規模が小さいからこそ「○月分」の数字を把握しよう

昨日、4月分の事業の数字をまとめました。
手間はかかりますが、めんどくさいのですが、毎月の数字を確認するのは事業の基本です。
※グラフはイメージです。
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経理は確かにめんどくさい

「毎月の数字を確認すべき」

とはいうものの、それをやるのは非常にめんどくさいです。

ある程度の効率化はできますが、会計ソフトであれ、クラウド会計ソフトであれ、Excelであれ、一定の手間はかかります。

効率化するとともに、日々やるのが一番楽です。

ポイントとして、次の3つがあります。

1 記録が残る預金をうまく活用する。預金で支払う、預金で受け取るなど。
2 自分が立て替えたもの、現金で支払ったもの、カードで払ったものなどは、フリーランス(個人事業主)なら「事業主借」、ひとり社長なら「役員借入金」で処理する
3 預金以外のもの(現金、カード、Suicaなど上記2のもの)は、毎日(翌日の朝)又は毎週処理しておく

規模が小さいければ、小さいほど、経理は必要

「規模が小さいうちは経理は必要ない」
ともいわれますが、むしろ逆です。

儲かっていて、右肩上がりの方が経理の重要性は減ります。
なぜなら、事業の状態を把握してなくても、多少無駄遣いをしても、全体に対する影響は少ないからです。
(もちろん、きっちり管理しておくにこしたことはありません。規模が大きいと、外部に依頼する、経理担当者を入れるなどの選択肢も増えます)

規模が小さいと、事業の状態や無駄遣いの影響が大きくなります。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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・儲かっているはずなのにお金が残らない
・思った以上に税金がかかる
・好きなものを思い切って買えない

といった自体にもつながるのです。

私自身、職業柄、「経理が必要」といっているわけではありません。
フリーランス、ひとり社長として、数字を把握しておかないと怖いからです。

毎月1日(営業日)に、前月の数字をまとめることにしています。

・現金、クレジットカード(個人)、Suicaなどで払ったものは、毎朝、前日分を入力。家計のレシートは捨て、事業(個人、会社)のレシートは保管
・Amazonは、MFを利用して、Excelで加工して集計
・預金はすべてネットバンクに、ネットバンクからExcelに貼り付け加工して集計(マクロ使用)
※クラウド会計ソフトの連動は使っていません。Excelで管理した方が楽だからです。
・売上は、毎月1日に請求書を発行する場合(顧問契約)と、その都度立てる場合(コンサル、セミナー、執筆、出版)があり、リアルタイムに把握。
・毎月1日に、数字(月別の推移、前期との比較、資金繰り、売上のバランスなど)を把握し、反省し、今後の見込みを見る

といった感じです。

昨日は4月分をまとめました。
1月から12月の区切りでみており、今回の1月から4月までの累計では、
・売上が、+24万(微増ですが、今年は印税収入が少ないのでまずまず)
・経費は、−57万(前期は設備・備品、家賃等の支出が多く、書籍代も多かった)
・利益は、+81万
・資金が、+○万と
という結果が昨日の時点で分かっています。
特殊な収入も多く、全体的には反省点が多いです。

経費が減ったのは、移転をして固定を減らしたためで、昨年はそのために動いていました。
仕事を減らし、売上をいったん減らす(増やさない)ことを考えていたので、経費を減らすのは必須だったのです。

こういうことがその都度分かっていて、動くようにしていると、不安を減らすことにもつながります。

お金の不安、仕事の不安はつきないものですが、それを減らす努力は欠かせません。
不安を減らすために、ただ駆け回る、仕事を増やすと悪循環に陥ります。

○月分の数字を見るときに大事なこと

「○月分」の数字を見るときには、気をつけなければいけないことがあります。

1 売上は、その売上が確定したときに入れる

たとえば、4月にやった仕事で、その入金が5月の場合、「売上高」となるのは、4月です。
これを5月にしてしまうと、数字と感覚との違いが出てしまいます。

もし確定しない場合でも、仮にでもたてておくべきです。

2 経費も、発生したときに入れる

今日買ったものを来月支払うというケースでは、その経費は、今月分に含めましょう。
払ったときに経費にしていると、やはり数字と感覚との違いがでてきます。

クレジットカードの引き落としをまって経費に入れていては遅いのです。
カードで使ったときにレシート又は領収書をもらって、翌日に入力します。

【関連記事】「その都度」が楽で効率的!クレジットカード払いの経理・家計簿 | EX-IT
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サーバー代金、携帯代などカードから引き落とされるものにだけ注意しておきましょう。
明細がないので入れるのを忘れることがあるからです。

Amazonでカードを使って買ったものは、月末に処理しています。
その都度入れなくても、その月の明細をすぐに見ることができるからです。

※現在は、無料版ではExcelへダウンロードできなくなっています。
ブラウザ上で選択してコピーしてExcelに貼り付けば大丈夫です。
無料で使えます。
【関連記事】マネーフォワードが Amazonの経理処理に便利!Excelに変換できる! | EX-IT
リンク

請求書がこないと経費、仕入の金額がわからない場合は、請求書の送付、金額の確定をはやめてもらえないか交渉してみましょう。
意外とすんなり通ることもあります。

まとめ

経理をやりましょう!といっても、100%正しいものである必要はありません。
自分が把握できる、日々の経費は、もちろん100%ですが、相手がからむものはそうできない場合もあります。
それはそれでわりきって、80%の精度でも、数字で把握しておくべきです。





【編集後記】
昨日から宮崎の両親が、東京に来ています。
ひとまず空港に迎えにいき(ランで・・)、目黒雅叙園でランチ。
夜は、妹2人と甥っ子4人も集まり、ざうお(釣りができ、釣った魚を食べられる居酒屋)に行ってきました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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自宅から羽田空港までラン
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