転記・コピペは、もはや人がやらなくていい仕事。税理士の委任関係の登録をRPA UiPathで自動化。

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「人にしかできない仕事をやる」

AIやITの進化とともに、よくいわれるフレーズです。
人にしかできない仕事もあれば、人がやらなくていい仕事もあります。

 

※カフェにて Pixel 3

 

転記・コピペという仕事

 

転記とは、元の数値・文字を見ながら、別の場所に入力(記入)していくこと。

コピペとは、コピー&ペースト(貼り付け)で、元の数値・文字をコピーして、別の場所に貼り付けること。

仕事上こういったことをやらなければいけないこともあります。
ただ、ITの進化により、その頻度は確実に下がっているはずです。

 

たとえば、経理は、そもそもデータを入力(または記入)してそれを転記して集計しなければいけません。

ソフトがあればこれを自動的にやってくれるのです。

また、転記せずとも、データを取り込めたり、データを取り出せたり、連動させたりということができます。
一昔前なら、通帳を見ながら、データを入力するという仕事がありました。
今は、ネットバンクを使い、そのデータを自動的に取り込むこともできます。
それ以前も、ネットバンクのデータをExcelに貼り付けて加工してから会計ソフトへ取り込むことができます。

(なお、通帳をスキャンしてデータ化する方法もありますが、技術の方向性が好きではありません)

ITが進化してきて転記・コピペをしなくてもいい、いわば転記・コピペは、人がやらなくていい仕事になっているわけです。

それでもまだ

・Excelにデータがあるのに、それをソフトに入力しなければいけない

・EXCELデータを、毎月、同じように繰り返しExcelファイルにコピペしなければいけない
・メールに書かれているデータを、再度、基幹システムに入れなければいけない
・売上データを再度ソフトに入力しなければいけない
・経費のデータがあるのに、集計のために、ソフトに入れなければいけない

といったこともあったりします。

 

そういった場合も、転記・コピペをなくすことは不可能ではありません。
むしろ、積極的になくしていかなければ、いくら時間があっても足らなくなります。

 

 

 

Excelの転記・コピペは、Excelマクロで自動化

 

Excel間の転記・コピペは、Excelマクロを使うとやらなくてよくなります。

ファイル(ブック)からファイルへ。

シートからシートへ。
繰り返し大量にやるのは、Excelマクロの得意技です。

 

Excelマクロで給与一覧表から給与明細へ転記 | EX-IT

 

複数のExcelシートからデータを集めるマクロ。試行錯誤と思考過程。 | EX-IT

 

もちろん、転記・コピペが必要ないようにデータをつくるのが大前提となります。
たとえば、月別にファイル、シートを分ける必要がなければ、1つのシートにデータを入れておけば、転記・コピペの必要はありません。

 

 

 

 

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Excelとその他のソフトの転記・コピペは、RPAで自動化

 

Excelマクロでは、Excel以外のソフトを動かすこともできますが、その場合は、RPAを使ったほうが楽にできます。
プログラミングの中でも、敷居が低いからです。

 

ブラウザ(ふるさと納税)からExcelへデータ加工事例とコツ&RPA UiPathで自動入力 | EX-IT

RPAツールUiPathが日本語化。UiPath再入門「ネットバンクにログインして明細を表示」 | EX-IT

 

たとえば、こういったサイトにログインする場合、ID(利用者識別番号)と暗証番号をデータとしてExcelに持っていれば、そのデータから読み取って、自動的にログインすることができます。

(もちろん、データの管理、セキュリティ対策は必須です)
いちいち、人が入力(データを見ながらだと転記)やコピペしなくてもいいわけです。

人は優れているかもしれませんが、毎回入力していると間違えたり、忘れたりします。

RPAなら、データとつくり方が正しければ、何回繰り返しても間違えません。

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ログインして、メニューを選択して、

 

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必要事項(この場合は、税理士のID)を入れて、[登録]ボタンを押し、

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最後に、確認メッセージが出てくるので、OKをクリックするというのを自動化できます。
こういった確認メッセージはめんどくさいものです。

よろしいから、クリックしているのに、また「よろしいですか?」と聞かれます。
このクリックの手間が蓄積して、人の時間を奪ってしまうのです。
なお、こういったボタンをマウスでクリックすると時間がかかります。
マウスの操作性が悪いと余計に手間です。

Enterキーを押すようにしましょう。
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この事例は、税理士がやる手続き(e-Taxのセキュリティ強化によるデータの転送。正式名称は「委任関係の登録」というややこしい名前)です。

※本来は、ご本人がやる手続きであり、これをやる場合、あらかじめ承認していただく必要があります。

※税務ソフトでも一括してできますが、シンプルでいい事例なので。私は税務ソフトを使っていないので(所得税は)、このしくみで、2019年1月4日に一括してやりました。

RPA UiPathの画面では、こう設定します。

 

Excelデータの読込

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Excelからデータを読み込むときは決まったパターンです。

読み込むデータはこういったもの。
IDがあり(4つにわけて入力するのでデータもわけています)、パスワードがあるデータです。
(データは架空のものです)

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①左側のアクティビティ(プログラムのパーツ)から[Excelアプリケーションスコープ](Excelへアクセスする)をドラッグ

②①のパーツをクリックして、データのあるExcelファイルを選択

③アクティビティ[範囲を読み込む]をドラッグ→2つあるので、上記のような1行のものを選ぶ
④シート名は、ファイルのもの(今回はSheet1)にあわせて、セル名は””にしておく→こうするとExcelシートのすべてのデータを読み込めます)
⑤[範囲を読み込む]をクリックし右側に表示されるプロパティの[データテーブル]でCtrl+Kを押し、「ExcelTable」と入力(この「ExcelTable」は任意)
⑥中央下の[変数]をクリックし、「ExcelTable」のスコープを「シーケンス」へ(違う名称の場合もあります。最も下にある選択肢を選びましょう)

 

 

ブラウザの操作を記録

 

次にブラウザの操作を記録していきます。
使うブラウザはIE(InternetExplorer)。
古くて使っていないかもしれませんが、RPAにはその古さが適しているのです。

UiPathのメニューで[レコーティング]→[ウェブ]を選び、操作を覚えてもらいます。
最初の1回は人がやり、あとは、ボタン1つでやってもらえるようになるのです。

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まずは、ブラウザで該当サイトを開いておき、[ブラウザを開く]で、どこでもいいのでクリックすると、

ex-it_13

 

次のようなボックスが出てくるのでOKをクリックします。

これで、ブラウザで目的のサイトを開くという操作を覚えてくれるのです。ex-it_14

 

再度、ウェブレコーディングで、

ex-it_13

利用者識別番号や暗証番号を入れて、ログインを押すところを記録します。

Excelのデータを利用する前に、ひとまず手入力でうまく動くか試してみましょう。

なお、ブラウザへの入力は、該当箇所をクリックし、次のようなボックスが出てきたら、ボックスの中に入れるようにしなければいけません。そうしないとうまく記録されません。
それぞれのボックスで同じ操作をします。

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いったんここで保存してみましょう。
UiPathではこのように記録されています。

これを実行すれば、
ブラウザを開き、番号を入力してログインボタンをクリック

ということを自動でできるというわけです。

 

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繰り返し部分

繰り返す処理は、[繰り返し(各行)]を使います。

コレクションにさきほど設定した「ExcelTable」を入れ、

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先ほど記録した「番号を入れてログインをクリックする」部分を入れていきましょう。
[繰り返し]の中にある処理を繰り返してくれます。

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今回は、2行目から4行目のデータを繰り返し処理していくわけですが、

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今はウェブレコーディングしたものが残っているので、1396が入っています。

このままだと、繰り返し処理するときに困るので(同じものしか入らない)、

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このように書き換えます。
row=行ごとに、見出しがid1のものを入れていくという意味です。
ToStringは、文字にするという意味になります。

これをid1から4、pwについてやっておけば、繰り返し行ごとに処理してくれるのです。
100行でも1万行でも同じようにやってくれます。

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税理士側の利用者識別番号は、決まっているので、上のような処理をせず、そのまま入れていきます。

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[委任関係の登録]をクリックし、税理士の番号を入れ、

 

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最後にメッセージボックスをクリックするところまでが繰り返しです。

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今は、開始届と組み合わせて、

・新規受注


・Excelにデータ入力(これはいたしかたなく)

・プログラム実行
で、

e-Taxの開始届を出し、委任関係の登録をするところまで自動でできます。
まあ、仕事をやまほど受注しているわけではありませんが。

 

転記・コピペの仕事、特に繰り返しやる、大量にやるものがあったら、「これは人がもうやらなくてもいいかも」という意識は常に持っておきましょう。

なにかしら解決策はあるはずです。

 



■編集後記

3月、GWの旅行を計画しつつ、ほぼ決まりました。
海外!と思っていたのですが、国内で。
GWは、おとなしくそれぞれの実家で過ごします。

 

■昨日の「1日1新」

とある打合せ
Xbox One X プレイ&チャージキット

 

■昨日の娘日記

ホットケーキを焼いたら、「ケーキ!」と大喜びでした。
食べすぎなくらいに。
最近、ごはんもたくさん食べるのでいいことです。
野菜をもうちょっと食べればいいのですが(いもときのこは好き)