古くさくて使いにくいソフトをちょっとでも快適にする方法。ショートカットキー・インポート・RPA・タッチ。

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見た目が古くさく、使いにくいソフトを使いにくいときは、なんとかしなければいけません。
私がやっている工夫を挙げてみました。

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※自宅にて Pixel 3

古くさくて使いにくいソフトは使わない

仕事の効率を上げるには、使いやすいソフトを使うのが1つの方法です。
デザインがお気に入り、さわっていて楽しいということがあれば、効率がさらに上がります。

そうではなく、
・見た目が古くさくてワクワクしない
・使いにくい
・さわっていても楽しくない
といったものであれば、使わないのが一番です。

しかし、そうはいかない場合もあります。
残念ながら、古くさくて使いにくいソフトを使わざるを得ない場合もあるはずです。
私の仕事の1つ、税理士もそのケースにあたります。

会計ソフトや

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税務ソフトは、お世辞にもかっこいい、使いやすいとはいえません。

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クラウド会計ソフトも多少ましとはいえ、使いやすいとはいえないでしょう。

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こういったものを使わざるを得ないときは、消去法で、使うソフトを決めつつ、それを他のITやスキルで補うようにしたいものです。

使わざるを得ないときは、ITで解決

古くさく使いにくいソフトを使わざるを得ないときは、せめて次のようなことをやっています。

ショートカットキー

キーで操作するショートカットキーがあれば、それを使います。
が、古くさいソフトは、マウス操作や専用キーボードでの操作がメイン。
ショートカットキーすらない場合もあります。
あっても、通常の操作系統を無視したもの(Ctrl+Lでコピー、F4で確定など)であることも。

OKで確定、ESCでキャンセルを使えば、多少快適にはなりますが、こういったソフトは、確認が多いのもストレスではあります。

自動保存という機能もほとんどありません。
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アクセスキー

ショートカットキーがない場合、アクセスキーが使える場合もあります。
アクセスキーとは、メニューをキーで操作するもの。
この場合だと、Alt、Rと押せば、メニューの[集計]を選択できます。
[集計(R)]とは、Rで操作できるという意味です。
ただ、最初にAltキーをおして、このメニューを操作しはじめなければいけません。

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こういったアクセスキーが使えれば操作は速くなります。

弥生会計で使えるショートカットキー15・会計ソフトで普遍のスキルを身につけよう | EX-IT

インポート・エクスポート

使いにくいソフトで入力していたら、日が暮れます。
入力しやすいExcelで入力したり、他のソフトからデータを移行したりすれば、その入力や操作をしなくてもすむわけです。

他のソフトからインポート、他のソフトへエクスポートというものを使えれば、そのソフトを過度に触らなくて=ストレスを感じなくてすみます。

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ネ申会計ソフトの推移表をExcelで加工する戦い。弥生・freee・MF。 | EX-IT

RPA

ただ、そのインポートやエクスポートができない場合もあるのが残念です。
他のソフトへの移行をさせたくない、自社の連携ソフトを買ってもらいたいという目論見でしょうが、そんなことでは、今後生き残っていけないでしょうね……。

そういった場合は、RPAを使っています。
異なるソフトでもコピーや入力ができるしくみです。
RPAだと、確認ボタンを押すこともしなくてすみますし、古くさいソフトを見ることも減ります。

UiPath(RPA)×Excel。Excelから税務ソフト(JDL勘定科目内訳明細書)へロボットが入力 | EX-IT

タッチ操作でちょっとは快適に

そして、どのソフトでも使える方法として、タッチ操作があります。
ソフトが対応している必要はなく(これら古くさいソフトがタッチ対応になることはないでしょう)、ハード、つまりPCが対応していればタッチ操作可能です。

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タッチ操作自体、楽しいものですので、古くさくて使いにくいソフトで使うと、いくぶん気が楽になります。
タッチ対応のPCを試してみましょう。
Macはタッチ対応のものはなく、Windowsにせざるを得ません。
私がMacからWindowsへメインPCを変えた理由の1つは、タッチ操作ができることです。

Surface Book 2 15インチレビュー。「MacBookProにはないタッチ・iPadにはない15インチ」の魅力は、30万円の価値があるか | EX-IT

タッチ対応でないソフトは、文字やボタンが小さくタッチしにくいので、ある程度の大きさ(目安として13インチ以上)のPCでないとつらいでしょう。

今はデュアルディプレイもタッチ対応です。

Dell P2418HT 23.8インチ | デュアルディスプレイをタッチ対応にすると値段は2倍、操作性・楽しさは3倍に | EX-IT

普段使っているソフトは、古くさく使いにくいなら、まずはそれを使わずにすまないか(多少のお金がかかっても徹底できるならすべきです)、または、快適にする工夫をちょっとでもやっていきましょう。


■編集後記
年末年始の過ごし方をまだまだ検討中で、どこかに行きたいと思いつつもそれなりに高く……。
近場に泊まりに行くくらいにする予定です。

■昨日の「1日1新」
ヒルトン台場 日本料理さくら

■昨日の娘日記
昨日は外食。
お子様御前のおにぎり、からあげ、うどんをおいしそうに食べてました。
茶碗蒸しやアイスも。
寿司も食べたがりますが、まだ食べれないので……。

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