パソコンのExcelのみでタスク管理を10年以上してきた理由

タスク管理は自己管理。
その管理をパソコンのみでこの10年以上やってきました。
パソコンのみで問題ないか？というご質問をよくいただきますので、まとめてみます。

※どこでもタスク管理（娘に撮ってもらった写真）　by　Nikon Z9 + 14-24mmF2.8

パソコンでタスク管理をするデメリット

タスク管理とは、ChatGPTによると、こう出てきます。

“タスク管理は、一連のタスクや作業を効率的かつ組織的に管理することを指します。
これには、タスクのスケジュールや優先順位の設定、進捗状況の監視、タスク間の依存関係の管理などが含まれます。
これにより、多重のタスクやプロジェクトを適切な順序でこなし、目標を達成するための計画的なアプローチを採ることができます。”

言葉が固いですけど、まあまあかと。

私のタスク管理の定義は、こういったものです。

「限られた一生でやるべきこと・やりたいことができているかのチェック」

具体的には、
・その日に何をするかを計画し、時間を見積もる。
・タスクを実行後、かかった時間を記録する
ということをやっています。

日々のタスク管理に使っているのは、Excel（自作→セミナー、個別コンサルティングで提供しています）です。

ただし、この方法だと、「パソコンがないとタスク管理ができない」というデメリットがあるのです。
スマホアプリなら、パソコンがなくてもスマホだけでタスク管理ができます。
ただ、私が知る限り、このタスク管理Excelを超えるスマホアプリがないのです。
・使いやすくても時間の概念がない
・時間の概念があっても、操作性がよくない
といったデメリットがあります。

私は、自分でつくれるものはつくる主義です。
・確認メッセージが多い
・操作のステップが多い
・キーでサクッと操作できない
というのは好みませんので。

「パソコンがないとタスク管理ができない」というのは、このタスク管理の大きなデメリットですが、それを背負って10年以上使い続けています。
その理由をまとめてみました。

パソコンのExcelのみでタスク管理をしている理由

パソコンのExcelのみでタスク管理をしている理由には、次のようなものがあります。

Excelマクロが必要

このタスク管理には、Excelマクロが欠かせません。
自動処理してこそ、日々効率的にタスク管理ができます。

Excelマクロを使っており、効率よくタスク管理ができるようにしています。
・繰り返しのタスクを自動処理（毎日、毎週、平日毎日、毎月、毎年）
・タスクの並べ替えをExcel純正のショートカットキーよりも楽に
・タスクを実行すると、タスクの色が自動的に変わり、実行済みということがわかる
といったところがマクロを使っている部分です。

その他、
・タスクにかかって時間の計算
・タスクの見積と実績の差を計算
・タスクリストの色分け→テーブル
・時刻の入力（Ctrl＋:）
などは、Excelの機能を使っています。

Excelはスマホ版、タブレット版もありますが、マクロが使えません。
だからこそ、パソコン（WindowsまたはMac）のExcelのみでタスク管理をしています。

可能性があるのは、Googleスプレッドシートでしょうね。
これならスマホやタブレットでも使えます。
が、後述する入力効率の問題があるので、やはりパソコンでしょうね。
ただ、クラウドで完全同期できるのは魅力で、現在開発中です。

パソコンの入力効率

スマホ・タブレット版Excelとパソコン版Excelの大きな違いは、操作性です。
キーボードで操作をするパソコン版のほうが操作性は間違いなく上。

日々のタスク管理の効率を上げるために、操作性がいいパソコン版を使っています。
これは、Excelにかかわらず、スマホ・タブレットとパソコンの大きな違いです。
スマホ・タブレットは、「見る」に特化したほうがいいというのが私の結論。
入力効率はどうしてもパソコンが上です。
（パソコンから使い始めた世代ということを差し引いても）

・タスクをまとめて入力する
・終了時刻をキーで入力する
・タスクを並べ替える
といったことをすばやくできます。

タスクはパソコンでこなすから

私のタスクのほとんどは、パソコンでこなします。
店で買う、どこかに行く、掃除するといったことはパソコンを使いませんが。

パソコンでこなす以上、パソコンでタスク管理をしたほうが効率的です。
そのかわり、
・デュアルディスプレイを使う
・ウインドウの整列
・ウィンドウの切り替え
といったテクニックは欠かせません。

※Mac版は近日中にでもアップします。

さらには、パソコンでのみタスク管理をするには、大前提がありますので、挙げてみました。

パソコンのみでタスク管理をするには

ノートパソコンを常に持っておく

ノートパソコンを常に持っておくことが欠かせません。
外出先でも、旅行でも帰省でも、入院でも。

そうしないとタスク管理ができないのです。
丸1日出かけていて戻ってきて、タスクをチェックということをしていては、意味がありません。

タスクをまとめてチェックということはしています。
毎朝、
・朝のタスク（タスク計画、メモの整理、データの整理、経理など）
・メルマガ
・ブログ
・朝食
・掃除
などをして、その後、
・8時からオンラインサロンのライブ配信
・8時10分頃からYouTubeの収録、編集
・出かける準備、カメラ・レンズの選定
・娘と保育園へ。
という流れです。

この後は、自宅にも戻るか、カフェに行き、パソコンのタスク管理を開いて、
・オンラインサロン
・YouTubeの収録、編集
・保育園
というタスクの終了時刻を入力します。
だいたいで。

カフェの後に、予定があれば、その予定が終わり、パソコンを開いたときに、それまでのタスクをチェックします。
リアルタイムにチェックする必要はないのです。
打ち合わせが終わった→チェック
というのはあわただしいですから。

予定は、タスク管理Excelにも入れており（毎週金曜日に追加→ Googleカレンダーの予定をデータ形式（スプレッドシート）にするGAS（プログラム））、日中はスマホのGoogleカレンダーで確認することもあります。

外出先でやること、買い物などは、スマホのメモやKeepで補足することもありますが、だいたい覚えられる範囲ですので、問題ありません。

10年前は、その日のタスクExcelをスマホのDropboxで見たり、PDFにして持ち歩いたりしてこともありますが、その手間もありますし、「いらないや」とやめました。
1つや2つのデメリットがあるからといって試すのをやめる人生でいいのかということです。
サクッと試して、それを超えるメリットがあるなら使う、そうでないなら別の方法を試しましょう。

 

どこでもタスクができるようにする

パソコンを持ち歩くだけではなく、どこでもタスクをこなせるようにしておきましょう。
さてタスクを！と思ったときに、「あ、資料がないや」と言うことになってはいけません。

・ネットがないからタスクをこなせない
・このパソコンにはデータがない
・このパソコンではこのソフトを使えない
ということもなくしましょう。

・紙をなくして、データで保存する、紙で受け取らない
・どこでもネット回線を確保する（テザリング）
・クラウドでデータを共有しておく
ということが欠かせません。

タスク管理を何でやろうが、こういうことは必要です。

タスクを追加しない

日中にタスク管理Excelへタスクを追加することはありません。
「今日思いついたタスクは今日やらない」というルールを決めているからです。
これをやってしまうと、タスク管理が崩壊します。
そのときにやっていたタスクの集中力が落ちますので。
思いつきで仕事を指示してくる上司・社長のようなものです。

朝のうちにタスクをしっかり計画する習慣をつけるためにも、タスク追加禁止を守っていきましょう。
どうしてもそのときにやらなければいけないもの以外は禁止したいものです。
（その「どうしても」の精度は高めたいものです。だいたい甘いので）

私は朝計画したこと以外は原則としてしません。
時間が空いたからこれをやるというのもなしです。

なお、タスク管理をしているのは、早朝起きてから仕事終わり（最大で保育園の迎え）までです。

私は、タスクを思いついたら、スマホのFastEver3でメモしています。

Evernote→Excelの2Daysタスク管理の流れ。タスク管理は2日でやる。

パソコンを持ち歩きたくない、スマホでタスク管理をしたいなら、別の選択肢でしょうね。
独立後はどんな方法でもいいんです、成果が出れば。
タスク管理をしなくても、やりたいこと、やるべきことがきちんとできて悔いがないならそれでもかまいません。

やりたいこと、やるべきことをこなし、時間とお金のバランスをとって楽しく生きるために、私にはこのタスク管理が必須です。
試してみていただければ。

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■編集後記
昨日はタスク実行デー。
11時から個別コンサルティング。
タスク管理を中心に。
13時からZoom打ち合わせ。
税務顧問のお客様の決算についてでした。

夕方は娘と映画に。
『鬼滅の刃』の映画で、遊廓編の11話、12話、刀鍛冶の里編の1話のセットです。
そのうち配信でも見ることができるのですが、一足早く。
特典（冊子）も目当てです。

■1日1新→Kindle『1日1新』
映画『鬼滅の刃』上弦集結、そして刀鍛冶の里へ

■娘(5歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
保育園後、映画へ。
帰りに豆を買って帰り、豆まきもしました。
保育園でつくったお面も使いつつ。
パパとママが鬼役です。
自分は嫌だそうで。
パパは50個ねーと豆を数えてくれました。