


■スポンサードリンク
------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

■スポンサードリンク


・時間を加味したタスク管理 » EX-IT | EX-IT

3 タスクを思いついたら,即メモする

タスクを思いついたときに、即メモをする習慣が必須です。
アナログのメモ帳でもスマホでもかまいません。
直接、タスク管理ソフトにメモする方法もあります。
私は、iPhoneのFasteverにメモして、翌朝、Excelへ転記するようにしています。
転記の際には、そのタスクをやる日付を必ずつけます。

・タスク管理を外出時にしなくてもいい理由 » EX-IT | EX-IT

4 100%管理しない

私の場合、タスク管理をする時間帯は、早朝から11:00くらいまでを中心としています。
それ以降は、打ち合わせや人に会ったり、外出したり、タスクをこなせないことが多いからです。
やるべきこと、やりたいことは、1日の前半で片付けます。

丸1日、100%管理しているわけではないのです。
100%管理すると息が詰まっています(^_^;)

5 その日にやらなければいけないタスクは極力なくす

今日、タスクリストにあるタスクには、今日絶対にやらなければいけないタスクはほとんどありません。
ただ、今日やらないと後々つらくなるタスクはありますので、遊ぶわけにはいかないのです(笑)。

やらないければいけないタスクはなくても、やりたいタスクはあります。

本田直之さんの『レバレッジ時間術』によれば、タスクとは、<自ら選んでやるもの>ということです。

私が「ToDo」ではなくあえて「タスク」と呼んでいるのは、「タスク」には「自ら選んでやる」という語感があるのに対し、「ToDo」だと「やらなければならない」「やらされていること」という語感が強くなるからです。

私も、極力、やりたいタスクで埋めるようにしています。
・その日にしなければいけないタスクをなくす » EX-IT | EX-IT

■スポンサードリンク

6 ITを使って効率的に管理する

タスク管理にはITが欠かせません。
タスクをやる日付の変更のほか、くりかえしのタスクの登録が圧倒的に楽です。
タスク管理には極力時間をかけないようにしましょう。

7 自分のわりこみをカットする

「上司や顧客からのわりこみがあるからタスク管理は意味がない」という声があります。
たしかに他からのわりこみが多いこともあるでしょうが、一番わりこんでいるのは<自分>であることも多いです。
タスクをこなしながら、他のことを考えたり、タスクが途中なのに、他のことにとりかかったりしがちではないでしょうか?
まずは自分のわりこみをカットする、つまり、集中力を高める、タスクのもれをなくすということが必須です。

自分を「がんばらせる」&「がんばらせない」タスク管理 » EX-IT | EX-IT

8 タスクを減らす工夫も必要

次から次に増えるタスク。
このタスクを減らす工夫も必要です。
そのタスクは本当にやらなければいけないのか、やりたいのかを常に考えましょう。

タスクを減らす工夫も重要 » EX-IT | EX-IT

≪タスク管理塾≫開催します

独立してから約5年、今のタスク管理手法にしてから約1年半がたちました。
少なくともタスク管理については、ストレスなくやっています。

タスク管理について、ここでまとめておこうと思い、セミナーを企画しました。
来月、7/13(金)に開催します。

少人数制の「タスク管理塾」です。
私からの情報提供の他、質問への回答、その後のフォローアップなどを考えています。
ご興味ある方は是非ご参加ください。

【セミナー名】

タスク管理塾

【対象及び注意事項】
タスク管理をやってみても、なかなかうまくいかない方
まったくタスク管理をやったことがないけど、興味がある方
他の人のタスク管理手法を聞いてみたい方

【日時】
2012年7月13日(金) 19:10〜21:00 開場19:00
(終了後 懇親会あり。実費)

【場所】
ちよだプラットフォームスクエア(東京都千代田区神田錦町三丁目21番地)
最寄駅 竹橋 神保町 神田
詳細は申し込み受付メールでお知らせいたします。

【定員】
8名

【講師】
井ノ上陽一

【お申込の締め切り】
7月11日(水)12:00

【内容(予定)】
タスク管理がうまくいかない8つの理由
私(井ノ上)がタスク管理がうまくいかなかったときの問題点
気をつけるべきことと気にしなくていいこと
割り込みをどう考えるか
タスク管理に必須のもの

※内容は変更となる可能性がございます。

【参加費】
7,000円(消費税5%込)

【お支払い方法】
1 クレジットカード決済又はPaypal

お申し込み後の完了画面からクレジットカード決済(Paypal)へ
進み、決済をお願いいたします。
※携帯電話(スマートフォン除く)の方はクレジット決済をご利用になれません。
PC又はスマートフォンからお申し込みいただくようお願いいたします。

2 お振り込み

お申し込み後の確認メールに記載されている振込先へ
確認メール受領の翌日から3営業日以内にお振り込みいただくようお願いいたします。

お振り込みが確認できない場合、自動的にキャンセルとさせていただきます。

クレジットカード決済、お振り込みをもって,参加確定となります。

【キャンセルについて】

お支払後の返金については,
いたしかねますのでご了承ください。

【お申込の流れ】
1 下記のリンクをクリックし,お名前,メールアドレス等の入力を
お願いいたします。
自動返信にて確認メールをお送りします。

お申し込みフォーム

※会場の都合上,定員になった場合は申込を締め切らせていただきます。

2 カード決済をご希望の方は登録完了画面からクレジットカード決済へ進んでください。
お振り込みをご希望の方は確認メールに記載された振込先へお振り込みをお願いします。

3 お支払いを確認後、正式な受付完了メールをお送りします。





■スポンサードリンク
【編集後記】
今朝未明、新しいMacが発表されました。
今使っているMacは、MacBookPro(2年前)、MacBookAir(1年前)です。
順番からすると、Proの方を買い替えようかなぁと思っています。
まだ考え中です。




■スポンサードリンク


■ブログEX-ITの購読 →feedlyを使って無料で読む
→Twtterで読む
Facebookで読む

1日1新 Instagram
井ノ上陽一のVALU
■著書
ひとり税理士のIT仕事術―ITに強くなれば、ひとり税理士の真価を発揮できる!!
フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本
新版 ひとり社長の経理の基本
毎日定時で帰っても給料が上がる時間のつかい方をお金のプロに聞いてみた!
『ひとり税理士の仕事術』
『フリーランスのための一生仕事に困らない本』
『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』
『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』
###