Excelを本当に活用するために必要な3要素。Excelとマクロと人

Excelとマクロの使いどころについては、よく質問されます。
それぞれについてまとめてみました。
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マクロの使いどころ

マクロとは、このようなプログラムを書いて、Excelに処理をしてもらう機能をいいます。
VBAという言葉もあり、VBAは厳密にはこのプログラム言語のことを指しますが、マクロとVBAはほぼ同じ意味と考えていただいて大丈夫です。
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マクロを使うべきところとしては次のようなものもあります。
もちろん、Excel上の処理をすべてマクロでやることもできますが、Excelの機能(関数やピボットテーブル、テーブルなど)でやった方が早くメンテナンスもしやすいです。
そのため、私はマクロでしかできないことをマクロでやっています。

「マクロでしかできないこと」とは、マクロを使った方が効率的なものです。
たとえば、人間が100枚のシートのデータを1つのシートにコピーすることはできます。
しかし、膨大な時間がかかるでしょう。
ミスをする可能性もあります。
こういった場合に、マクロを使うと、楽に確実に処理できるのです。

こういった事例があります。
Excel複数シート集計ー複数シートの合計値を1枚に集計するマクロ【サンプルあり】ー | EX-IT

ブックをまとめるのはこちらです。
複数のファイル(ブック)を1枚のシートに効率よくまとめるマクロ | EX-IT

逆に、1枚のシートにあるデータを項目別に複数のシートに分ける場合もマクロを使います。
給与データから明細へのコピペを自動化するマクロ | EX-IT

また、いちいちやるのがめんどくさい処理もマクロを使うと便利です。
ExcelファイルをCSVで保存するときに、マクロを使う理由 | EX-IT

Excelの使いどころ

Excelでやることは、マクロでやること以外のことすべてです。
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具体的にはピボットテーブルやVLOOKUP関数を使えばほとんどのことができます。
その他、データの作り方、その他の関数を学べばマクロを書くよりも簡単に処理ができるのです。
Excelがバージョンアップするにしたがって、以前はマクロが必要だったことも、Excelの機能でできるようになったものもたくさんあります。


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------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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Excelの上級版がマクロというわけではありません。双方を学んでこそ使い分けができ、Excelを本当に理解したことになります。

マクロでもExcelでも手に負えないこと

こんな便利なマクロやExcel。
しかし、マクロやExcelでも手に負えない強敵がいます。

それは、【人】です。

本来は、マクロやExcelのおかげで人が楽になるはずですが、人が、マクロやExcelの仕事を邪魔していることもよくあります。

・ルールを無視してその場の思いつきで処理をする
・ルール自体がなくイレギュラーが多い
・全角と半角をまぜてデータを入力する
・指定した位置にデータを入れていない
・データ自体を入れ忘れる
・新しいことを嫌う(マクロやピボットテーブルが禁止という話も聞いたことがあります)
・そもそもExcelに入力せずに、手書きでデータを作る
・複数のブックやシートにデータを入力する
など、人の行動や思考は、マクロやExcelにはどうしようもありません。

仕事上、どうしてもイレギュラーは発生するものですが、限度があります。
(イレギュラーな対応が本当に顧客や社内で必要とされているかも考えなければいけません)

人が邪魔をしてしまうと、マクロを使わなくていいところでマクロを使わなければいけなくなります。そのときに、もしマクロを知っていないと、Excelを使っているのに非効率で膨大な作業をやらなければいけません。

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スキルを身につけるとともに、Excelの邪魔をしない方法を学んでいく必要があります。
(もちろん、邪魔をされない工夫も必要です。)

マクロ、Excel、人という3要素がそろってこそ本当にExcelが活用できます。
ただし、マクロは敷居がやや高いので、Excelスキルと人(Excelを邪魔しない)を優先して取り組んでもかまいません。
人がきちんと規則正しいデータを作ればマクロが必要ないケースも多いです。
マクロでやる部分をシステムや他のソフトで補う方法もあります。





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【編集後記】
昨日いただいた新企画のお話。非常におもしろそうです。
すぐにとりかかるというわけではありませんが、来年夏くらいに形になればと思っています。
そのためにもいろいろ断捨離しなければ・・・

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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