脱Excel前に、身につけておきたい5つのExcelスキル

「脱Excel!」「まだExcel使ってるの?」という広告を見ると、Excel好きな私としては、イラッとくる部分もあります(汗)。
脱Excelの前に、Excelスキルを見直してみましょう。
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脱Excelのその先は?

脱Excel。

つまり、Excelを使っていた仕事を、他のサービスやソフトで代用し、より効率化を図ることです。
確かに、そうしたいい部分もありますが、必ずしもそうではない部分もあります。

Excelを使うか、Excelを使わないかの判断は重要です。

ただ、Excelを使わないと、多くの場合、追加コストはかかります。
その追加コストを払う余力があるならいいのですが、そうではない場合も多いはずです。
システム一式を入れるとそれなりのコストになります。

そういったシステムを入れて、万事解決となればいいのですが、多額のコストをかけてかえって使いにくくなったり、自由度が下がったりしてしまうことも珍しくありません。

脱Excelの前に身につけておきたいスキル

Excelは自由度が高く、たいていのPCに入っていて、気軽に使えます。
ただ、自由度が高いが故に、きちんと使うにはちょっとしたコツが必要です。

脱Excelを考える前に、そのコツを試してみても遅くはありません。

次のようなスキルを身につけることを意識しましょう。

1 ファイル、シートの整理

まず大事なのはファイル(ブック)の作り方です。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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・複数のファイルよりも1つのファイル
・複数のシートよりも1つのシート
・シート内は規則正しくきれいにデータを作る

を心がけましょう。

ファイルの作り方でExcelの効率はがらりと変わります。

この整理ができていないと、使いにくいファイルになってしまうのです。

【関連記事】【Excel入門】ファイルの作り方で効率が大幅に変わる。データは1ヶ所に蓄積しましょう。 | EX-IT
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2 ピボットテーブル

データを自由自在に集計できるピボットテーブル。
Excelでは、表を作ろうとしてはいけません。
データを作り、そのデータを元に表を作るべきです。
その機能がピボットテーブル。

これを知らないと、Excelの魅力は70%下がります。
【関連記事】売上を細かく分析するならExcelのピボットテーブル、データバー、グラフがおすすめ | EX-IT
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3 VLOOKUP関数

山ほどある関数のうち、最重要なのは、VLOOKUP関数です。
SUM、IFとはまた違った次元で便利な関数で、これを使うと、Excelをアプリやソフトのように使えます。

【関連記事】最重要関数の1つVLOOKUP関数のしくみ | EX-IT
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4 ショートカットキー

Excelの魅力の1つは、ショートカットキーで素早く操作できることです。
通常のメニュー(リボン)で操作すると時間がかかることも、一瞬で操作できます。

ショートカットキーを覚えれば覚えるほど、Excelの使い勝手は上がっていきますので、少しずつ覚えていきましょう。
【関連記事】おすすめショートカットキー | EX-IT
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5 初歩のマクロ

マクロは、プログラミングにより、Excelを操作するもので、絶大な威力があります。

Excelを使いこなしてからマクロではなく、Excelとマクロを並行して学ぶのがおすすめです。
むしろ、Excelにどっぷりつかってしまうと、高度な関数や機能の方を使ってしまう弊害もあります。
一方で、マクロにどっぷりつかってしまうと、高度なプログラムに頼ってしまい、かえって手間がかかることもあり、バランスが大事なのです。

もちろん、プログラミングが合う、合わないはありますが、チャレンジする価値はあります。
プログラム=理系ではありません。
論理的に考える点から、文系(私もそうです)に向いている要素も多いです。
(文系、理系という区分け自体意味がないとは言われていますが)

【関連記事】Excelマクロ入門ー実際にかんたんなマクロを書いてみましょうー | EX-IT
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Excelと他のソフトの併用が理想

Excelですべてをやると、やはり無理が出てくる部分もあります。
状況や目的に応じて、使い分けるのが理想です。

・会計ソフトとExcel
・販売管理ソフトとExcel
・請求書発行ソフトとExcel
・ネット上のデータとExcel
・業務管理ソフトとExcel

併用する場合でも、Excelをそれなりに使っておかないと、無理が出てきます。

Excelを「完璧に使いこなす」ではありません。
「それなりに使う」です。

私が考える「それなりに使う」は、上記5つのスキルです。

もっと上のスキルは山ほどありますし、マクロも高度なものがありますが、そこまで必要ありません。
レベル10まであるうちの、レベル3,4くらいで、効率化は達成できますので、そこを目指してスキルを磨くのがおすすめです。

脱Excelはそれからでも遅くはありません。





【編集後記】
五島にいったときにこわれたビーサン。
ハワイのブランドのビーサンで、国内ではもう取り扱ってなく、海外のサイトから買うか、買いに行くかと思っていましたが、かわりになりそうなものを見つけました。
しばらくはいて試してみます。

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※詳細は→「1日1新」

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