2022電子帳簿保存法改正対策Excel。オートフィルターによる検索の基本。

経理のデータ保存の法律が2022年1月から変わります。
その改正に対応するExcelを解説してみました。

※Excelで検索 by Sony α7S  70-200mmF4

2022年1月電子帳簿保存法改正対策Excel

2022年1月から、データで受け取った請求書、領収書等は、データで保存しなければいけなくなります。
プリントアウトするのは法律上禁止です。

その保存の要件は、
・ディスプレイがある
・訂正・削除をしないという規程をつくる
・日付、取引先、金額で検索できる(原則として2つ以上の項目、日付・金額の範囲で検索)
というもの。

詳しくはこちらの記事やYouTubeをご覧いただければ。
メールで請求書PDFを受け取るとめんどくさくなる?すべてのフリーランス・ひとり社長に関係する2022年1月電子帳簿保存法(電子取引)改正。

 

この要件のうち、「日付、取引先、金額で検索できる」は、Excelで記録する方法が考えられます。
Excelなら、2つ以上の項目でも検索できますし、日付、金額の範囲で検索できるからです。

このExcelについて解説していきます。
まずはデータ入力時に注意しなければいけません。

Excelデータ入力の注意点

Excelで検索するには、日付は日付形式、金額は半角数字で入れる必要があります。

このように、日付が全角、数字が全角、「円」が入っているというものがあると正しく検索できません。
(設定によっては、むしろこう入れるほうが難しいのですが)

「数字は半角」というルールは守りましょう。
これは文章でもそうです。

上記には、2021年のデータも混じっています。
日付の書式を年までにして入れておいたほうがミスは防げるのでおすすめです。

そして、日付はもう西暦にしましょう。
「令和」を使うのはそれだけで非効率です。
(手書きだと、令和の場合、4と入れるだけ、西暦だと2022と入れる必要があるので、手間が減ります。ただ、データ上は、その手間はかわりません。手書きの慣習はもう捨てましょう)

全角(日本語、カタカナ)、半角(英数)の切り替えを効率化するには、入力規則という機能を使いましょう。
半角で入れる列を選択して、[データの入力規則]→[日本語入力]を[オフ]にします。
全角は、[日本語入力]を[オン]です。

こうしておけば手間もミスもなくなります。

また、別シート、別ファイルにデータが分散すると検索しづらくなります。
少なくとも、事業年度で1枚のシートにしておきましょう。
税務調査のときは、3年(事業年度)をチェックするので、事業年度ごとにシートにわけておけば十分です。

とはいえ、通常は、2022年1月以降は1枚のシートでいいでしょう。
データ自体はテーブルという機能を使っています。

テーブルにすれば、デザインをかんたんに変えることができ、オートフィルターの機能もありますので、検索も楽です。

検索ができるように、ここまで整備おきましょう。

Excelオートフィルターによる検索

Excelのバージョンにより多少操作は変わります。
(画面はMicrosoft365です)

日付の範囲で検索

日付で検索するには、日付欄のアイコン(▽)をクリックし、該当のデータを選びましょう。
キーワードを入力して検索することもできます。

日付の範囲で選択するなら、オートフィルターの[日付フィルター]→[指定の範囲内]で、

 

範囲を指定します。
カレンダーから選ぶこともできるのが便利です。

このように選択すれば、

該当データを表示できます。

 

 

金額の範囲で検索

金額の範囲で検索する場合も、金額欄のアイコンをクリックし、[数値フィルター]→[指定の範囲内]で、

金額の範囲を指定します。

このように、指定した範囲で検索できるのです。

検索条件のリセット

なお、オートフィルターで、別の条件を設定して検索するときは、アイコンをクリックして操作するよりも、オートフィルターをいったん解除(Ctrl+Shift+L)し、

オートフィルターを再度設定(Ctrl+Shift+L)したほうが速いです。

2つ以上の項目で検索

2つ以上の項目で検索するなら、オートフィルターを順次設定します。
たとえば、「1月」かつ「1万円以上」なら、まず「1月」でフィルターをかけ(どちらが先でもかまいません)、

 

次に「指定の値以上」→「10000」でフィルターをかけて、

 

このように表示できます。
(Mac版の画面ですが、Windowsも同様です)

 

Macの場合

Mac(Microsoft365)の場合、画面や操作方法は少し変わりますが、基本は同じです。

 

カレンダーはMacのほうが見やすいです。

 

税務調査で検索しようとしたときに、
・シートがわかれている(月別、人別、項目別など)
・ファイルがわかれている
・全角半角が混じっている
・Excelのバージョンがまちまち
・そのパソコンの処理速度が遅い
・Mac
・マウスが使いにくい
・Googleスプレッドシートを使っています。
・他のExcelっぽいソフトを使っている
などあると、大変だろうなぁと。

オートフィルターや検索のスキルも必要でしょうし。
(税務署の方向けの研修講師のご要望あれば承りますけど)
データですばやくチェックして、税務調査にかかる時間を減らしたほうがお互い幸せです。
(オンライン税務調査へ向けても必要でしょう)

こちらとしてはExcelで管理するなら、そのExcelでの検索方法もおさえておきましょう。
他の仕事でも上記のことは役立ちます。

サンプルはこちらです。
EX-ITサンプル_請求書・領収書データ管理.xlsx



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■娘(4歳6ヶ月)日記→Kindle『娘日記』
ハロウィンの衣装を買い、うれしそうです。
めずらしく写真を撮らせてくれました。
まだちょっと先ですけど、ハロウィン。
窓ガラスの飾り付けもすでに進んでいます。