ネットからダウンロードしたファイルは、保管場所を指定し、整理しましょう

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Gmailの添付ファイルやネットからダウンロードしたファイルは、PCトラブルの原因になることもあります。
同じ場所に保管してときどき整理するのがオススメです。
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ダウンロードしたファイルを探さないようにする

PCで、ファイルを保管する場所は、ある程度決めているはずです。
ところが、Gmailやネットからダウンロードした場合、そのファイルがどこに行ったかわからなくなるケースもあります。
ファイルが見当たらないと、それを探す時間がかかります。

仕事の中で、「モノを探す」ことは極力なくすべきです。

ダウンロードしたファイルはサイズが大きいこともある

ネットからソフトウェアをダウンロードする場合、ソフトをインストールするためのファイルはサイズが大きいこともあります。

ダウンロードしていると,いつの間にかPCの容量を圧迫していることもあるのです。
長い間、同じPCを使っていると、なおさらでしょう。

定期的に、削除しておいた方がいいです。

ソフトウェアの他、メールに添付されたファイルやPDFもサイズが大きい場合があります。

PC自体の容量に余裕があるとはいえ、定期的に掃除しておくべきでしょう。
従来のHDD(ハードディスク)であれば、容量も大きいのですが、読み込みが速いSSDでは容量も少なめです。
常に意識しておいて損はありません。

仮のファイルは同じ場所に入れて整理

ブラウザ(インターネットを見るソフト)で、ダウンロードしたファイルは、その保管先を設定できます。
これで設定しておけば、常にそのフォルダをチェックすればすむことになります。
標準設定の[ダウンロード]というファイルはついつい見逃しがちです。
自分がわかりやすいファイル、かつその他の用途を組み合わせてみましょう。

私は、すべての仮ファイルの置き場を、「INBOX」(受信箱という意味)というフォルダにしています。
ネットからダウンロードしたファイルの他、

・自分が作ったファイル
・スキャンしたファイル
・メールの添付ファイル
・ブログ用に作った画像ファイル
など、すべての仮ファイルは、ここに入れます。

ファイルを整理するときは、このフォルダだけ見ればいいので楽です。
ダウンロードしたファイルも、Gmailの添付ファイルもここに入るので見逃しません。

「INBOX」フォルダは、毎朝確認して整理することにしています。
いらないファイルは削除し、必要なファイルはリネーム(名前をつけて)して保管します。

今のINBOXフォルダは、こうなっています。
今朝、昨日までのファイルは整理しましたので、いったん空になっています。
その後、ブログを書き出して、画像を作っているので、今は画像ファイルのみが入っています。
これらは明日の朝、削除されます。

「その都度」やるべきタスクを、「まとめて」やるべきタスクがあり、「INBOXの整理」は、「まとめて」やるべきタスクと考えています。
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ダウンロードファイルの保管場所を指定する方法を解説します。

・Internet Explorer

WindowsでメジャーなInternet Explorerでは、次のように設定しましょう。
右上のアイコンをクリックし、[ダウンロードの表示]を選択します。
(又はCtrl+Jで表示されます)
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表示されたウィンドウの左下から[オプション]を選択します。
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さらに、ファイルの保管場所を指定してください。
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・Google Chrome

Windowsなら、右上のアイコン→[設定]→[詳細設定]の[ダウンロード]で設定できます。
Macなら、上部メニューの[Chrome]→[環境設定](又はcommand+「,」)→[設定]→[詳細設定]の[ダウンロード]で設定します。
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Edge

WindowsのEdgeなら、右上のアイコンをクリックして[設定]→

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[詳細設定]→[ダウンロード]で設定します。

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Safari

MacのSafariなら、[環境設定]→

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[一般]の[ファイルのダウンロード先]で設定します。

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ーーーまとめーーー
ダウンロードの場所を設定しなくても、[ダウンロード]というフォルダを確認して整理してもかまいません。
ただ、仮のファイルをすべて同じ場所に入れる方法は、是非おすすめしたいものです。
自分のファイルであれ、人のファイルであれ、一度にチェック、整理できます。

なお、デスクトップにファイルを置くのはオススメしません。
・見栄えの問題
・他人にファイル名が見えてしまうことの弊害(機密情報もあるため)
・デスクトップのファイルをクリックするのは効率的なようで効率的ではないため
などといった理由からです。
まあ、好みの問題といえばそうなんですけどね(^^;)

少なくとも、PC画面を人に見せるとき、特にセミナーやプレゼン時にはデスクトップを片づけておくべきです。
あわてて整理する、整理し忘れるようなら、デスクトップを常にきれいにしておいた方が楽でしょうね。

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【編集後記】

昨日の午前中、トライアスロンのバイクレッスンに行ってきました。
理論、実践双方をみっちり2時間半。
まだまだ足にムダな力が入っているようです(^^;)

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井ノ上 陽一
1972年生まれ。大阪生まれ宮崎育ち東京在住。 ひとりビジネスを、時間・お金の両面でサポート。 ・株式会社タイムコンサルティング代表取締役 ・MicrosoftMVP for Excel ・アイアンマン(スイム3.8km、バイク180.2km、ラン42.2km) ・著書に『ひとり社長の経理の基本』、『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』、『ひとり社長の経理の基本』,『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』ほか。 さらに詳細なプロフィールはこちら