古きに対応(対抗)するIT。PDF入力・署名・Webゆうびん

手書き、郵送、FAXは手軽で誰にでもできることですが、手間がかかるものです。
これらの手間をなくすためにもITは活用できます。
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※新宿のカフェにて iPhone 7 Plus

手書き、郵送、FAX。古きものの弊害

手書き、郵送、FAX。
これまで慣れ親しんできたものです。

ただ、ITを使った入力、メール、共有などと比べるとめんどくさいと感じる方も多いでしょう。
私はめんどくさくて好きではありません。

・手書きで書くよりも入力したほうが速くて正確
・郵送は重さにより切手を買って封入して投函しなければいけない
・FAXを置いておかなければいけない(ネットFAXは契約しなければいけない)。メールのほうが、やりとりが記録できる利点がある、送信先を間違えるリスクが少ない
といった理由からです。

何かを申し込むのなら、ネットを使って、
・フォームから入力
せめて
・メールに入力
をしたほうが、お互い楽でしょう。

こんなExcelは問題外です。。。

「手書きじゃないとできない人がいる」
「郵送じゃないと申し込みが減るかも」
「FAXしかない人がいる」
という心配があるかもしれません。

ただ、手書き、郵送、FAXを受け取る側も手間なはずです。

・文字を読み取れない
・郵送で送られてきた紙を入力し直している
・紙の保管コスト、紛失リスク
・FAXで送られてきた内容を入力し直している、プリントアウトしている
と、手間も人手もかかっているのではないでしょうか。

その犠牲として、長時間労働を強いたり、ときには価格に転嫁されたりしているのは、好ましい状況ではありません。
古きにこだわるがゆえに、全体の生産性を落としているのは事実です。
そもそも山ほど手書きさせて、全部使ってんのかいな・・と思うことも。。。

その「古き」を極力避けているのですが、避けられないときはITを使っています。
(こういう理由でITを使うのは悲しいことですが)

古きに対応(対抗)するIT

次のようなもので、古きに対応(対抗)しています。

メールでいいか聞いてみる

メールで連絡する手段があれば、メールでいいかどうかを聞いています。
意外とすんなり、「いいですよ」と通ることは多いです。

役所でも、税務署といった国はダメですが、都道府県、市役所はOKな場合もあります。
問い合わせフォーム経由で連絡してやりとりすることもありました。

金融機関は、受信するのはよくても送信がダメというケースが多いです。

PDFに入力

書類がPDFでダウンロードできても、それをプリントアウトして手書きして郵送またはFAXだと手間はそれほど変わりません。
(書類を郵送で取り寄せるよりはましですが)

その場合はPDFに入力してメールで送ります。
PDFを印刷しなければいけないとしても手書きより入力したほうが楽です。

昔は、PDFに入力というと有料でしたが、今は無料でできます。

Windowsなら、Adobe Acrobat Reader DC。

Download free Adobe Acrobat Reader DC software for your Windows, Mac OS and Android devices to view, print, and comment on PDF documents.
[ツール]→[入力と署名]を選び、
EX IT 3

普通に入力できます。
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Macなら標準ソフトのプレビュー。
PDFを開いて、右上のアイコンをクリックすれば、テキスト入力できるようになります。
EX IT 7

PDFで署名

入力したあとに、「署名すべし」と言われたら、通常はプリントアウトして、手書きしなければいけません。
PDF上で署名もできます。

Windowsなら前述のAdobe Acrobat Reader DC。
[ツール]→[入力と署名]を選び、
EX IT 3

マウスで署名できます。
私はうまく書けませんが。。署名は署名です。
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Macなら標準ソフトのプレビューで、右上のアイコン→署名のアイコンをクリックすれば、トラックパッドで署名できます。
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署名したものは、保存できるので、楽です。
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PDFに印鑑

「印鑑を押してください」といわれたら、渋々プリントアウトして、印鑑を押して、スキャンして・・・でも対処できますが、PDF上でも印鑑を押せます。
PDFで押したほうが楽です。

Windowsなら、Adobe Acrobat Reader DCで、[ツール]→[スタンプ]を選び、[カスタムスタンプ]で、印鑑の画像を取り込めば、印鑑としてスタンプを押せるようになります。

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取り込む画像はPDFファイルで作らなければいけません。

Macだとプレビューで、[署名ツール]のアイコンをクリックし、[カメラ]を選択すれば、白い紙に押した印鑑を取り込めます。
(同様の方法で、紙への署名も取り込めます)
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取り込んだら保存されるので、スタンプのように印鑑を押せるのです。

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「あ、でも黒だ。。。」と思われるかもしれませんが、慌てずに。ITのちからは伊達ではありません。
画像を選択して、ツールバーで色を選べば
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赤にできます。
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「法的な効力はあるのか」と心配な方は使い所を選びましょう。
印鑑を押せばなんでもすむわけでもありません。
同意や信頼がもっと大事なはずです。

世の中、形だけ押している印鑑はやまほどあります。

Webゆうびんで郵送

書類をどうしても郵送やFAXで。。。といわれたら、Webゆうびんで送っています。

Web郵便は、ファイルをネット上にアップすれば、プリントアウトして郵送してくれるサービス。
郵送嫌い・FAXを使わない私は愛用しています。

8枚まで送ることができ、白黒なら1枚97円(消費税込)で1枚毎に+5円、カラーなら1枚143円(消費税込)で1枚毎に51円。
クレジットカード決済もできます。

2012年の記事です。

どうしてもFAXならmyfax

郵送もダメ。どうしてもFAX!といわれたら、myfaxを使います。
https://www.myfax.com/free/

24時間で2回まで無料で使えるサービスです。

スマホでスキャン

紙で来た書類をPDFにしてメールするには、スキャンが必要です。
スキャナーはもう使わず、スマホ(iPhone)で済ませています。

アプリ(Evernote Scannable)を使えばきれいに撮れるので楽です。

利用者側としてのスタンス

どうしても古きを使わざるを得ないときは、ITで対応していますが、古きとは極力付き合わない、やりとりしないようにしています。
古きよき部分もありますが、そうでない部分も多いからです。

FAXでしか申し込みできないところは、もういいやって感じになります。

電話もその1つ。
電話でしか予約できない、申し込みできないのは考慮外です。
ましてや延々電話しないとつながらないなど、お互いの生産性は台無しでしょう。

ネット予約できる中から探すことも多いです。

ネットで入力して予約して、支払えば、サービス利用側はもちろん、サービス提供側も楽になります。
(楽になると仕事がなくなり人が余るという事情なんて知らんって感じです)

世の中としては、いい方向性のはずです。

「古き」に引きずられていると、自らのITスキルも伸びず、生産性も上がりません。

ITスキルを磨きつつ、「古き」にもITで対抗しましょう。


【編集後記】

昨日は、チームメイトとスイムレッスン。
自宅から3kmのところが会場でしたが、10時集合だったので、ランでは行けず。。(冬季は、レインボーブリッジを通れるのが10時〜17時半のため)

動画を撮ってくれるレッスンで、自分のダメさを認識できました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

港南小学校のプールでレッスン
GoPro KarmaGrip
高知県安田町ふるさと納税が届いた(かんぱち2匹)

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