Excelでドロップダウン（プルダウン）リストを使わない理由

リストから選択して、データを入力する、ドロップダウンリストという機能がExcelにはあります。
ただ、私は使っていませんし、おすすめもしていません。

リストから選んで入力！ドロップダウンリストとは

ドロップダウンリストは、こういったものです。
日付、支店、売上といったデータで支店名を入力するとき、リストから選んで入力できます。

設定方法は以下のとおりです。

ドロップダウンリストを使いたい範囲を選択し、リボンの［データ］タブから［データの入力規則］をクリックして、

［設定］タブで、［入力値の種類］が「リスト」を選び、［空白を無視する］、［ドロップダウンリストから選択する］にチェックが入ってるかを確認します。

リストを手入力するなら、［元の値］に、半角カンマをはさみながら入力すれば、

このように表示されます。

直接入力するよりも別の場所（シート）にリストとして表示したいものを事前に入力し、

［元の値］の次の部分をクリックして、マウスで選択すれば（列で選択するとリストのデータを増やした場合にも対応できます）、

ドロップダウンリストの設定完了です。

ドロップダウンリストは時間がかかる

ただ、このドロップダウンリストを私は使っていませんし、おすすめしていません。
一見、すごいのですが、時間がかかるからです。

ドロップダウンリストだと、入力のときにマウスに手を伸ばします。

そのまま入力した方が早く、同じ列に同じような語があれば、予測して表示されるので、楽です。

ドロップダウンリストでも、Altキー＋↓で、リストを表示できますが、それでも直接入力よりは時間がかかります。

正確に速くタイピングするスキル・意識を持つ

ドロップダウンリストの利点は、「間違いがないように入力できる」というものですが、時間のロスは大きいです。

直接入力すれば、より効率的にデータ入力できます。
データを正確に入力する、つまり正確に速くタイピングするスキルや意識は、Excel以外でも欠かせません。
一見便利なドロップダウンリストを使うことにより、そのスキルや意識がうすれてしまうのは危険です。

結果、いつまでたっても効率が上がらないということになってしまいます。
便利でわかりやすい機能を使えば効率が上がるわけではなく、ときにはより身体的なスキルを使った方が効率がいいことも多いです。

さらに効率を上げるには次のようなことに気をつけてみましょう。

・ドロップダウンリストの設定はしてもいい

直接入力する場合でもドロップダウンリストの設定をしておくと便利です。

リストにないデータを入力しようとすると、このようにエラーが出ます。

・Ctrl＋Dを使う

Ctrlキー＋Dをおせば、上のセルをコピーできます。
Ctrl＋Cでコピー、Ctrl＋Vで貼り付けをするよりも楽で速いです。

・テーブルを使う

データを入力する場合は、データを選択してCtrlキー＋Tを押して［テーブル］にしておきましょう。

行ごとに色もつきますし、デザインの変更も楽です。
書式設定（桁区切りや入力規則）も自動的に次の行は反映してくれます。

・［データの入力規則］で日本語のコントロールをする

事例のデータは、「日付」が半角英数字、「支店」が日本語、「売上」が半角英数字です。
これをいちいち切り替えていたら時間がかかりすぎます。

「日付」と「売上」の列を選択して、リボンの［データ］タブから［データの入力規則］を選択し、［日本語］タブで、「日本語入力」を「オフ（英語モード）」にしておきましょう。

同様に、「支店」の列では、「オン」にします。

・集計はピボットテーブルで行う

データの集計はピボットテーブルを使います。
このために［テーブル］にしておくと便利なのです。

こういったデータを

ピボットテーブルなら瞬時に集計できます。

このような入力をしてはいけません。
その後加工することも難しいですし、分析もできないからです。

・入力しなくてもいい方法を考える

そしてなによりも大事なのは、「データを入力しないこと」です。
・システムからデータをExcelにもってこれないか
・Webのデータを活用できないか
・自動的にデータを集める方法がないか
などを考えましょう。

売上データなら、システムを入れる、請求書ソフトと連動する、POSレジと連動するなどといった方法があります。

ドロップダウンリストの方が見栄えがいいのですが、実は地味な知識やスキルの方が効果的です。
私のセミナーでも、ドロップダウンリストは扱いません。
もっと知っておいてほしい地味な基礎スキルがたくさんあるからです。

Excelセミナー、本日締め切り、残席2名です。
8/20(木)午後 Excel入門セミナー

 

 

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【編集後記】
昨日は、ピラティスの体験レッスンにいってきました。
やってみた感想は、ふだんやっている体幹トレーニングに似ているなぁと。
以前体験したヨガは姿勢がつらいので（体が硬いので・・）、ピラティスの方がなじみます。
通うかどうかはまだ決めていません・・。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

ピラティス
龍が如く0