メールを集約してシンプルに活用する

ビジネス、プライベートともにメールでやりとりすることが多くなった現在、できるだけシンプルにメールを活用したいものです。

スクリーンショット 2012 05 09 9 27 37

メールは集約したい

可能であれば、メールは1カ所に集約した方が効率的です。
正確に言うと、メールアドレスは複数あってもかまいませんが、メールソフトは1つに集約しておいた方がいい気がします。
複数のソフトでメールのチェック、送受信をしていると、

「あれ、あのメールはどこに??」
「どのソフトで返したっけ?」
「あ、返信するのを忘れた・・・・・」
ということが起こりがちでしょう。

※会社員の方は、会社のメールを集約できるかどうか、プライベート時にメールを見る必要がないという事情がありますが、経営者、フリーランスの方は集約しておいた方が便利なケースが多いかと思います。

集約の方法

具体的にどう集約するかを考えてみます。

Gmailで送受信の設定

プロバイダーのメールアドレス(NiftyやOCNなど)や独自ドメイン(会社のアドレス、自社のアドレス)は、Gmailで送受信できます。

設定については、こちらの記事を参考にしてください。

・Gmailでメールを自動的に振り分ける方法 | EX-IT


■スポンサードリンク


転送設定

上記の送受信設定のほかに、元のメールアドレスから転送しても大丈夫です。

携帯メールアドレス

携帯メールアドレスも転送することでGmailで閲覧はできます。

ただ、私は携帯メールアドレスは使っていません。
携帯をやめる前から徐々に使う頻度を減らし、2010年8月にiPhone1台にしたとき、携帯メールを使うことを完全にやめました。
iPhoneでGmailを使えばいいので、まったく支障はありません。

携帯メールがなくなると、メールを一本化でき、スッキリします。
(iPhoneでもソフトバンクのメールを使えますが、使ったことがありません(^_^))

Yahooメール

Yahooメールは、登録専用アドレスとして2010年頃まで使っていました。
徐々にGmailへうつし、今ではもう使っていません。やはりチェックの手間がめんどくさいかったからです。

他のWEBメールサービスも同様ですね。

現在の使い分け

今では、次のようにメールを使い分けています。
メールソフトと言えるものは、Gmailのみ。
Gmailアドレス(アカウント)、独自ドメイン(仕事用)、登録用(捨てアドレス)の3つで送受信しています。

スクリーンショット 2012 05 09 9 30 26

どうしても、TwitterとFacebookでのやりとりは集約できずに残ってしまいます。
これらはメールアドレスを知らない方とも気軽にやりとりできるので、メールとはまた違ったカテゴリと考えています。
本来は、メールソフト(Gmail)に集約したいんですけどね。今のところ不可能のようです。

集約できるものは集約し、メールをシンプルに運用することがレスポンスの向上や時間の節約につながります。





■スポンサードリンク

【編集後記】
先週の土曜日にランのレッスンを受けました。
走り方を少し変えて昨日も走ってみましたが、なかなかいい感じです。
疲れが少なく、楽に走れます。
今週の土曜日にもレッスンを受ける予定です。

■スポンサードリンク



■著書
新版 ひとり社長の経理の基本
毎日定時で帰っても給料が上がる時間のつかい方をお金のプロに聞いてみた!
『ひとり税理士の仕事術』
『フリーランスのための一生仕事に困らない本』
『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』
『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』