252回のセミナー自主開催で、困ったトラブル10

これまで セミナーを自主開催で、252回開催してきました。

少なからずトラブルもありましたので、自主開催される方のためにもまとめておきます。

EX-IT_No-00

※AIセミナーにて iPhoneX

セミナーにトラブルはつきもの

セミナーは、その場で話すものですので、トラブルはつきものです。

そのトラブルを怖がっていては、いつまでたっても開催できません。
それなりの備えをしつつ、「そういうもの」と割り切りましょう。

数をこなしておくのも大事です。
これまで252回開催し、なくせたトラブル、なくならないトラブルがあります。
今回はその事例と備えをまとめてみました。

252回のセミナー自主開催で、困ったトラブル10

1 忘れもの

セミナーに必要なものを忘れるセミナーが開催できなくなります。
忘れたことがあるのは、
・PCの電源コード(なんとか持った)
・プレゼンター(黒曜石)の電池(使わずにやった)
・延長コード(なんとか乗り切った)
などです。

幸い致命的なものは忘れたことがありません。

2 申し込みゼロ

申し込みがゼロ。
まあトラブルといえばトラブルですが、今は平気です。
セミナーをやり始めたころは、ショックで、「もうセミナーやらない」「もうこのセミナーやらない」と落ち込んだこともありました。


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3 会場が開かない

借りていた会場に到着しても、鍵があいてなく、連絡してもダメでした。
参加者がお一人だったので近くの会場に急遽変更。
会場を借りるリスクは常にあります。

4 会場が予約できてない

会場に着き準備していたら、「ガチャ」と見知らぬ人が。
その会場を予約しているとのことで、確認してみると私のほうが間違っていました。
次の日に予約していたという…。
会場を急遽おさえ、タクシーで移動し、セミナー自体は開催できましたが、痛恨のミスです。

5 PCトラブル

PCが起動しないということはないのですが、多少なりともトラブルはあります。
プロジェクターがうまく動かないこともありました。

持っていったXperiaTouch(テーブルに投影できるプロジェクター)が映らず。
原因は、黒い色のテーブルだったからです。
黒いところには映らないのをその場で知りました。。
プロジェクターの原理からすると当然でしょうが。

6 おなかが痛い

セミナー中におなかが痛くなったことが1回。

プログラムを書いていただいている間に、対処しました。

7 入金がない

お申し込みがあっても入金がないということもありました。
メールすると、「今振り込みます!」と。
それを当日まで繰り返すことに

8 大雪

大雪で中止になったことが1回。
振替で対応させていただきました。

9 時間が余る・足りない

セミナーに時間が余ることが最初の頃は多く、2時間のセミナーで40分余ったことも。。。

なんとか切り抜けましたが。
最初の頃は時間が足りないことも多く、苦戦しました。

10 変な人

当初は、苦手な方、変な方もいらっしゃいました。

ここ数年はいません。

セミナーのトラブルに対する備え

上記のトラブルに対して、こう備えてきましたし、備えています。

1 忘れもの

チェックリストをつくり、必ずチェックしています。

忘れ物が少ないのは、そのおかげです。

チェックリストの弱点は、「チェックリストにないものは忘れる」ということ。
チェックリストに漏れていたものは忘れてしまうので、チェックリストづくりを徹底的にやりましょう。
去年、Surface Laptopを買ってはじめてのセミナーで、「Surface Laptopの電源ケーブル」がチェックリストになく、忘れてしまいました。

資料を忘れることがないのは、ネットプリントでプリントアウトするからです。
いざというときにも助かりますので、使えるようにしておきましょう。

2 申し込みゼロ

割り切りましょう(笑)。
そして落ち込みすぎないことも大事です。

セミナーや自分が否定されたわけではなく、タイミングの問題もあります。

今年でも、申し込みゼロのセミナーはありました。

会場費については、事前キャンセルができる会場を選び、その会場のキャンセル期限前をセミナー申し込み期限にすれば、リスクはありません。
キャンセル料がかかっても10%程度のときがありますので、リスクは減ります。

3 会場が開かない

信頼できる会場を借りるしかありません。
多少リスクヘッジできるのは、早めに会場に行くこと。
30分前から借りるようにはしています。

4 会場が予約できてない

これはしくみをつくりました。
予約後に、その日と時間を再度チェックしてExcelに入力し、間違いがないようにします。

5 PCトラブル

PCを2台持っていくのもリスクヘッジになります。
スライドをUSBメモリに入れておくのもいいでしょう。

会場の機器は極力使いません。
プロジェクターも持って行ったほうが無難ですし、PCは絶対に自分のを使います。
そのほうがリスクを管理できるからです。

参加者側のトラブルは、その場対処になりますが、事前の案内をきちんとすることで、防げるものもあります。
WordPressブログ入門セミナーでは特にトラブルが多いので、告知内容を少しずつ改善してきました。

6 おなかが痛い

体調管理は、必須です。
前日飲み過ぎない、普段から気を付ける、当日は野菜ジュースやヨーグルトを食べないなどはやっています。

7 入金がない

これはルールで割り切ります。

お申込みから3営業日以内に入金がない場合は、一度だけメールを出し、その後入金がない場合はキャンセル扱いとさせていただくようにしました。

8 大雪

天候リスクはどうしようもありませんが、天気は把握するようにしています。

9 時間が余る・足りない

今では余ることはなく、足りないこともありません。

コントロールできるようになってきたからです。

とはいえ、工夫はあります。
・スライドを少なめに→スライドが時間びっしりだと、時間のコントロールがしにくくなります。
ある程度自由度のあるスライド(写真のみ、キーワードのみ)にしてコントロールしやすくしてみましょう。
そういったスライドを随所に入れ込んでいます。

・いくらでも話せるような内容でセミナーをやる

・休憩をはさみ、そのときに計画しなおす

といったものです。

自主開催でやるなら、内容を決めることができるので、時間のコントロールをしやすくなります。

自主開催自体がリスクヘッジです。

なお、時間が余ったときに、質問タイムで埋めないようにしましょう。
質問がなかったとき、余計に焦ります。

リハーサルして時間をコントロールする方法もあるのですが私はやっていません。
(昔はやっていました)
内容をきっちり固めてしまうと、参加者の方々やその場の雰囲気に合わせて話せなくなるからです。

10 変な人

今は、ブログとメルマガで告知していることもあり、変な人・嫌な人は来ません。

ポータルサイトや広告では告知せず、フロントエンドタイプ(無料または安く開催し、セミナーで高額なメニューを売る)でもないからです。

自主開催する理由の1つは、来ていただきたい方に来ていただくためでもあります。
来ていただければいいわけでもなく、変な人がいれば場の雰囲気が崩れてしまうので、絶対に避けなければいけません。
少人数で開催しているならなおさらです。

この変な人トラブルが怖くて、セミナーを躊躇する方もいらっしゃるかもしれません。

・「集客」と考えずに、どんな人に来ていただきたいかをとことん考えて企画、告知する

・自分のメディアで告知する。そのメディアでは自分をしっかり出す

といったことをやっていきましょう。

そして、「セミナーをやる」「セミナー業という柱をつくる」と決めたら、毎月やるべきです。
毎月やると決めたら、いろいろとトラブルを心配している暇はありません。

そして毎月やればトラブル対処力も身につきます。

今回のトラブル対処集を参考に、ぜひセミナーをやってみていただければ。


【編集後記】
昨日は、 WordPressブログ入門セミナーを開催しました。
更新が楽しみです。
次回は、5/8に開催します。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」
恵比寿 SAN TROPEZ

恵比寿の会議室
恵比寿 とり家
八天堂 あまおうクリームパン

【昨日の娘日記】
保育園に預けるときは泣くのですが、自宅から出発するときは泣きません。
ママがいるからでしょうが。
たまに逆もありますが、それでも泣きません。
家だと安心するからかもしれませんが。


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井ノ上陽一のVALU
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