効率化に欠かせない「ステップを減らす」意識

常に考えている効率化。
その中で意識していることの1つは、「ステップを減らす」というものです。

※ステップをのぼるレッサーパンダ by SIGMA fp

ステップが多いと非効率

ステップとは、文字通り、階段・はしごの段数の意味もあります。
段数が少なければ、時間もかからなくなるものです。

また、「工程」という意味もあります。
プログラミングするときに、よく考えることです。

たとえば、
・Excelファイルを開く
・データを入力する
・それをコピーする
という仕事があったときに、関数を使えば、
・Excelファイルを開く
・データを入力する
だけですみ、1つのステップを減らすことができます。

このようにステップを減らしていけば、効率化することができ、ステップが多いと効率化できません。
自分のステップを減らす方法、他者とのやり取りのステップを減らす方法があります。

自分のステップを減らすには

自動化

自分自身のステップを減らすには、自動化という方法があります。
・Excelの関数で自動化
・ネットバンクを連動して自動化
・お申し込み・お問い合わせへの自動返信
などといったことで、自動化すれば、そのステップを減らすことができるわけです。

・店に行く
・品物を手に取る
・レジに並ぶ
・支払う
といったステップを減らし、「ネットで買う」ということもできます。

私は紙を使わないので、
・プリントアウトする
・ファイリングする
・探す
・取り出す
・手書きする
・封入する
・切手を貼る
・投函する
などといった、ステップをなくしています。
0にはできませんが……。

声でリビングのTV・照明、書斎の照明・補助LEDライトをオン、オフしているので、その部分でもステップを減らしています。
玄関、風呂の脱衣所は、センサーライトなので、オン・オフのステップがなく、玄関のドアはオートロックなので、ドアに鍵をかけるというステップがありません。

「Ok!Google」「Alexa!」TVも扇風機もエアコンも照明も声で操作。AIスピーカー×スマート家電コントローラRS-WFIREX3・eRemote mini。
Qrio Lockを使って、スマホだけで自宅の玄関を開け閉め・オートロックに。

このように、IT、AI、プログラミングを使えば、ステップを減らせる時代です。

マニュアル

自分の仕事のステップをマニュアルにしています。
マニュアルといっても、そのステップをメモしたり、タスク管理に組み込んでいるだけです。
同じ仕事、同じような仕事をやるときに、二度手間にならず、ステップを無駄に増やさなくてすみます。

チェックリスト形式にする場合も多いです。

ブログに書いておいて、マニュアルとして自分があとから参考にすることもあります。
・あれ、どうだったかな?
・前にもやったのに……
・これに気をつけなきゃいけなかった
といったステップも減らせるわけです。

迷いを減らす

何かを決断するときに、「迷う」『考える」「悩む」といったステップがあると非効率です。
そのステップをなくせるよう、
・やらないことリストをつくって、見る
ということをやっています。

自分の軸を磨くよう、日々発信することも、ステップを減らすことにつながるものです。

 

他者とのステップを減らすには

他者とのステップも減らしたいものです。

仕事の依頼の受け方

ネットから仕事の依頼をスパッといただけるように工夫しています。
お問い合わせ→返信→検討といったステップを減らすためです。
お互いにとって好ましくないことでしょう。

お断りするような案件でご依頼をいただくのも、ステップを増やしてしまいます。
ご依頼→お断り
という2つのステップが。

ご依頼→詳細を聞く→返信→お断り→お礼→こちらもお礼
といったステップも無益です。

ステップを減らすためにも、自分が依頼を受けたい仕事、スタンスは明らかにしておきましょう。

自分でやる

人を雇う、誰かに依頼するというメリットはあるのですが、ある意味ステップが増えるともいえます。
私が、人を雇ってなく、外注もしていない理由の1つは、ステップが増えるからです。

その分、自分のステップは増えるので、そのバランスが難しいところですが、自分次第でステップをへらすことはできます。
なにか商品を買う、サービスを利用する場合も、ステップが多いまたは、多そうだったらやめることも。

セルフレジを愛用するのも、自分以外の要素でステップを増やさないためでもあります。

連絡

ちょっとした連絡でもステップを減らす工夫はできます。
電話に出ることができない→かけなおす→先方が出ることができない→……というステップが増えるので、電話を使っていません。

聞き間違いもありえますし、誤解も起きやすいですし。

メールでも、受け取ったメールをよく読むこと、自分が伝える精度を上げることで、そのステップを減らすことはできるものです。

とはいえ、ステップを簡略化すればいいというものでもありません。
これは効率化全般にいえることで、必要なステップ、そうでないステップを見極めることも大事です。

効率化のため、ステップを意識してみていただければ。
ステップを減らす、または、ステップが多い状況をなくしていきましょう。



■編集後記
昨日は、朝に『独立が楽しくなる!ブランディング講座』の」3回目を開催。
その後、動画編集も。
自信のつくり方セミナーの動画を販売開始しました。

「1日1新」
江戸川区自然動物園
娘用の日傘

■娘(4歳2ヶ月)日記
娘も使っていた日傘を落としてしまい、昨日新調しました。
パパも使えるように……と思ったのですが、娘に合わせてピンクに。
軽い傘なら持てるので。
傘はもともと好きで、日傘も楽しそうです。