メールの効率化よりもメールをなくすことを考える。

メールを効率よく読む、書くと仕事が速くはなりますが、それよりもメールを減らすことが最も効果があります。
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※オフィスにて iPhone 7 Plusで撮影

メールの効率化テクニック

仕事にはメールが欠かせません。
といっても、日々大量のメールを読み、大量のメールを書き、返信していると時間がいくらあっても足りないでしょう。

「メールを効率化したい」と思うのは当然です。

・タッチタイピングのスピードを上げる
・メールソフトでショートカットキー使う
・Gmailを使う
・フィルタを設定する
・件名は具体的に
・スニペットツールを使う

・箇条書きを使う
・項目に番号をふる
・具体的なアクションを書く(返信がほしいのか、いつまでにほしいのかなど)
・署名を工夫する
・読んだらすぐ返信する
・宛名をシンプルにする
・日程調整は、具体的かつ明確に、早い段階で候補を出す
などといった方法があります。

ただ、数が多すぎると、いくら効率化してもキリがありません。

メールは仕事?

そもそもメールは仕事なのでしょうか。
一定の給料を受け取れるならまだしも、独立後は、限られた時間で成果を出さなければ食べていけなくなります。
メールの返信に明け暮れていては、いつまでたっても成果につながらないでしょう。
以前の私もそうでした。メールを速く返すことこそが仕事と思い、どこでもメールを受信し、すぐ返信し、それがサービスと思っていたのです。
もちろん、メールの返信スピードはサービスといえるのでしょうが、もっと大事なことがありますし、速く返せばいいというものでもありません。

スピードが速くても、差し障りのない返信で問題が解決していなければ意味がないでしょう。

メールをすぐ返すと、壁に向けて打ったピンポン玉のごとくメールが返ってきて、また返して・・・となってしまうこともあります。
そして、「あ、いつのまにかこんな時間」「仕事が思うようにすすまない」という結果に陥るのです。

独立当初、メールが来るのがうれしくて、メールが来ないと「だ、大丈夫かな・・」と思う時期もありました。メール=仕事している感があるのは危険な兆候でしょう。


------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

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メールをすばやく返すのがメール仕事術であるなら、メール仕事術2.0は、メールをなくすことです。
メールだけではなく、チャット、Facebookメッセージ、LINEも同様になくしていかなければ(減らしていかなければ)効率は上がりません。

・大量のメールをさばく圧倒的なスピード
・仕事を中断してメールを返してもひるまない集中力
・休みでも夜でもメールをする覚悟
があればいいのでしょうが、そうでなければ(私もそうではありません)、メールをなくしていきましょう。

メールをなくすには

メールをなくすには次のような方法があります。

データを共有する

DropboxやGoogleドライブなどで、データを共有すれば、メールは減ります。
データをやりとりしなくてすむからです。
共有しているので適度なタイミングでアクセスすればすみます。

仕事の件数を減らす

通常、メールは仕事の数に比例するものです。
仕事の件数が多すぎるとメールも多くなります。
そもそも、ひとりでできることに限りはありますので、仕事を厳選していかなければいけません。
仕事を厳選すればメールも減るはずです。

・テンションがさがるメールが多い
・返信するのがおっくう
・会うといい人だけどメールはそうではない
・メールが多すぎる
といった場合は、英断を下す必要があるかもしれません。

メールが必要ない仕事を増やす

仕事の数に比例してメールが増えるとはいえ、メールが増えないようにすることも不可能ではありません。
メールが必要ない仕事もあるからです。
やりとりをしなくてもいい仕事は、
・自主開催のセミナー(参加者の方とのやりとりはありますが、講師、共催セミナーよりもやりとりは減ります)
・出版(区切りでメールをやりとりしますが、通常はひたすら書くのみです)
・コンサルティング(対面でその場勝負であるのでメールはそれほどありません)
などがあります。

さらには、「会う」ことを主軸にすれば、メールでのやりとりは減るものです。
会ったほうがはやいということもあるでしょう。

問い合わせを減らす

問い合わせはありがたいものです。
ただ、そうでない問い合わせもあります。
相見積もりに対して、一生懸命メールで答えても、返信はこないことが多いでしょう。
値段で比較されてしまうからです。

こちらの説明不足で問い合わせがくることもあります。
メールが多いときは、説明不足ではないかを考え直しましょう。
ネットでもリアルでも説明不足だとメールは増えます。

私の個別コンサルティングのページは、私のスケジュールを表示し、日程を選んで申し込んでいただくスタイルです。
こうしておくと、日程調整のメールも必要ありません。
しくみで、ステップを減らすこともできるのです。
この「ステップを減らす」というのは効率化で大事なことであり、ステップが多いやりとりや人、手続きは極力避けています。

メールし放題をサービスとしてつけるかどうか難しいところです。
なんとなくではなく、きちんとルールにのっとって、サービスに含めましょう。
私はメールコンサルティングとして、3日間メール対応するプランも作っています。

メールへの恐れをとり払う

メールをすぐ返さなければ・・・という恐れを取り払いましょう。
もちろん、返したほうがいいのは事実ですが、誰でもかれでもそうするわけにはいきません。

メール=無料というイメージですが、こちらとしては時間も労力も使います。
メールは使い放題ですが、メールを書く人間は使い放題ではないのです。
ときには線引きもせざるをえません。

私がもし至急返信がほしいメールを出したら、その時点で負けと思っています。
メールの特性上、返信のタイミングは自由なはずです。

自分がメールを見ない時間を決めたら、覚悟を決めましょう。

まとめ

こうやって書いていますが、日々メールは使っています。
大事なメールを読む、書く、返すためにも、総量を減らしているだけですのでメール大歓迎です。

Gmailのフィルタを使って、返信すべきメールのみが受信トレイに届くようにし、ほぼ常に空っぽにしています。

私のGmailは今こうなっています。
[etc(2322)]はAmazonや楽天に関するもの、返信しなくていいメールがあり、開封もしていないものです。
その他、確認用に、[コンテンツ販売]、[セミナー申込]、[セルフマガジン]といったメニューごとにラベルをつけています。
EX IT

今はタスク管理で、「メールチェック」というタスクをなくしました。
まとまったタスクとしなくてもいいくらいの量に減らしたからです。
「メール対応」「メールチェック」というタスクがある自体、メールが多すぎる可能性があります。

メールを減らしていくことも考えていきましょう。


【編集後記】

昨日は、タスク×時間管理セミナーを開催しました。
最初は苦しいかもしれませんが、時間をつくるために日々管理していただければと思います。

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※詳細は→「1日1新」

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ようやく慣れたのか、お風呂が気持ちいいと感じるようになったのか。

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