ひとりでも1台のPCでもDropboxを使い続けるメリット&よくある質問

ひとりで1台のPCを使うときもDropboxは便利です。
私が使い続けている理由をまとめました。
DSC01216

Dropboxの一般的な使い方

Dropboxの一般的な使い方は、データ共有です。
複数のPCでデータを同じものにすることができます。
(「同期」といいます)

・自宅PCと会社PC
・デスクトップPCとノートPC(持ち歩き用PC)
・東京オフィスのPCと大阪オフィスのPC
・PCとスマホ
・PCとタブレット
など、様々な組み合わせがあるでしょう。

流れを解説すると次のようになります。
自宅PCでファイルAを作る(又は編集する)し、自宅PCがネットにつながっていれば、

スクリーンショット 2014 06 22 6 33 20

ネット上のDropboxにもファイルAが作成され、

スクリーンショット 2014 06 22 6 33 37

会社PCがネットにつなげれば、会社PCにもファイルAができるというしくみです。
スクリーンショット 2014 06 22 6 33 50

ファイルAは、ネット上にも、自宅PCにも、会社PCにも存在します。


■スポンサードリンク
------※この記事は、投稿日現在の状況、心境、法律に基づいて書いています。---------

■スポンサードリンク


複数のPCでファイルを共有するのが、一般的な使い方です。

私がDropboxを使い続ける理由

私の場合、常に持ち歩いているMacBookPro 15インチ RetinaDisplayモデルをメインに使い、自宅でも、オフィスでも、外でも、お客様先でも、このPCを使っています。
オフィスにもデスクトップのiMac、サブPCとして、VAIOを持っていますが、使用頻度は低いです。

こういった場合、「複数PCでデータ共有できる」というDropboxもメリットは少ないように思えます。
(iMacやVAIOを開きネットにつなぐと、メインPCと同じ状態にできるのは便利です)
それでも、Dropboxを使い続けるのは、他にも多大なメリットがあるからです。
次の6つのメリットを感じています。

1 バックアップ

ネット上のDropboxにファイルを保存できるため、それがバックアップになります。
スクリーンショット 2014 06 22 6 43 32
何も特別なソフトを入れなくても、高価なサーバーを入れなくても、常にバックアップされるのです。

2 履歴を復元

Dropboxはファイルの変更履歴を管理してくれます。
もし、間違って上書きしてしまったり、削除してゴミ箱からも消してしまったりしたときも、復元できるのです。

スクリーンショット 2014 06 22 6 15 57

このファイルだと、5/22までさかのぼれます。
スクリーンショット 2014 06 22 6 16 29
ゴミ箱からも削除しちゃったファイルを、ネット上のDropboxから救出する方法 | EX-IT

3 Dropboxへのリンクを共有

Dropboxにあるファイルへのリンクを共有できます。
相手がDropboxを使ってなくても使えるのが便利です。
スクリーンショット 2014 06 22 6 14 30

ブログに貼ったり、Facebookに貼ったり、LINEに貼ったり、メールに貼ったりすることができ、LINEやメールに大きなファイルを添付しなくてもすみます。
Dropbox内のファイルをリンクでかんたんに共有する方法[最新版] | EX-IT

4 お客様とデータ共有

お客様とデータ共有が可能です。
メールでデータをやりとりすると、ダウンロード・保存がめんどくさく、変更が反映されないこともあります。
毎回、メール送信しなくても、私がDropboxのファイルにアクセスすれば、常に最新の処理状況、数字を確認できるのです。

■スポンサードリンク

5 iPadへデータを移す

iPadにデータ(主にPDF)移すときにもDropboxが便利です。
(ケーブルで移す方法もありますが)

iPadをネットにつないで、ファイルを開けば簡単にデータを取り出せます。
たとえば、書籍の原稿PDFをiPadでチェックし、それを再度Dropboxに保存して、そのリンクを編集者さんにメールする、又はDropboxで共有しています。
iPadで、PCファイルを開く方法ーiTunes、Dropbox、GoodReader、UPADー | EX-IT

6 PC買い換え時に楽

Dropboxを使っていれば、PC買い換え時にも便利です。
新しいPCを買ってきて、ネット上のDropboxにつなげば、これまでと同じ状態にすることができます。
データ量によって時間はかかりますが、一晩おいておけば十分です。

よくある質問「Evernoteとの使い分け」など

Dropboxについてよくある質問を上げておきます。

セキュリティは大丈夫?

100%大丈夫とはいえませんが、それは紙の資料やサーバーも同じです。
危険さで言うと、送信側と受信側双方で気をつけなければいけないメールやFAXの方が危ないでしょう。
より安全に使うために2段階認証を使う、PCやスマホ、タブレット(Dropboxを使っている機器すべて)のパスワードの設定は必ずやりましょう。
セキュリティをさらに強化!Dropboxの2段階認証をやっておきましょう | EX-IT

運用で気をつけることは?

データを同期するときは通信量が増えます。
自分が何もしてなくても、ファイルを共有している相手が、ファイル追加・編集・削除をすると、こちらもファイル追加・編集・削除という処理がされるのです。
外出時にテザリングで仕事をしているときは注意しましょう。
7GBという制限があるので、もったいないのです。

私はテザリング時は、Dropboxの同期をオフにしています。
Dropboxアイコンを右クリックして、[同期を一時停止]にしておきましょう。
スクリーンショット 2014 06 22 7 02 30

同時に編集したらどうなる?

Dropboxの最大の弱点は、同時編集できないことです。
(それを補うだけの魅力も多いわけですが)

共有しているファイルを同時に編集する、又は、一方がファイルを開きっぱなしにしていると、ファイルが複製されてしまいます。
スクリーンショット 2014 06 22 7 42 18

こういった場合は、元のファイルを削除し、複製されたファイルの名称を変更しましょう。

容量は大丈夫?

Dropboxは、2GBまで無料、100GBまでが月1,200円、年払いだと12,000円です。
通常なら、2GBで十分でしょうが、仕事で本格的に使うなら、100GBプランにしておくべきでしょう。

こちらのリンクをクリックすると、0.5GBのボーナスがつきます。
(私にもボーナスがつくのでありがたいです)
https://db.tt/dtXabtdo

Dropboxで気をつけたいことは、写真や動画、音楽を入れないこと。これらのファイルは容量が大きいので、Dropboxの容量への負担も大きくなり、同期時間もふえてしまいます。
私は、写真、動画、音楽を一切入れていません。今のところ、23GBほどです。

Evernoteとの使い分けは?

同じようなサービスにEvernoteがありますが、私は両方とも使い、使い分けています。

・Dropboxへ入れるもの
ファイル(Excel、Word、PDF、keynote、会計ファイルなど)
なかなかクラウド化しない弥生会計をDropboxで勝手にクラウド化する方法 | EX-IT



・Evernoteへ入れるもの
テキストの情報、写真メモ、PDF(1枚程度)
iPhoneでみるような写真メモ、PDFに限って入れていますが、基本は、Dropboxにファイル、Evernoteにメモです。
メモを一覧できるのが、Evernoteのいいところです。

先日のシンガポールに関するメモ
スクリーンショット 2014 06 22 7 31 12

引越に関するメモ
スクリーンショット 2014 06 22 7 31 26

ブログネタのメモ
スクリーンショット 2014 06 22 7 30 47

などいったように使っています。
ファイルだとこのような使い方ができません。
フォルダにいれたとしても、一覧性に欠けます。

DropboxもEvernoteもまだ使ってない方はぜひ使ってみてください。

■データ共有・バックアップにDropbox | EX-IT

■Evernoteと情報整理術 | EX-IT





■スポンサードリンク
【編集後記】

昨日は、朝から千葉県匝瑳市のマイ田んぼに向かって、田んぼの草取りをし、
IMG 2311

大豆を植え、
IMG 2328

その後、3時間ほどかけて、勝浦の方へ。
宿泊して、翌日のスイムレースに出ます。
IMG 2347

【1日1新】
※詳細は→「1日1新」

大豆植え
八日市場駅→上総興津駅




■スポンサードリンク


■ブログEX-ITの購読 →feedlyを使って無料で読む
→Twtterで読む
Facebookで読む

1日1新 Instagram
井ノ上陽一のVALU
■著書
ひとり税理士のIT仕事術―ITに強くなれば、ひとり税理士の真価を発揮できる!!
フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本
新版 ひとり社長の経理の基本
毎日定時で帰っても給料が上がる時間のつかい方をお金のプロに聞いてみた!
『ひとり税理士の仕事術』
『フリーランスのための一生仕事に困らない本』
『社長!「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』
『そのまま使える経理&会計のためのExcel入門』
###