Chatwork、CheckEver、Googleドライブ、WordPress、オートビズ。共同セミナー開催に便利なITツール

講師を3名招き、セミナーをプロデュース、運営しました。
決定から開催までに使ったITツールをまとめてみます。

※目黒スタバにて　Sony α7

セミナー開催の流れ

セミナーは次のような流れで開催します。

・企画
日時、場所、内容、価格、対象などを決定

・セミナー会場、懇親会会場の予約
セミナー会場を予約。懇親会をやる場合は懇親会会場も予約

・告知
セミナーを告知し、募集する

・入金確認
入金を確認し、確認メールを送る

・セミナーまで
スライド、配付資料、話す内容などを準備。

・セミナー当日
会場設営、準備、参加者の受付など。

・セミナー後
フォローメールの送付、アンケートからフィードバックをいただく、セミナー内容の復習など。

この流れは、単独でセミナーを開催する場合も、共同（複数人）でセミナーを開催する場合でも同じです。

単独セミナーと共同セミナーの違い

単独セミナーと共同セミナーの違いには、次のようなものがあります。

・分担

複数人でやる場合、誰が何を担当するかを決めなければいけません。
全員が同じことをやる必要がなく、事務局的な役割の人が必要です。

今回の場合、一部を除き（セミナー会場予約）、企画、告知、入金確認、セミナーの利益分配・計算・支払明細書作成など私が事務局を担当しました。

・決定

セミナーには決定すべきことが山ほどあります。
その都度、話し合っていたら結構大変です。
特に、セミナーで話す内容は、それぞれに任せないときりがありません。

過去に大変な思いをしたので、「共同セミナーをやらない」とやらないことリストに書いているくらいです。
今回は、共同セミナーというよりも、講師を招いて話していただくというスタンスにしています。
リハーサルもやっていません。

基本的な流れ、事務は私が担当し、講師3人には、話すことに集中していただきました。
今回開催したセミナー（ブログ継続の秘訣）は、私も話したい内容なのですが、ぐっと我慢。
裏方に徹しました。

・コミュニケーション

話す内容は任せるとしても、セミナーまでの段取り、情報共有など、コミュニケーションをとる必要があります。
今回はその部分にもITツールを使いました。

セミナー開催に便利なITツール

今回の共同セミナーでは、次のようなツールを使っています。

1　Chatwork

やりとりはすべてChatwork（チャットワーク）で行いました。
Chatworkは、ビジネス版LINEともいわれ、特定の人と密に、すばやくやりとりできます。
メールやFacebook、LINEだと、情報やプライベートが紛れてしまいますが、Chatworkを使えば、そのストレスが減ります。
ウェブ版、PC版アプリ、スマホアプリ、iPadアプリがあり、どんな端末からでも使えるのが特徴です。

ウェブ版の画面。
今回のメンバー4人だけの会話が見やすいです。
右側にあるのはタスク。

メンバーにタスクを割り振ったり、自分のタスクをチェックしたりすることができます。
期限をつけてタスクを割り振ることができるのが便利です。
今回のタスクは、次のようなものがありました。

○私がやること
価格決定
内容決定
告知
懇親会予約
参加費分配
フォローメール配信
アンケート共有

○メンバーにお願いしたこと
会場予約
告知分確認
参加費振込先連絡
資料共有

2　WordPress

告知はWordPressを使っています。
ブログと同様です。
固定ページにセミナー告知分を書き、フォームを貼り付けます。

私はセミナー告知サイトが好きではありません。
自分のメディアで告知したいですし、告知サイトは余計な情報が多いからです。
もちろん、告知サイトからの申し込みも見込めますが、あえて頼らないようにしています。
自分のメディアから来てもらわなければ中長期的には厳しいからです。

3 オートビズ

申し込みフォームには、メルマガでも使っているオートビズ
（有料）を使っています。
【関連記事】メルマガ配信、セミナー運営に便利! Webサービス「オートビズ」 | EX-IT
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無料のGoogleフォームを使ってもかまいません。
【関連記事】新Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法＆自動返信メール設定 | EX-IT
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4　Googleドライブ

申し込みの状況は、Googleドライブのスプレッドシートにまとめておき、共有しました。
セミナー申し込みは、内容練り込み、資料作成のモチベーションにもなるからです。
セミナーの収支計算もここで共有しています。

5　CheckEver

セミナー当日の、参加者確認は、iPhoneのCheckEverを使っています。
Evernoteでチェックリストを作り、それをスマホでチェックリストとして使えるアプリです。

※参加者名はサンプルです。

【関連記事】繰り返し業務に効く!EvernoteーiPhoneを使ったチェックリスト活用法 | EX-IT
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6　ネットバンク、SPIKE

入金チェックには、ネットバンクが必須です。
毎回、記帳しに行くわけにはいきません。

さらにカード決済SPIKEを導入しています。
以前は月100万円まで決済手数料が無料でしたが、4月以降は、月10万円までが無料、それ以上は手数料（3.9％＋30円）がかかるようになりました。
それでも利便性を考えるとカード決済は欲しいものです。
【関連記事】現金・振込・カード(SPIKE)。フリーランス・ひとり社長のスマートな請求&お金の受け取り方 | EX-IT
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セミナープロデュース、自分のセミナー開催ノウハウを活かすことができました。
今後もやっていく予定です。
今回は、自分が話を聞きたい3人を集めたので、さらに楽しめました。

自分で話さないのは、ちょっと物足りないといえば物足りないのですが・・・。

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【編集後記】

昨日は区役所へランで。
4kmくらいでしたが、暑くなってきた＆役所は冷房が弱いので汗だくに・・・。
トイレで着替えて手続きも無事完了しました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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