今年こそ電話をなくしたいと思ったらやっておきたいこと

電話さえなければ効率化できるのに……と持ってらっしゃる方向けに、電話をどうやってなくすかのアイデアをまとめてみました。

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※大分の駅にて by Leica M10

電話さえなければ……

「電話さえなければ」
「電話がなければいいのに」
「本当は電話を使いたくないのに」
といった声や相談をよく聞きます。

電話は、便利なようで時間を奪われるものです。
電話が鳴ったら気が散るでしょうし、電話をかけても応答されない場合もありますし、こちらもいつでも出れるわけではありません。

年末年始やお盆、休日、夜に、「電話がなくて仕事がはかどる」という話をよく聞きますが、そういったときだけ電話がなくて仕事がはかどるというのは、もったいないことではないでしょうか。
限られた時間しか仕事がはかどらないというのでは、効率は上がりません。

働き方改革とやらに「電話をなくす」というのが意外と見当たりません。
お互いが電話をなくせば全体的な効率も上がるはずです。

電話をなくしたいと思うなら、徹底して取り組みましょう

「絶対電話」というラインを見極める

何かに取り組むときには、絶対ラインを見極めるのが大事です。
電話の場合も、絶対電話でないとダメなラインを見極めます。

「絶対」というのが大事であり、本当に絶対なのかどうか。
たとえば大事な取引先、売上の多くを占める取引先が電話対応なのでなくすことができないという場合、本当になくすことができないのか。
メールじゃダメなのかということを突き詰めて考えてみることが大事です。

そこを曖昧にしておくと電話はなくなりません。

電話問い合わせをがないと仕事の依頼が減るかも……と思っても、本当にそうなのか。
問い合わせフォームだけではダメなのかを試してみないとわかりません。

私の場合はこの絶対電話というラインは、残念ながらあります。
税務署です。
税務署は電話対応しかしません。
(金融機関も)
都道府県、市区町村の役所も電話対応が原則ですが、意外と、ホームページのお問い合わせからメールすると答えてくれることがあります。
税務署にはこういった隙は、まったくないのです。

本当に絶対電話のラインを見極めましょう。

私の場合は、出張中の娘との LINE 電話も絶対です。
まだ文字が読めませんし、むしろ私が顔を見たいですし。
そのうち向こうから、「メールでいいじゃん」「ラインにして」といわれそうですけど。
(今でも、「今、アンパンマン観てるから」とか「ごはん食べてるから」と言われています……)

 

電話をなくすためにやりたいこと

絶対的なラインを決めた後は、電話をなくすために日々工夫しましょう。
電話をなくすためにやりたいことは次のようなことです。

電話に出ない

電話が鳴って電話に出てしまうと、電話を使うことになります。
グッと我慢して出ないようにしましょう。
「電話は出るもの」というクセをなくさなければいけません。

電話にすぐ出ないからといって、なくなってしまう関係はそれまでです。
「電話ですぐ対応する」というサービスをしているなら別ですが、そうでない場合は、その電話を優先するわけにはいかないでしょう。
他のお客様と打ち合わせしているときは電話に出ることができませんし、他の仕事をしているとき、そしてプライベートの予定のときも、電話に出ることができるわけではないのです。

そもそも電車内、運転中、公共の場など電話をすることを控えなければいけない場合は多く、マナーとしても大事です。
そんな限られている電話に、すぐに出ることができないこと自体が正常ではないでしょうか。

コールセンターやヘルプなら電話に出る必要はありますが、そうではない場合は、「電話はすぐ出ることができないもの」という定義をしておきましょう。
この定義を間違えて、自分がコールセンターやヘルプとなってしまうと仕事は進みません。

その代わり、他の連絡手段メールはできるだけすぐに対応したいものです。
「電話はすぐ対応できる。メールはすぐ対応できない」という認識を「電話はすぐ対応できない。メールはすぐ対応できる」という認識に変えます。

問い合わせフォームでも、「お急ぎの方は電話で。問い合わせフォームだと3,4日はかかります」と書いているのをみかけますが、本来逆ではないでしょうか。

ましてこちらが営業を受ける側で、「電話で詳しく話をしたい」という場合はきっぱりと断りましょう。
わざわざ電話で話す前に、メールで用件を伝えていただければ、その営業を受けるかどうかオファーを受けるかどうかの判断はできます。

 

電話をかけない

電話に出ないことと同様に、電話をかけないことも大事です。
電話をかけられるのは嫌だけど、自分がかけるのはいいというのは、イーブン、公平ではありません。
電話をかけられるのが嫌なら電話をかけないようにしましょう。
私はどちらも嫌いですが。

電話の着信があったら、メールで返すというのも手です(電話番号でどこからかかってきたかわかる場合)。
知らない電話番号も、ネットで検索すればわかることも多いです。

そして、大事なのは、メールをするときに、決して謝らないこと。
電話に出られなくてすいませんと。

そうやって謝ってしまうと「電話に出ることができないことが悪いこと」ということになります。
電話は出ることができないのが、標準設定デフォルトですので、謝る必要はありません。
もちろん礼儀ややわらかい表現にするために謝るという考え方もありますが、言葉にしてしまうとその言葉に引っ張られるという側面もありますので、無理に謝らないようにしましょう。

別に謝らずに、「お電話いただいた件、内容をお聞かせいただけませんか」とさらりと聞いてみればすみます。

そして、もちろんメールは早めに返すのが前提です。
早めにといってもメールもすぐに対応できるものではありませんので、自分の決めた基準で問題ありません。
その日のうち遅くとも翌日に返せば私はいいのではないかなと。
それ以上のスピードを求められると厳しいですし、私も求めません。
結局は、スピード感が同じような方と仕事をしないと続きません。

こちらから連絡する場合、電話番号をしかなくてもホームページで問い合わせフォームがあればそこから連絡してみましょう。
その場合に電話番号を明かさなきゃいけないなら、「メールでご連絡お願いします」と添えておくべきです。
そうすればメールで返ってきます。

本当に電話をなくしたいのであれば電話でしか問い合わせできないところ、電話でしか予約できないところはもう行かない、申し込まないというのも手です。
私はそうしています。
電話をなくすためには、それぐらいの覚悟が必要です。

唯一例外として神保町食肉センター。
電話予約しかないのでペコッターというアプリを使っています。

懇親会・飲み会の予約を効率化するには。電話で予約してくれる神アプリ 『ペコッター」 | EX-IT

 

電話番号を明かさない

電話をかけられるのを避けるには、電話番号を明かさないことが大事です。
ホームページ、ブログに電話番号があると、かかってくるのは当然でしょう。
名刺に入れていても同様です。
会社で電話番号を共有とかで個人情報がばらまかれる場合もあります。

電話番号がないと信頼されないと思われるかもしれませんが、電話番号のありなしで信頼を判断されるという基準から逃れなければ電話はなくせません。
電話をなくしたいと思うのであれば、ホームページ、名刺、メールの署名などから、電話番号を思い切ってなくしましょう。
固定電話は、もちろん携帯電話番号を明かすことは危険です。
ここに登録して大丈夫かなと思うようなところに電話番号を入れるときは、架空の電話番号を入れておくという手もあります。
ただしつながらないことが前提ですが。

メールスキルを鍛える

電話を使わないということは、他の連絡手段メールで連絡することになります。
メールスキルを鍛えることは欠かせません。
メールを速く打つことができないと電話したほうが早いとなるからです。

メールスキルとは、
・タッチタイピング
・ショートカットキー
・スニペットツール
などを駆使することであり、これらのスキルが使えるということは、他の仕事にも役立ちます。

タッチタイピングは一生必要。音声認識入力が進化しても。 | EX-IT

ショートカットキーはメールと相性がいい【Gmailでよく使う8つのショートカットキー】 | EX-IT

「!o」で「おはようございます」 スニペットツール(Dash・PhraseExpress)の登録パターン | EX-IT

電話をかけ続けても何かスキルが蓄積されるわけではありません。
話すスキルであれば、人前で話すほうが、はるかに経験値が高いものです。
電話で顔を見ずに話すということは話すスキルの中では敷居が低いものであり、だからこそ電話が普及し、なくならない理由の1つにもなっているのでしょう。

 

仕事の入り口を整える

電話をなくすならば、電話での問い合わせをなくさなければいけません。
電話の問い合わせを受ければ入り口は広がるのは事実ではありますが、電話をなくしたいのであれば覚悟すべきです。

私も最初に電話問い合わせをなくしたときはドキドキしました。
たまに戻したことも。
ただ問い合わせフォームをつくり、入口を整えれば電話をなくしたとしても仕事の依頼をいただくことができます。
その代わり、どんなメニューなのか、どういうことを提供できるのか、そしてどういう人かということをちゃんと出しておかなければいけません。
(それが不十分なうちまたは軸が固まってないうち、独立当初は、電話という窓口を増やしておくという考え方もあります)

「電話の問い合わせがないなら申し込まない」という方をあきらめるという覚悟は必要です。
それぐらい 電話をなくすというのは大変ではあり、リスクもありますが、静寂・平穏というリターンもあります。

電話を本当になくしたいと思うなら、本気で取り組んでみましょう

 



■編集後記

昨日は大分(妻の実家)から宮崎(私の実家)へ移動。
特急で3時間。
グリーン車ですが、Wi-Fiなく電源なく揺れて……。
九州新幹線のルートから外れたのが恨めしいです^_^;

「1日1新」

セントラルシネマ宮崎 予約
娘と大分実家近くの公園で花摘み

 

■娘(2歳)日記

大分でじぃじとばぁばとお別れと思いきや、じぃじにはバイバイせず。
男性陣には厳しめです。
宮崎につき、こっちのじぃじ・ばぁばと再会。
こっちの実家では部屋(物置)の探検が好みです。
意外と、風呂の指名はパパでした。